Kiedy i jak wyrównujemy świadczenia chorobowe

[srodtytul]30 dni na załatwienie wniosku[/srodtytul]

[b]Do kiedy pracodawca, który 30 listopada 2007 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób, musi rozpatrzyć wnioski pracowników o przeliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków na podstawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r.?[/b]

Obowiązują tu takie same reguły co przy wypłacie zasiłków, określone w art. 64 ustawy. Szef powinien to zrobić w ciągu 30 dni, licząc od następnego dnia, kiedy zatrudniony złożył wniosek o ponowne ustalenie podstawy wymiaru tych świadczeń. Pracownicy mają prawo do składania takich wniosków przez trzy lata od daty wejścia w życie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r. (co nastąpiło 7 lipca 2008 r.). Dzień wystąpienia z wnioskiem ma jednak wpływ na okres, za który przeliczamy zasiłki. Przeliczeniu podlegają bowiem zasiłki za trzy lata wstecz licząc od daty, kiedy zatrudniony wystąpił z wnioskiem w tej sprawie. Także zasiłek chorobowy za cały czas absencji, jeśli choć ostatni dzień jego pobierania mieści się w tak ustalonych trzech latach.

[b] No dobrze, a ile czasu ma na samą wypłatę wyrównania z tego tytułu łącznie z odsetkami za zwłokę? [/b]

Z wszystkim (załatwieniem wniosku oraz uiszczeniem dopłaty z odsetkami) ma się uporać w ciągu 30 dni, poczynając od dnia następnego po dacie wpływu wniosku. Jeżeli się zmieści w tym terminie, odsetki od wyrównania – ustalone od dnia następnego po dniu wypłaty zasiłku do dnia wypłaty wyrównania – rozliczamy w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Gdy się spóźni, odsetki należne od następnego dnia po upływie owych 30 dni na wypłatę wyrównania do dnia wypłaty wyrównania jego właśnie obciążają i nie wolno ich potrącić ze składek na ubezpieczenia społeczne w deklaracji ZUS DRA.

[b] Od trzech miesięcy jestem na urlopie wychowawczym, ale przed porodem przebywałam przez pięć miesięcy na zwolnieniu lekarskim. Zasiłek chorobowy i macierzyński wypłacił mi pracodawca, ale pomijając premie uznaniowe. Chciałabym wystąpić z wnioskiem o przeliczenie ich podstawy wymiaru. Szef twierdzi jednak, że najpierw musi spytać ZUS, czy wolno mu to zrobić. Ma rację? [/b]

Nic podobnego. Pracodawcy, którzy 30 listopada poprzedniego roku zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, ustalają prawo i wypłacają w następnym roku zasiłki swojej załodze w trakcie zatrudnienia. Są także uprawnieni do ponownego ustalenia podstawy wymiaru zasiłków w związku z orzeczeniem Trybunału z 24 czerwca 2008 r. i do uiszczenia dopłat z tego tytułu wraz z odsetkami. Nie potrzebują do tego specjalnego zezwolenia ZUS. Czytelniczce zasiłki wypłacał pracodawca. Powinna zatem zwrócić się do szefa z wnioskiem o powtórne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego. Pracodawca powinien go rozpatrzyć i uregulować wyrównanie z odsetkami w ciągu 30 dni od dnia jego złożenia. Kwoty wyrównania zasiłków i odsetki pracodawca wykaże w dokumentach rozliczeniowych. Może się natomiast zwrócić do ZUS, gdyby miał wątpliwości co do wpływu wypłacanej przez niego premii na zasiłki.

[srodtytul]Procedura krok po kroku[/srodtytul]

[b]Podwładny pobierał zasiłek chorobowy za okres 12 czerwca – 8 lipca br., który wypłaciliśmy mu 10 lipca, czyli już po wejściu w życie orzeczenia Trybunału z 24 czerwca br. Czy powinniśmy z urzędu przeliczyć to świadczenie? Dotychczas bowiem wyłączaliśmy z niego nagrody uznaniowe, które przyznawał prezes według własnego uznania. Zwykle kierował się wynikami pracy i przykładaniem się do zadań. Żadne przepisy nie regulują u nas prawa do tych nagród.[/b]

Najpierw należy odpowiedzieć na drugą część pytania. Nigdzie nieokreślone w przepisach zakładowych nagrody jednorazowe, od których zostały odprowadzone składki chorobowe, wchodzą do podstawy wymiaru zasiłków, jeżeli z ich istoty wynika, że mają charakter motywacyjny i szef dzieli je według wkładu pracy i stopnia wykonywania obowiązków służbowych. Ale uwaga, uwzględniamy je w tej podstawie w wysokości wypłaconej w miesiącu, kiedy je uiściliśmy. Po prostu doliczamy je do pensji za dany miesiąc.

[b] Ale czy pracownik musi złożyć wniosek o przeliczenie i wypłatę dopłaty z odsetkami?[/b]

W opisanej sytuacji nie. Dlatego że świadczenia przysługujące 7 lipca br. przeliczamy z urzędu. Tego dnia wszedł w życie wyrok Trybunału i pracodawcy powinni znać wynikające z niego zasady.

[b] Zatrudniony dostał zasiłek chorobowy na okres 12 maja – 2 czerwca 2008 r., ale zakład uiścił go dopiero 9 lipca br. Mam przeliczyć to świadczenie z urzędu czy muszę czekać na wniosek pracownika?[/b]

Podstawę wymiaru tego zasiłku trzeba ponownie ustalić, ale na wniosek podwładnego. Zasiłek nie przysługiwał bowiem w dniu wejścia w życie wyroku Trybunału, czyli 7 lipca 2008 r. Data wypłaty świadczenia nie ma tu znaczenia. Robimy to z urzędu, gdy zasiłek tego dnia przysługiwał. W takiej sytuacji przeliczamy nie tylko ten konkretny zasiłek, ale także pozostałe świadczenia chorobowe należne bez dnia przerwy. Przeliczenia z urzędu dokonujemy za całą ciągłą absencję chorobową, w tym przypadającą przed 7 lipca 2008 r. Nawet jeśli podczas owej nieprzerwanej niedyspozycji zatrudniony korzystał ze świadczeń różnego rodzaju, np. najpierw z wynagrodzenia chorobowego i potem z zasiłków chorobowego i macierzyńskiego.

[srodtytul]Premie i nagrody byle oskładkowane[/srodtytul]

[b] Firma zapewnia etatowym handlowcom premie uzależnione od wyników sprzedaży, które według regulaminu przysługują się za czas przepracowany. Jeżeli pracownik choruje, spadają jego obroty ze sprzedaży, co automatycznie powoduje zmniejszenie premii. Od premii odprowadzamy składki chorobowe. Czy powinniśmy je dziś włączać do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i macierzyńskich? [/b]

W świetle przedstawionych informacji premia jest pomniejszana za okres absencji chorobowej zatrudnionego czy pobierania przez niego zasiłków. A takie postanowienia regulaminu upoważniały do przyjmowania premii w podstawie wymiaru zasiłków jeszcze przed wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca, czyli przed 7 lipca br. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 ustawy w podstawie tej uwzględniamy składniki wynagrodzenia obniżane za okres niedyspozycji zasiłkowej. Reasumując, jeśli chodzi o opisane premie, orzeczenie Trybunału z 24 czerwca nic nie zmieniło: były one i nadal są składnikami wpływającymi na podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłki.

[b] Czy w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku oraz świadczenia rehabilitacyjnego uwzględniamy następujące nagrody:

– przyznawane raz do roku osobom odznaczonym z okazji Dnia Transportowca i Drogowca w jednakowej wysokości;

– wypłacane z funduszu osobowego z okazji świąt Bożego Narodzenia i Wielkanocy wszystkim pracownikom spółki;

– indywidualne z funduszu osobowego dla osób wypełniających wzorowo swoje obowiązki.

Od wszystkich wymienionych należności odprowadzamy składki chorobowe, ale żadne przepisy nie mówią nic na temat ich obniżania czy zachowywania za okres nieobecności chorobowej i/lub macierzyńskiej.[/b]

Odpowiedź jest taka, jak na poprzednie pytanie. Oskładkowane nagrody nie mają wpływu na wynagrodzenia i zasiłki, wyłącznie gdy regulacje wynagrodzeniowe wyraźnie nakazują je wypłacać podwładnym za czas pobierania takich świadczeń. W tej sytuacji przepisy pomijają jednak tę kwestię. Dlatego nagrody te powinniśmy uwzględniać w podstawie. Jeśli firma dotychczas tego nie robiła, czekają ją przeliczenia.

[b] Zakład wypłaca podwładnym nagrody za miesiąc lub za kwartał na podstawie uchwały zarządu, ale zgodnie z regulaminem wynagradzania. Według § 5 regulaminu

„1. W przedsiębiorstwie obowiązuje system wynagradzania polegający na wypłacaniu, w okresach miesięcznych, kwot wynikających z zawartych umów o pracę i faktycznie przepracowanego czasu pracy oraz – ewentualnie – premii uznaniowych, zależnych od wyników pracy danego pracownika.

2. Premia uznaniowa ma charakter nagrody i decyzję o jej przyznaniu oraz wysokości podejmuje pracodawca uwzględniając

1) aktualne możliwości finansowe przedsiębiorstwa,

2) indywidualne wyniki pracownika w realizacji powierzonych mu obowiązków,

3) lojalność pracownika w stosunku do pracodawcy oraz stosunek dowspółpracowników i klientów pracodawcy.

3. Przyznanie premii, o której mowa w § 5 ust. 2, nie jest uzależnione od okresu pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego”.

Dotychczas nagród tych nie wliczaliśmy do podstawy wymiaru zasiłku. Czy teraz musimy?[/b]

Raczej tak. Dlatego że żadne przepisy nie przewidują jednoznacznie, że zatrudnieni zachowują prawo do nagrody za czas przebywania na wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku. Ponadto z opisu nagrody wynika, że przysługuje ona za prawidłowe wykonanie obowiązków służbowych. Dodam, że takie jednorazowe nagrody doliczamy do wynagrodzenia za miesiąc, kiedy je wypłaciliśmy.

[b] W ciągu ostatnich trzech lat pracownik sądu przebywał na zwolnieniu lekarskim w okresach 12 – 31 grudnia 2005 r. i 16 stycznia – 23 lutego 2006 r., a następnie na zasiłku macierzyńskim od 24 lutego do 29 czerwca 2006 r. Między październikiem a grudniem 2005 r. oprócz normalnej pensji otrzymywał nagrody uznaniowe w różnej wysokości, od których zostały odprowadzone składki chorobowe. Zasad wypłaty tych nagród nie określa żaden regulamin wewnętrzny ani przepisy o wynagradzaniu urzędników oraz innych pracowników sądów i prokuratury. Angaże też milczą na ten temat. Nagrody przyznaje zatem według swobodnej oceny prezes. Dział księgowości poinformował, że nie wziął ich do podstawy wymiaru zasiłków. Czy należy się dopłata w związku z orzeczeniem Trybunału z 24 czerwca br.? [/b]

Tak. Nagroda została bowiem oskładkowana, a wewnętrzne regulacje sądu nie mówią o tym, że zatrudniony zachowuje ją za czas niedyspozycji zdrowotnej i/lub macierzyńskiej. Księgowość ponadto przyznała, że nie brała jej pod uwagę w trakcie liczenia zasiłków chorobowego za okresy 12 – 31 grudnia 2005 r. i 16 stycznia – 23 lutego 2006 r. oraz macierzyńskiego za okres 24 lutego – 29 czerwca 2006 r. Zostały zatem spełnione wszystkie warunki do przeliczenia świadczeń wynikające z wyroku Trybunału z 24 czerwca br. Zaznaczam jednak, że sąd ma obowiązek powtórnie ustalić wyłącznie podstawę wymiaru zasiłków, włączając tylko premie wypłacone w październiku i listopadzie 2005 r.

[srodtytul]Raczej uwzględniamy, gdy przepisy milczą[/srodtytul]

[b] Pracownicy otrzymują nagrody za pracę włożoną w sporządzenie bilansu. W regulaminie ich wypłacania nic nie ma o ich pomniejszaniu za czas pobierania świadczeń chorobowych ani o zachowywaniu prawa do nagrody za te okresy. Czy takie nagrody zwiększają zasiłki?[/b]

Jest to przykład nagrody, która przysługuje za wykonaną pracę związaną z przygotowaniem bilansu. Regulamin nie zawiera jednoznacznych postanowień ani o zachowywaniu przez podwładnego prawa do nagrody za czas pobierania zasiłków, ani o jej pomniejszaniu za ten okres. Dzieje się tak, gdyż – jak wynika z pytania – nagroda przysługuje wyłącznie za pracę przy bilansie. Dlatego uwzględniamy ją w podstawie wymiaru zasiłków.

[b]Firma uiszczała i uiszcza zatrudnionym następujące składniki:

– premia specjalna – uzależniona od wykonania określonego zadania, wypłacana z reguły raz do roku; zasady jej przyznawania reguluje regulamin premii specjalnej, który jednak milczy o absencji chorobowej;

– premia bilansowa – wypłacana pracownikom z działu księgowości po sporządzeniu sprawozdania finansowego, nie ma na nią wpływu zwolnienie lekarskie;

– nagroda z funduszu dyspozycyjnego – przyznawana na wniosek kierownika za wykonanie określonej pracy bez względu na absencję z powodu choroby;

– nagroda z rezerwy zysku – część zysku netto za dany rok obrotowy pozostawiona do dyspozycji prezesa spółki do rozdzielenia na nagrody indywidualne za dodatkową pracę niezależnie od choroby. Dotychczas nie brała ich pod uwagę w obliczaniu wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Czy teraz musi po wyroku Trybunału z 24 czerwca br.?[/b]

W wyniku tego orzeczenia do podstawy wymiaru wymienionych świadczeń wchodzą zasadniczo składniki wynagrodzenia, od których odprowadziliśmy składkę chorobową. Wyłączamy jednak składniki, co do których obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe zawierają jednoznacznie postanowienia o zachowywaniu przez pracownika prawa do tego składnika za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Z pytania wynika, że w regulacjach płacowych firmy nie ma takich zapisów. Skoro tak, to opisane premie i nagrody trzeba włączyć.

[srodtytul]Przy uznaniowych decyduje data wypłaty[/srodtytul]

[b] Spółka wypłaca pracownikom nagrody roczne. Decyzję o jej przyznaniu konkretnej osobie i o wysokości podejmuje prezes. Bierze przy tym pod uwagę szczególne zaangażowanie w wykonywanie obowiązków służbowych. Dotychczas nagród tych nie uwzględnialiśmy w podstawie wymiaru wynagrodzeń chorobowych i zasiłków. A teraz?[/b]

Z tych niezbyt szczegółowych informacji wnioskujemy, że nagroda ma charakter uznaniowy i jest przyznawana za należyte i sumienne wykonywanie pracy. Prezes ocenia pracę zatrudnionego, a nie jego absencję chorobową. Nie możemy zatem powiedzieć, że zachowuje on prawo do nagrody za okres pobierania zasiłków. Skoro tak, to nagrodę tę powinniśmy przyjmować do podstawy wymiaru zasiłków. W świetle cytowanego orzeczenia do podstawy tej wchodzą bowiem składniki wynagrodzenia, od których odprowadziliśmy składkę chorobową oraz co do których brakuje jednoznacznych postanowień o ich zachowywaniu za okres przebywania na wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku. Nagrodę tę doliczamy do wynagrodzenia przysługującego za miesiąc, kiedy ją przekazaliśmy.

[b] Pracownica nieprzerwanie pobierała w 2005 r. za okresy: 1 czerwca – 3 lipca wynagrodzenie chorobowe, 4 lipca – 1 sierpnia zasiłek chorobowy, 2 sierpnia – 21 listopada zasiłek macierzyński. Z podstawy wymiaru tych świadczeń wykluczyliśmy kwartalne premie uznaniowe, do których zatrudnieni nie zachowują prawa za czas pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Kobieta wystąpiła 25 września 2008 r. z wnioskiem do prezesa o ponowne ustalenie podstawy ich wymiaru. Musimy przeliczyć wszystkie wskazane świadczenia?[/b]

Na wniosek zatrudnionej przeliczamy zasiłki należne za trzy lata wstecz, licząc od daty złożenia wniosku, czyli tu za okres 25 września 2005 r. – 25 września 2008 r. Ponownie ustalamy także pełny okres zasiłku, jeśli choćby ostatni dzień tego okresu mieści się w tak oszacowanych trzech latach. W opisanej sytuacji dotyczy to zasiłku macierzyńskiego za okres 2 sierpnia – 21 listopada 2005 r. Przeliczeniu nie podlega natomiast podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, gdyż okresy ich otrzymywania w ogóle nie pokrywają się z owymi trzema latami. Nie ma zatem znaczenia, że wymienione świadczenia kobieta dostawała nieprzerwanie.

[srodtytul]Nie każdy szef ma tyle samo roboty[/srodtytul]

[b]Spółka zatrudnia poniżej 20 osób, a więc nie jest płatnikiem zasiłków dla swojej załogi. Zwolnienia lekarskie powyżej 33 dni przesyła do ZUS razem z dokumentami ZUS Z-3, gdyż świadczenia chorobowe wypłaca ZUS. Na płace pracowników składa się pensja zasadnicza oraz miesięczna premia uznaniowa, której przyznanie zależy od oceny pracy danej osoby przez kierownika firmy. Ten może (ale nie musi) jej przykładowo odmówić podwładnemu za miesiąc, kiedy był na zwolnieniu lekarskim. Żadnej premii nie regulują żadne przepisy wewnętrzne. Odprowadzamy od nich składki, ale dotychczas nie podawaliśmy ich w drukach ZUS Z-3. Jak powinniśmy teraz postąpić? [/b]

Wychodzi na to, że wskutek wyroku Trybunału z 24 czerwca br. premie te należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków. Są oskładkowane, a żadne przepisy nie nakazują ich wypłaty za czas niedyspozycji zdrowotnej. Dlatego firma powinna przeliczyć na wnioski pracowników wynagrodzenia chorobowe uiszczone im w ciągu trzech lat wstecz od daty wystąpienia zatrudnionego z wnioskiem. Osoby zatrudnione w tej firmie wnioski o przeliczenie zasiłków kierują do ZUS. Pracodawca przekaże do ZUS informacje o premii uznaniowej, wypełniając nowe ZUS Z-3.

[b]Czy wystarczy telefoniczny kontakt z ZUS, czy spółka musi coś przekazywać na papierze? [/b]

Nie obędzie się chyba bez formalności, skoro zakład błędnie nie uwzględniał w podstawie wymiaru zasiłków jakichś składników wynagrodzenia, czyli tu premii uznaniowej. W takiej sytuacji, w celu skorygowania podstawy tych świadczeń przysługujących za okres przed 7 lipca br., powinien sporządzić kolejne formularze ZUS Z-3, podając w nich składniki, do których zatrudniony nie zachowywał prawa za czas pobierania zasiłku. Zaświadczenia nie są potrzebne, gdy w pierwszorazowym druku ZUS Z-3 firma wykazała ten składnik wynagrodzenia, a z posiadanych przez ZUS informacji jednoznacznie wynika, że nie należał się on za okres przebywania na zasiłku.

[srodtytul]Trzech lat na starania nie wolno skracać[/srodtytul]

[b] Zajmuję się w firmie rozliczaniem płac i zasiłków. Wywiesiłam na tablicy przy dziale personalnym ogłoszenie, że pracownicy mogą składać wnioski o wyrównanie starych świadczeń chorobowych do końca października 2008 r. Czy prawidłowa jest ta data?[/b]

Nie. Pzeliczeniu podlegają zasiłki za trzy lata wstecz liczone od daty wystąpienia z wnioskiem w tej sprawie. Taki termin wynika z art. 67 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego i nikt nie ma prawa go skracać.

[srodtytul]Z różnych szuflad[/srodtytul]

[b] Kobieta była zatrudniona przez 12 lat na umowie o pracę na czas nieokreślony. Zachorowała zaraz po zakończeniu pracy. Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ZUS nie włączył jej premii miesięcznych oraz rocznej, od których ostatni zakład potrącił składki chorobowe. Zmniejszył ją do wysokości średniej płacy. Czy teraz nie powinien jej skorygować po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r.?[/b]

Nie. Dlatego że zgodnie z art. 46 ustawy podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po zwolnieniu z pracy nie może przewyższać 100 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Limit ten ustalamy od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego na kolejne trzy miesiące. Z pytania wynika, że oddział ZUS ograniczył podstawę wymiaru zasiłku właśnie do 100 proc. przeciętnego wynagrodzenia. A takie świadczenie nie podlega przeliczeniu, nawet przy założeniu że opisane premie wchodzą do podstawy jego wymiaru.

[b] Wypłacone wyrównanie wynagrodzenia chorobowego, jakie uiściłam podwładnemu za styczeń i luty 2006 r., muszę wykazać w raporcie imiennym ZUS RCA w podstawie wymiaru składki zdrowotnej. Jakim kodem sygnuję dopłatę do składki zdrowotnej z tego tytułu na przelewie: S oznaczającym wpłaty za jeden miesiąc, czy M – za kilka miesięcy?[/b]

Na przelewie tym podajemy kod wpłaty za jeden miesiąc S. Przekazywane teraz do ZUS dopłaty do składki zdrowotnej z tytułu uzupełnianych wynagrodzeń chorobowych (na podstawie wyroku Trybunału z 24 czerwca br.) rozliczamy bowiem w bieżących dokumentach ubezpieczeniowych, a nie w trybie korekty. Wyrównania do wynagrodzeń chorobowych stanowią zatem przychód tego miesiąca, kiedy je wypłacimy. Stąd kod symbolizujący składki za jeden miesiąc.