Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia reklamy. Według słownika języka polskiego (wydawnictwa PWN) jest to działanie zachęcające potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub korzystania z określonych usług. Z kolei zgodnie z encyklopedią PWN reklama to zespół czynności i środków stosowany w celu zainteresowania i zachęcenia do zakupu określonych towarów lub usług, zwrócenia uwagi na danego producenta, placówkę handlową. Do słownikowego rozumienia pojęcia reklamy odwołują się też wyroki sądów administracyjnych i wyjaśnienia organów podatkowych. Wnika z nich, że reklamą jest pewien przekaz kierowany do klienta, dodatkowa informacja o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia.

Przekaz taki może mieć dowolną formę - np. napisu, folderu, plakatu, filmu czy audycji reklamowej, prezentacji handlowej, gadżetów z logo firmy. Niedawno Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie dopuścił jako formę reklamy również ubiór pracowników opatrzony logo firmy. W wyroku z 27 kwietnia br. (III SA/Wa 2644/06) uznał argument podatnika (w tym wypadku chodziło o telewizję), że występowanie w firmowych strojach promuje spółkę i jej markę. To przełomowy wyrok (opisywaliśmy go szerzej w DF z 21 maja br.), bo na ogół organy podatkowe traktowały dotąd ubiór pracowników zawsze jako wydatek o charakterze reprezentacyjnym. A wydatki na reprezentację zostały od 1 stycznia br. wyłączone z kosztów podatkowych.

Z pytania czytelniczki wynika jednak, że ubiór jej pracowników nie jest opatrzony logo. Ich jednolity strój nie zostanie uznany za reklamę, nie zawiera bowiem żadnych zachęt do zakupu ani w żaden inny sposób nie promuje towarów czy samego sklepu. Wydatek na zakup strojów służbowych (które trudno też uznać za odzież roboczą) będzie więc wyłączony z kosztów podatkowych jako wydatek reprezentacyjny. Chyba że z umowy o pracę wynika, że przydzielony pracownikom służbowy strój jest elementem wynagrodzenia za świadczoną przez nich pracę. Jak wynika z wyjaśnień zamieszczonych na stronach internetowych Krajowej Informacji Podatkowej, wydatki na ubiór reprezentacyjny mogą w pewnych sytuacjach być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy - wtedy, gdy taki ubiór będzie rzeczową formą wynagrodzenia pracownika, wynikającą z umowy o pracę. Nie jest to jednak wiążąca wykładnia przepisów i urząd skarbowy właściwy dla czytelniczki może mieć inne zdanie na ten temat.

Art. 21 ust. 1 pkt 10 updof mówi, że wolna od podatku jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. W praktyce przyjęło się, że zwolnienie to obejmuje również odzież reprezentacyjną, pod warunkiem oczywiście, że chodzi o ubiór charakterystyczny, wyróżniający działalność podatnika, pozbawiony cech odzieży osobistej. Jeśli odzież służbowa ma charakterystyczny krój i kolorystykę, zgodnie z regulaminem nie może być używana do osobistych celów pracownika, a wyłącznie w pracy, organy podatkowe raczej nie powinny kwestionować niepobrania podatku od jej wartości (patrz ramka).

Jeśli wartość stroju służbowego korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, nie będzie też objęta składkami ZUS. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w § 2 ust. 1 pkt 10 przewiduje takie samo wyłączenie, jak ustawa o podatku dochodowym.

Podobnego zdania był Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, stwierdzając w piśmie z 9 lutego 2004 r. (US35/FO2/415-4/04/KSz), że warunkiem zwolnienia wartości otrzymanego ubioru służbowego lub wartości ekwiwalentu za ten ubiór jest, wynikający z polecenia pracodawcy lub umowy o pracę, obowiązek noszenia określonego szczegółowo ubioru, odpowiadającego specyfice wykonywanej pracy. Cechy ubioru służbowego (umundurowania) mają - według urzędu - jednakowe dla grupy pracowników kurtki opatrzone na stałe logo firmy.

Z kolei Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie w piśmie z 11 maja 2005 r. (L. I US. XVII/415/34/05) stwierdził, że nie należy doliczać do przychodu pracowników wartości odzieży (garnitur, koszule z długim czy krótkim rękawem, krawat) i obuwia przydzielonego na podstawie zarządzenia prezydenta miasta kierowcom samochodów służbowych i dozorcom.

Uważam, że w opisanej sytuacji należałoby uznać jednolitą odzież pracowników za koszt reprezentacji wyłączony z kosztów uzyskania przychodu. Próba traktowania wartości tego ubioru jako elementu wynagrodzenia pracownika jest moim zdaniem ryzykowna. Sklep odzieżowy może co prawda zapewnić pracownikom dodatkowy benefit w postaci ubrań i zobowiązać się do tego w umowie o pracę, ale należy pamiętać o tym, że takie świadczenie będzie stanowić przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 10 na pewno dotyczy wszelkich służb mundurowych; jeśli chodzi o innych pracowników zobowiązanych do noszenia stroju służbowego, jego zakres nie jest jasny.

Na miejscu czytelniczki dążyłabym raczej do tego, by oznaczyć ubrania logo sklepu albo jego nazwą. To pozbawiałoby ubiór cech odzieży osobistej. Wówczas można byłoby próbować argumentować, że mamy do czynienia z reklamą firmy.