Płatnik składek (np. pracodawca, zleceniodawca) musi przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych co miesiąc komplet dokumentów za angażowane osoby, a więc deklarację rozliczeniową oraz raporty miesięczne. Składki za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i jednocześnie zdrowotnemu, wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Za osobę, która jest objęta wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, składki -w raporcie ZUS RZA. Dostarcza do ZUS również raport ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w ubezpieczeniach spowodowanych m.in. chorobą pracownika.
Każda firma musi płacić pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby łącznie za 33 dni w roku kalendarzowym. Na raporcie ZUS RSA zaznacza wtedy: okres przerwy w opłacaniu składek z powodu takiej nieobecności oraz kwotę wypłaconego przez siebie wynagrodzenia chorobowego. Zasiłki oraz inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego uiszcza tylko przedsiębiorca zobowiązany do wypłacania tych należności załodze, a więc zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. W składanych za chorych pracobiorców raportach ZUS RSA wykazuje wówczas: kody świadczenia/przerwy, okres od... do..., liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz wypłaconą kwotę. Inni pracodawcy (czyli zgłaszający do ubezpieczenia najwyżej 20 osób) nie są płatnikami zasiłków. Ich pracownikom świadczenia te wypłaca ZUS. Ale nawet wtedy pracodawca musi złożyć za chorego raport ZUS RSA, podając odpowiedni kod świadczenia/przerwy oraz okres niezdolności do pracy. Nie wypełnia natomiast pól: liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat oraz kwota.
Zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia chorobowe wykazujemy w raporcie imiennym ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. Okres, za który zostały one uiszczone, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy raport. Rozliczane zwolnienie lekarskie może zatem przypadać podczas miesięcy wcześniejszych albo najpóźniej w miesiącu, za który składamy dany raport. Nigdy nie może natomiast przypadać później; wówczas ujmujemy je w następnych raportach. Przykładowo: w raporcie ZUS RSA składanym za maj firma wykazuje wynagrodzenie chorobowe wypłacone najpóźniej za okres przypadający do 31 maja.
Wypełniając w raporcie ZUS RSA pole okres choroby od... do..., nie możemy wykroczyć poza rok kalendarzowy, czyli wpisać np. zwolnienia lekarskiego opiewającego od 30 grudnia do 3 stycznia. W takiej sytuacji wypłacone pracownikowi w styczniu wynagrodzenie chorobowe za ten okres rozliczamy w dwóch pozycjach raportu: w jednej okres od 30 do 31 grudnia i kwotę należną za ten czas, a w drugiej - okres od 1 do 3 stycznia i kwotę za ten okres. Tak samo rozpisujemy wypłacane na przełomie roku zasiłki lub inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Jeśli choroba przypada na przełomie miesiąca, ale w trakcie roku, rozliczamy ją w jednym bloku raportu (patrz przykład 1). W polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat wpisujemy liczbę dni, za które świadczenie jest wypłacane. Z wyjątkiem jednak świadczenia rehabilitacyjnego; wpisujemy wtedy liczbę wypłat (czyli miesięcy, za które ono przysługuje).
Pracownik chorował od 26 kwietnia do 5 maja. Firma wypłaciła mu 30 maja zasiłek chorobowy za ten czas w wysokości 400 zł. Nie składa ona raportu ZUS RSA za kwiecień z kodem świadczenia przerwy 313. Zasiłek wykazuje w takim raporcie należnym za maj, gdyż wypłaciła go właśnie w tym miesiącu. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za maj podaje w polach:
- 01 kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 00,
- 02 kod świadczenia/przerwy - 313,
- 03 i 04 okres - od 0 26.04.2007 do 05.05.2007,
- 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat -10,
- 06 - kod choroby z zaświadczenia lekarskiego,
- 07 kwota - 400 zł.
W kwietniu zatrudniony dostał podwyżkę wynagrodzenia z wyrównaniem od stycznia. W związku z tym otrzymał w kwietniu wyrównanie wynagrodzenia chorobowego za okres od 5 do 10 lutego w wysokości 100 zł. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za kwiecień spółka wypełnia w bloku IV. B pola:
- 01 kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 00,
- 02 kod świadczenia/przerwy - 335,
- 03 i 04 okres - od 05.02.2007 do 10.02.2007,
- 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat - 06,
- 06 - kod choroby z zaświadczenia lekarskiego,
- 07 kwota - 100 zł.
Firma wypłaciła pracownikowi w kwietniu 350 zł wynagrodzenia chorobowego za okres od 30 marca do 3 kwietnia. Kwotę tę ujmuje w raporcie imiennym ZUS RSA sporządzanym za kwiecień. Wpisuje w nim w bloku III. B w polach:
- 01 kod tytułu do ubezpieczeń - 01 10 00,
- 02 kod świadczenia/przerwy - 331,
- 03 i 04 okres - od 30.03.2007 do 03.04.2007,
- 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat - 05,
- 06 - kod choroby z zaświadczenia lekarskiego,
- 07 kwota - 350 zł.
Zatrudniony przebywał na zwolnieniu lekarskim od 1 do 30 kwietnia. Cały maj pracował, ale szef nie wypłacił mu w tym miesiącu wynagrodzenia za pracę. Dostał za to 31 maja 1500 zł zasiłku chorobowego. W raporcie ZUS RSA za tego pracownika firma wpisuje w polach: - 01 kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 00,
- 02 kod świadczenia/przerwy - 313,
- 03 i 04 okres - od 01.05.2007 do 31.05.2007,
- 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat - 31,
- 06 - kod choroby z zaświadczenia lekarskiego,
- 07 kwota - 1500 zł.
Oprócz tego składa za niego za maj raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, gdzie w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje 0,00. Robi to po to, by było wiadomo, że w tym miesiącu pracownik podlegał ubezpieczeniom.