Jak wypełnić formularz o pracy i wysokości zarobków

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (DzU ?nr 237, poz. 1412) środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Zaświadczenie stwierdzające wysokość wynagrodzenia wypełnia pracodawca lub następca prawny. Można go dostać w każdej placówce ZUS lub pobrać ze strony internetowej (www.zus.pl).

Pkt 3 formularza ZUS Rp-7 to tabelka. Pracodawca podaje w niej zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawia się na podstawie dokumentacji płacowej (finansowej). Jeśli takiej brakuje i nie ma też list płac, wysokość osiąganego wynagrodzenia na druku ZUS Rp-7 można podać na podstawie dokumentacji wynikającej z akt osobowych, a więc m.in. danych zawartych np. w umowie o pracę, angażach, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych określających wynagrodzenie konkretnej osoby.

Przykład

Były pracownik zwrócił się do firmy z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu ?i wynagrodzeniu z lat 1978–1987, gdyż w tym czasie uzyskiwał wysokie wynagrodzenie. Dokumentacja płacowa z tego okresu nie zachowała się. Z akt osobowych wynika, że był wynagradzany według stawki godzinowej. Istnieją też dokumenty potwierdzające liczbę godzin w stosunku miesięcznym. Czy na podstawie tych danych możemy wystawić zaświadczenie o wysokości osiąganego wynagrodzenia na druku ZUS-Rp-7? Firma może wystawić zaświadczenie o wynagrodzeniu, biorąc pod uwagę dane zawarte ?w aktach osobowych, tj. stawkę godzinową oraz zachowaną dokumentację o liczbie godzin przepracowanych w miesiącu.

Nie tylko pensja

Inne składniki wynagrodzenia – premie, nagrody czy dodatki – można uwzględnić tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę ?w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

Z dokumentacji tej pracodawca powinien móc ustalić:

- składnik wynagrodzenia,

- tytuł wypłaty,

- ?okres, jakiego dotyczy wypłacone wynagrodzenie (składnik płacy),

- ?czy od składników wynagrodzenia był obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne ?i czy została opłacona składka,

- ?okres i wysokość zasiłków ?z ubezpieczenia społecznego, a więc wynagrodzenia ?za czas niezdolności do pracy, zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich.

Wypełniając pkt 3 zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7, należy ustalić łączną kwotę przychodu pracownika za dany roku kalendarzowy. W tym celu należy zsumować:

- ?te składniki wynagrodzenia (przychodu), od których istniał obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne lub składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz

- ?inne wypłaty, takie jak: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy przysługujące na podstawie kodeksu pracy oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia lub dodatku wyrównawczego, a także wartość rekompensaty pieniężnej ustalonej zgodnie z pkt 3 załącznika do ustawy z 6 marca 1997 r. o zrekompensowaniu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej oraz utraty niektórych wzrostów i dodatków, oraz kwoty zasiłków dla bezrobotnych, zasiłków szkoleniowych lub stypendiów wypłaconych z Funduszu Pracy.

Ustalając, czy istniał obowiązek opłacania składek społecznych, stosuje się przepisy dla okresu, z którego wynagrodzenie będzie wpisywane w druku ZUS Rp-7.

Za przysługujący rok

Pracodawcy mają wątpliwości, w których latach w formularzu powinny być doliczone nagrody kwartalne i tzw. trzynastki.

Przykład

Księgowa przedłożyła prezesowi do podpisu zaświadczenie ?o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 z dokumentacją będącą podstawą wypełnienia tego formularza. Ten ma wątpliwość co do poprawności wpisanych tam kwot dotyczących gratyfikacji. Chodzi o tzw. trzynastki i nagrody kwartalne. Przecież składka na ubezpieczenia społeczne była opłacona w roku wypłaty.

W punkcie 3 zaświadczenia – tabeli pracodawca powinien wskazać wysokość wynagrodzenia za poszczególne lata kalendarzowe. Wypełniając poszczególne kolumny, musi kierować się zasadą, że składniki wynagrodzenia należne za dany rok kalendarzowy, a wypłacone po upływie tego roku, dolicza się do wynagrodzenia za rok, za który przysługują. Nie jest zatem istotna data wypłaty wynagrodzenia. Ważne jest natomiast, jakiego okresu dotyczy uregulowany składnik wynagrodzenia.

Są jednak sytuacje, kiedy wypłacone nagrody dolicza się do miesiąca wypłaty. Nie dotyczy to nagród z zakładowego funduszu nagród tzw. trzynastek oraz kwartalnych, ale np. premii bilansowych lub nagród za szczególne osiągnięcia. W dwóch ostatnich przypadkach takie wynagrodzenie dolicza się do roku, w którym nastąpiła jego wypłata.

Gdy są niejasności

Jeżeli pracodawca ma jakąkolwiek wątpliwość, czy od danego składnika wynagrodzenia był wymóg opłacania składek społecznych, informację tę powinien umieścić w pkt. 6 tego zaświadczenia. Podaje wówczas kwotę, tytuł wypłaty i okres, jakiego dotyczy.