Każdy płatnik składający dokumenty rozliczeniowe musi, zgodnie z ustawą systemową, korygować błędy na bieżąco. Dodatkowo jednak do 30 kwietnia każdego roku kalendarzowego ma obowiązek sprawdzić poprawność danych, jakie wykazał w dokumentacji ubezpieczeniowej za poprzedni rok. Oznacza to, że ostateczny termin na weryfikację dokumentów rozliczeniowych za 2012 r. minie za dwa tygodnie – we wtorek 30.

Siedem dni więcej

Chodzi o wszystkie dokumenty rozliczeniowe składane za 2012 r. Oznacza to konieczność weryfikacji także druków złożonych w ZUS w 2013 r. za rok poprzedni, czyli korekt.

30 kwietnia to data, do kiedy płatnik musi wypełnić swój obowiązek. Jednak jest to tylko termin na zorientowanie się, czy dokumenty są prawidłowe, a nie na naprawienie błędów. Na korekty jest o siedem dni więcej. Taki termin wynika z art. 41 ust. 7a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o sus), który zobowiązuje płatnika składek do sporządzenia korekty w ciągu siedmiu dni od daty stwierdzenia błędów.

ZUS-owski raport

Pomocą dla płatnika w tej operacji może być z raport o błędach, który może uzyskać w swojej jednostce terenowej ZUS. Aby się dowiedzieć, jak się o niego ubiegać, skorzystaliśmy z usługi telefonicznej ZUS (Centrum Obsługi Telefonicznej, infolinia 801 400 987).

Okazuje się, że o zestawienie może wystąpić każdy płatnik, niezależnie od wielkości. Wystarczy wystosować do właściwej jednostki terenowej ZUS prośbę w tej sprawie. Petent otrzyma komplet informacji w formie drukowanego zestawienia, obejmującego kilka wykazów.

Informacja dla ubezpieczonego

Przesłanie poprawionego kompletu dokumentacji do ZUS nie zakończy procesu weryfikacji. Naturalną konsekwencją poprawienia błędów w imiennych raportach miesięcznych jest sporządzenie poprawnego dokumentu ZUS RMUA dla ubezpieczonego za ten okres.

Taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów ustawy systemowej – mówi Radosław Milczarski z Biura Prasowego ZUS – ale domniemywać go można z wymogu, żeby dokumentacja była zgodna ze stanem faktycznym i prawnym.

Jednak po zmianie przepisów i zrezygnowaniu przez ustawodawcę z comiesięcznego obowiązku dostarczania takiego zestawienia ubezpieczonemu w praktyce pojawia się problem, do kiedy płatnik ma obowiązek przekazać te poprawne informacje ujęte w ZUS RMUA – czy na bieżąco, czy może do końca lutego 2014 r. razem z rocznym zestawieniem za 2013 r.

Ponieważ obecnie ustawa przewiduje termin lutowy do sporządzenia informacji dla ubezpieczonego, to przekazanie do końca lutego 2014 r. miesięcznych informacji za poszczególne okresy 2012 r. nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla płatnika składek w przypadku kontroli ZUS.

Miesiąc oczekiwania

Dokument ten zaoszczędzi płatnikowi ślęczenia nad listami płac. ZUS precyzyjnie wskaże, w jakich miesiącach, w jakich dokumentach i w odniesieniu do jakiego ubezpieczonego wystąpił błąd. Zestawienie prześle na adres wskazany przez płatnika albo przygotuje do odbioru w oddziale – jeśli tak wskaże płatnik.

5000 zł to grzywna,

jaką może zostać ukarany płatnik za brak weryfikacji dokumentów rozliczeniowych

Niestety na raport o błędach trzeba poczekać. ZUS przekazuje go płatnikowi w terminie do 30 dni od złożenia wniosku. Mimo to warto o niego zabiegać, bowiem skorygowanie błędów wskazanych przez urząd (tutaj termin też jest siedmiodniowy) zaoszczędzi nerwów przy ewentualnej kontroli ZUS – przynajmniej na tym dokumentacyjnym polu.

Tydzień na reakcję

Jeśli ktoś wcześniej zweryfikuje poprawność imiennych raportów rozliczeniowych, np. w czwartek 26 kwietnia, i znajdzie w nich nieprawidłowości, powinien przekazać ich poprawioną wersję nie później niż 4 maja. Siedmiodniowy upływ terminu przypada bowiem w święto 3 maja, a przez to przesunie się na następny dzień roboczy. Jeżeli płatnik upora się z tym obowiązkiem dzień wcześniej, tj. 25 kwietnia, korekty będzie musiał przekazać do 2 maja.

Niezbędny komplet

Niezależnie od tego, ile raportów trzeba poprawić, zawsze należy przekazać do ZUS komplet druków korygujących. Sama wysyłka poprawionego raportu nie wystarczy. Zawsze w komplecie musi być również deklaracja rozliczeniowa.

W zestawie druków korygujących muszą się zatem znaleźć:

- raporty miesięczne dotyczące tych ubezpieczonych, za których zostały złożone nieprawidłowe dokumenty,

- deklaracja rozliczeniowa DRA – ona musi jednak zawierać zestawienie informacji o wszystkich ubezpieczonych, tj. zarówno tych, za których wcześniej prawidłowo rozliczono składki i świadczenia (w poprzednim komplecie dokumentów), jak i tych, za których zostały sporządzone raporty korygujące.

Kara dla opieszałego

Za ignorowanie obowiązku tej weryfikacji grozi kara grzywny do 5 tys. zł. Można ją nałożyć na płatnika składek albo osobę upoważnioną do sporządzania w jego imieniu dokumentacji ubezpieczeniowej.

Pocieszający jest w tej kwestii wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 1 grudnia 2009 r. (III AUa 585/09), według którego niedochowanie weryfikacyjnego terminu 30 kwietnia nie skutkuje karą finansową. Zgodnie z jego tezą „termin zakreślony przez ustawodawcę w art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest terminem instrukcyjnym i jego przekroczenie nie rodzi dla płatników oraz ubezpieczonych żadnych negatywnych skutków".

Trzeba jednak pamiętać, że każdorazowo decyzja w sprawie nałożenia kary na płatnika zależy od właściwego oddziału ZUS. Organ rentowy nie jest związany powyższym wyrokiem.

Z finansowymi konsekwencjami musi się też liczyć także ten, kto co prawda przejrzy dokumentację rozliczeniową za 2012 r., ale nie skoryguje jej w ciągu siedmiu dni. To oznacza, że na najbardziej opornych płatników można nałożyć karę nawet 10 tys. kary – 5 tys. za brak weryfikacji dokumentów, a drugie 5 tys. – za brak korekty błędów.

Dla zabezpieczenia własnych interesów finansowych warto z przeprowadzonego postępowania sporządzić wewnętrzny protokół. Pozwoli on odeprzeć zarzuty organu rentowego odnośnie niedopełnienia obowiązku kontrolnego dokumentacji za 2012 r. i udowodnić, że płatnik wykonał swe powinności terminowo.

Granica błędu

Nie trzeba korygować danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym, w sytuacji gdy stwierdzona różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza kwoty 2,20 zł. Chodzi przy tym zarówno o zaniżenie podstawy, jak i o jej zawyżenie. Zasada ta nie dotyczy jednak osób prowadzących działalność pozarolniczą.

W ich przypadku podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, a każdą pomyłkę w jej wysokości trzeba poprawić. To samo dotyczy raportów przekazanych za zleceniobiorców, za których składki opłacane są od podstawy w ryczałtowej wysokości minimalnego wynagrodzenia. A są to te osoby, w których umowach nie ma podanej kwoty wynagrodzenia albo podano je inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce procentowej, akordowej albo prowizyjnie.