Obowiązki pracodawców w zakresie przygotowania wniosku o emeryturę lub rentę określa art. 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Na tej podstawie płatnicy składek muszą:

- współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,

- wydawać zatrudnionemu lub organowi rentowemu zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,

- przygotować wniosek o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożyć go organowi rentowemu.

Ten ostatni punkt – zgłoszenie wniosku, odbywa się wyłącznie za zgodą pracownika. Nie jest więc warunkiem bezwzględnym. Z podaniem o świadczenie może bezpośrednio wystąpić sam zainteresowany.

Pracodawca nie pośredniczy również w składaniu wniosków o emeryturę dla pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przechodzących na emeryturę na tzw. nowych zasadach. Ta grupa ubezpieczonych, zgodnie z art. 182 ustawy emerytalnej, zgłasza wnioski emerytalne bezpośrednio w organie rentowym.

Zebrać komplet druków

Wniosek o świadczenia emerytalno-rentowe mają obowiązek przygotowywać pracodawcy oraz inni płatnicy składek, poza zleceniodawcami, osobami fizycznymi, którzy nie wypłacają świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i płatnikami składek opłacającymi składki tylko za siebie i za osoby współpracujące.

Płatnik musi przygotować wniosek wyłącznie w odniesieniu do osoby, za którą opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w chwili zgłoszenia przez nią papierów o emeryturę lub rentę. Musi również pomóc członkowi rodziny zmarłego ubezpieczonego w przygotowaniu wniosku o rentę rodzinną.

Datę sporządzenia wniosku o emeryturę lub rentę przez płatnika ZUS przyjmuje jako datę jego zgłoszenia.

Płatnik składek ma ponadto obowiązek na żądanie organu rentowego wystawić dokumenty (zaświadczenia) mające na celu udowodnienie okresów:

- składkowych oraz nieskładkowych, o których mowa w art. 6 i 7 ustawy emerytalnej,

- pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

- pracy górniczej oraz

- pracy na kolei.

Poświadcza też na piśmie wysokość przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a także kwoty należności wymienionych w art. 15 ust. 3 ustawy emerytalnej, tj.:

- wynagrodzenia chorobowego wypłaconego na podstawie kodeksu pracy,

- zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego,

- świadczenia rehabilitacyjnego,

- zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego,

Do wniosku powinny być dołączone dokumenty poświadczające wysokość rekompensaty pieniężnej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej oraz utraty niektórych wzrostów i dodatków do emerytur i rent, zasiłków dla bezrobotnych czy zasiłków szkoleniowych lub stypendiów wypłaconych z Funduszu Pracy za okres udokumentowanej niezdolności do pracy.

Skąd czerpać dane

Zaświadczenie stwierdzające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodów powinien wystawić  pracodawca lub jego prawny następca. Bazować ma przy tym na dokumentacji płacowej. Jeżeli taka nie istnieje, może wydać zaświadczenie o zarobkach, posiłkując się danymi zawartymi w aktach osobowych pracownika, np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych określających wynagrodzenie danej osoby.

Obowiązek wydawania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości odnosi się zarówno do osób aktualnie zatrudnionych, jak też do byłych pracowników, gdy wystąpią z taką prośbą.

Powinność prawidłowego wykazania okresów zatrudnienia oraz wynagrodzenia osiąganego przez pracownika w poszczególnych latach spoczywa na pracodawcy. Żaden przepis nie nakłada na organ emerytalno-rentowy obowiązku kontrolowania zgodności wykazanych danych z dokumentacją płacową pracodawcy.

Umocowanie następcy

Pracownikom, którzy zostali przejęci wraz z częścią zakładu, zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków lub dochodów powinien wystawić nowy pracodawca. Zgodnie bowiem z art. 23

¹

k.p. stał się on stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Zmiana pracodawcy oznacza przejęcie przez nowego właściciela zarówno majątkowych, jak i niemajątkowych praw i obowiązków ze stosunku pracy. Tym samym nowy pracodawca posiada umocowanie m.in. do wystawienia zaświadczeń o wysokości zarobków na druku Rp-7, świadectwa pracy oraz świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Przepis ten nie ma natomiast zastosowania do pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem lub którzy pozostali i są nadal zatrudnieni w nieprzejętej części zakładu pracy, jeżeli ten jest w dalszym ciągu placówką zatrudnienia i nie uległ likwidacji. Tym osobom dokumenty musi wystawić dotychczasowa firma.

Jeżeli przejmowany zakład pracy przekazał dokumenty płacowe pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Potwierdzenia powinien dokonać uprawniony do tego rodzaju czynności pracownik firmy, np. główny księgowy.

Problem ze źródłem

Gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń pracodawca (następca prawny) może wydać na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danego pracownika.

Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowana firma była przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki Skarbu Państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

A jeżeli zakład pracy został zlikwidowany i nie ma prawnego następcy, to wysokość zarobków może potwierdzić jednostka przechowująca dokumentację pracowniczą (np. organ założycielski, organ nadrzędny, archiwum lub firma przechowalnicza).

Szczególne poświadczenia

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.) okresy pracy w szczególnych warunkach stwierdza zakład pracy – na podstawie posiadanej dokumentacji – w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach.

W związku z wątpliwościami, które dotyczyły podmiotów uprawnionych do wystawiania świadectw pracy potwierdzających okresy pracy w szczególnych warunkach oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku Rp-7 pracownikom zlikwidowanych firm, ZUS oraz Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej zajęły następujące stanowisko:

„W postępowaniu przed organem rentowym o ustalenie uprawnień do wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub uprawnień do otrzymania rekompensaty pieniężnej dopuszczalne są – jako środki dowodowe – zaświadczenia, potwierdzające okresy wykonywania takiej pracy, wystawione przez:

- organy założycielskie zlikwidowanych zakładów pracy, w tym m.in. przez b. Ministerstwo Gospodarki,

- Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa,

- zakłady pracy posiadające w swoich archiwach zakładowych akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z akt tych bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.

Przy ustalaniu uprawnień do emerytury lub renty, a także obliczaniu wysokości tych świadczeń oraz przy ustalaniu kapitału początkowego dopuszczalne jest uwzględnianie – jako środka dowodowego – zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku Rp-7 wystawionego przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa.”

W tych zaświadczeniach powinna być zawarta informacja, na podstawie jakich dokumentów osobowych, znajdujących się w aktach pracowniczych lub archiwum, będących w posiadaniu wystawcy zaświadczenia, zostały one wystawione.

BEZ DUBLOWANIA

INFORMACJI

Obecnie każdy ubezpieczony posiada indywidualne konto w ZUS.

Dokumenty stwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość oskładkowanego przychodu za okres od 1 stycznia 1999 r. nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia.

Nie trzeba ich składać również wtedy, gdy organ rentowy już je otrzymał przy okazji składania dokumentów do celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości innych świadczeń.

Kto poświadczy zagraniczne zarobki

Osoba, która przed wyjazdem za granicę była zatrudniona w Polsce, wraz z wnioskiem o emeryturę czy kapitał początkowy powinna przedłożyć zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym, wystawione przez zakład pracy, który zatrudniał ją bezpośrednio przed wyjazdem za granicę.

Jeżeli macierzysty zakład pracy uległ likwidacji albo pracodawca z innych obiektywnych przyczyn nie może wskazać wynagrodzenia wybranego pracownika lub osoba przed wyjazdem za granicę nie pracowała w Polsce, zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym może wystawić inna firma zatrudniająca pracowników w takim lub podobnym charakterze, w jakim osoba delegowana do pracy za granicę była zatrudniona przed wyjazdem do tej pracy.

Powyższa zasada, przyjęta i stosowana przez ZUS, nie wynika bezpośrednio z rozporządzenia Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (DzU z 1989 r. nr 11, poz. 63 ze zm.).Organ rentowy stosuje jąs jednak z uwagi na to, że wynagrodzenia pracowników tego samego zakładu pracy są najbardziej miarodajne.