Pracodawca zobowiązany jest za każdy miesiąc opłacać za zatrudniane osoby składki na  ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Aby je obliczyć, musi ustalić podstawę ich wymiaru.

W przypadku pracowników stanowi ją przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od  osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W delegacji

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniach o podróżach.

Dwie metody ustalania należności za podróż służbową

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Zasady przyznawania pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności z tytułu odbywania podróży służbowej regulują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami (DzU nr 236, poz.1990 i 1991 ze zm., dalej rozporządzenia o podróżach).

Na podstawie tych przepisów pracownikowi, który odbywa podróż służbową (zarówno w kraju jak i poza jego granicami) w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów i innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast zasady wypłacania pracownikom spoza sfery budżetowej i samorządowej należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Te regulacje nie mogą przewidywać postanowień mniej korzystnych niż przepisy powołanych wyżej rozporządzeń dotyczących pracowników sfery budżetowej i samorządowej.

Jeżeli w danym zakładzie pracy przepisy wewnąrzfirmowe nie zawierają postanowień dotyczących należności przysługujących z tytułu podróży służbowej, pracownikowi należą się świadczenia na podstawie i w wysokości określonej w rozporządzeniach o podróżach.

Gdy przepisy dotyczące podróży służbowej obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej lub samorządowej przewidują świadczenia wyższe niż określone w tych rozporządzeniach (np. wyższa kwota diety), wówczas od nadwyżki trzeba opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

Podwładnemu, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Wobec tego, jeśli w ramach podróży służbowej pracownik nocuje w hotelu i pracodawca zwraca mu poniesione z tego tytułu koszty, wartość takiego przychodu jest wyłączona od składek.

Świadczenia rzeczowe

Oprócz wynagrodzenia wypłacanego w gotówce pracownik może otrzymywać od swojego pracodawcy również świadczenia rzeczowe. Może to być mieszkanie. Ale będzie się z nim wiązała konieczność opłacania składek. Jak ustalić wartość świadczenia dla celów naliczania składek?

Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagrodzeniu, a w razie ich braku

jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

- spółdzielczego typu lokatorskiego i własnościowego –  w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

- komunalnego – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

- własnościowego, z wyłączeniem wymienionych w dwóch poprzednich punktach – w  wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na  danym terenie, a w miastach w danej dzielnicy,

- w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Przykład 1

Pan Janusz jest przedstawicielem handlowym. Jego miejsce pracy zostało określone w umowie o pracę jako województwo mazowieckie. W kwietniu podczas wykonywania pracy pan Janusz dwa razy nocował w hotelu w Radomiu.

Pracodawca zwrócił mu 300 zł, jakie zapłacił za te noclegi. Ponieważ nie była to podróż służbowa, ta kwota stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 2

Pracodawca wynajął w Warszawie kawalerkę i płaci za nią czynsz właścicielowi w wysokości 1200 zł.

Czynsz do spółdzielni mieszkaniowej za to mieszkanie wynosi 300 zł. Od 1 kwietnia mieszkanie to pracodawca udostępnił pani Marioli.

Jej wynagrodzenie za kwiecień to 4000 zł. Z uwagi jednak na korzystanie z mieszkania składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc powinny być opłacone od kwoty 4300 zł.

Jeżeli pracodawca udostępnia mieszkanie, w którym ma mieszkać równocześnie dwóch jego pracowników, wartość czynszu za to mieszkanie jest doliczana po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich.

Podwładny najemcą

Przedstawiony sposób ustalania wartości świadczenia polegającego na korzystaniu przez pracownika z mieszkania obowiązuje, gdy pracodawca jest właścicielem tego lokalu lub go wynajął. Jeżeli natomiast pracownik sam wynajmowałby mieszkanie, a  pracodawca zwracałby mu koszty z tym związane, kwota otrzymywana przez zatrudnionego w całości stanowiłaby podstawę wymiaru składek.

Przykład 3

Pan Karol wynajął mieszkanie, za które płaci co miesiąc 1200 zł i pracodawca mu je zwraca. Jego miesięczne wynagrodzenie to 3800 zł.

Składki powinny być jednak odprowadzane od 5000 zł, tj. sumy pensji i zwróconej kwoty najmu.

Czytaj też:

Zobacz więcej:

» Kadry i płace » ZUS » Składki ZUS » Świadczenia dla pracowników

» ZUS » Składki ZUS » Kto i od jakiej umowy płaci składki » Pracownicy

» Kadry i płace » Podróże służbowe i ryczałty samochodowe