Jak postępować, gdy pracownik pobierze nienależny zasiłek lub go bezpodstawnie otrzyma

Pracownikom, objętym obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym, przysługują z tego ubezpieczenia zasiłki: chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, wyrównawczy oraz świadczenie rehabilitacyjne. Są one finansowane z budżetu państwa, a ich naliczeniem i wypłatą zajmuje się ZUS lub pracodawca, w zależności kto jest w danym roku kalendarzowym upoważniony do obsługi zasiłków.

Czasem jednak na skutek pomyłki płatnika bądź okoliczności stojących po stronie samego pracownika do jego kieszeni trafia świadczenie nienależne lub w zawyżonej wysokości.

To, co niesłusznie pobrane, trzeba zwrócić, a postępowanie płatnika w celu skorygowania sytuacji jest uzależnione od tego, czy chodziło o świadczenie nienależne, czy też bezpodstawnie wypłacone, bo tu należy rozróżnić rodzaj wypłaty.

[srodtytul]CO Z PIENIĘDZMI, KTÓRE NIE POWINNY TRAFIĆ DO UBEZPIECZONEGO[/srodtytul]

[b]Jeśli wziął je, mimo że został pouczony o tym, że nie ma do nich prawa, musi je zwrócić na podstawie decyzji wydanej przez oddział ZUS. Zwykle z odsetkami[/b]

Pojęcie świadczeń nienależnie pobranych wyjaśnia art. 84 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=333804]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.[/link], dalej ustawa systemowa).

[srodtytul]Definicja ustawowa[/srodtytul]

Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się świadczenia:

- wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenia była pouczona o braku prawa do ich pobierania,

- przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia.

Wynika z tego, że pracownik mając świadomość nieprzysługującego mu świadczenia, przyjmuje je lub po prostu wyłudza zasiłek, dezinformując płatnika np. o stanie swojego zdrowia.

[ramka][b]ZOBACZ [link=http://grafik.rp.pl/grafika2/504728]KTO I JAK POSTĘPUJE W RAZIE WYPŁATY NIENALEŻNEGO ŚWIADCZENIA[/link][/b][/ramka]

[srodtytul]Oddajemy to, co nie nasze[/srodtytul]

Osoba, która pobrała kwotę z ubezpieczeń społecznych nie mając do tego prawa, jest obowiązana do jej zwrotu wraz z odsetkami, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego. Przy czym odesłanie do prawa cywilnego dotyczy wyłącznie zasad zapłaty i wysokości odsetek, a nie zasad zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.

[b]Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 2008 r. (I UK 154/08)[/b]. Jego zdaniem nie ma żadnych podstaw do stosowania przepisów prawa cywilnego (o bezpodstawnym wzbogaceniu lub czynie niedozwolonym) do oceny wymagalności czy przedawnienia samego nienależnie pobranego świadczenia.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, jeśli dana osoba zawiadomiła płatnika o wystąpieniu okoliczności, które spowodowały ustanie prawa do świadczenia albo wstrzymanie jego wypłaty, a mimo to pieniądze były nadal wypłacane. Wówczas musi oddać samą kwotę główną (nadpłatę) bez odsetek za zwłokę.

Takie zachowanie osoby, która pobrała nienależny zasiłek (zawiadomiła podmiot wypłacający o tym, że zasiłek jej nie przysługuje, a nadal go dostawała), jest jeszcze o tyle korzystne, że ZUS nie będzie żądał zwrotu świadczeń za okres dłuższy niż ostatnie 12 miesięcy. W innych przypadkach może domagać się oddania należności za okres ostatnich trzech lat.

Jeżeli pobranie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot (art. 84 ust. 6 ustawy systemowej).

Nie każde przekazanie nieprawdziwych danych skutkować musi automatycznie obowiązkiem zwrotu bezpodstawnie wypłaconego świadczenia, lecz jedynie przekazanie takich danych, które musiały doprowadzić do niesłusznej wypłaty świadczenia bądź zawyżenia jego wysokości [b](wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 grudnia 2008 r., III AUa 1227/08)[/b].

Celem regulacji art. 84 ust. 6 ustawy systemowej jest umożliwienie organowi rentowemu odzyskania świadczeń, które bez jego winy zostały wypłacone bądź zawyżone, a nie ma przy tym podstaw, aby uznać, że pobierająca je osoba byłaby zobowiązana do ich zwrotu w myśl zasad wynikających z art. 84 ust. 1 i 2 ustawy systemowej.

Organ rentowy ma w takim wypadku podstawy do żądania zwrotu nadpłaconych kwot od odpowiedzialnego za zaistnienie takiej sytuacji płatnika, od którego pochodzące nieprawdziwe informacje doprowadziły do wypłacenia nienależnych świadczeń [b](wyrok SN z 10 czerwca 2008 r., I UK 376/07)[/b].

[srodtytul]Gdy prawo ustało lub wcale go nie było[/srodtytul]

O nienależnie pobranych zasiłkach i obowiązku ich zwrotu stanowi także art. 66 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EF6FC5760D69BE995542D3AAC0F0172F?id=352798]ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512[/link], dalej ustawa zasiłkowa).

Według tego przepisu, jeżeli prawo do zasiłku ustało albo okazało się, że wcale nie istniało, przede wszystkim wypłatę tę się wstrzymuje, a pieniądze już otrzymane należy zwrócić. Zwrotowi podlegają zasiłki pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności, które odbierają prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia lekarskiego bądź za jego część. Czyli gdy:

- niezdolność do pracy powstała w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez ubezpieczonego – okoliczności te stwierdza się na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu,

- niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu – wówczas zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych pięciu dni tej niezdolności,

- ubezpieczony wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z jego celem – w takiej sytuacji traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia,

- zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane – zasiłek nie przysługuje,

- zaświadczenie lekarskie straciło ważność wskutek uniemożliwienia badania lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w terminie wyznaczonym ubezpieczonemu przez ZUS oraz gdy po analizie dokumentacji medycznej i po przeprowadzeniu badania ubezpieczonego lekarz orzecznik ZUS określił wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w zaświadczeniu lekarskim.

[b]Uwaga![/b] Orzeczenie sądu rozstrzygające kwestię zwrotu świadczeń z ubezpieczenia społecznego na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej zawiera rozstrzygnięcie o utracie prawa do tych świadczeń na podstawie art. 17 ust. 1 tej ustawy[b] (wyrok SN z 3 czerwca 2008 r., I UK 323/07).[/b]

[srodtytul]Podstawą decyzja[/srodtytul]

Dochodzenie zwrotu nienależnie pobranego świadczenia odbywa się na podstawie decyzji wydanej przez oddział ZUS. Świadczenie trzeba zwrócić bezpośrednio na konto oddziału ZUS podane w decyzji, nawet jeśli było wypłacane przez pracodawcę będącego płatnikiem składek.

Nienależnie wypłacone zasiłki wraz z kwotami odsetek i kosztów administracyjnych, ustalone prawomocną decyzją ZUS, podlegają potrąceniu z należnych pracownikowi zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a jeżeli prawo do takich świadczeń nie istnieje, to ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W postępowaniu tym tytułem wykonawczym jest decyzja ZUS o zwrocie nienależnie pobranych zasiłków.

[b]Uwaga! [/b]Niedoręczenie wnioskodawcy odpisu decyzji zobowiązującej go do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia powoduje, że nie rozpoczyna swojego biegu miesięczny termin na wniesienie odwołania od tej decyzji [b](postanowienie SN z 21 maja 2008 r., I UK 352/07)[/b].

[srodtytul]Odroczenie lub rozłożenie na raty[/srodtytul]

ZUS ma prawo odstąpić od żądania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w całości lub w części, odroczyć termin ich płatności albo rozłożyć je na raty, jeżeli:

- zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności lub

- kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Dotyczy to nie tylko świadczeń nienależnie naliczonych i wypłaconych przez organ rentowy, ale i tych, których wypłaty dokonał pracodawca (art. 84 ust. 10 ustawy systemowej).

Zastosowanie ulgi w postaci rozłożenia należności na raty lub odroczenia terminu spłaty następuje w formie umowy między dłużnikiem a ZUS. Kwoty te nie podlegają potrącaniu z bieżąco wypłacanych świadczeń. Jeżeli jednak dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.

Od kwot nienależnych świadczeń, rozłożonych na raty albo których termin płatności odroczono, nie nalicza się odsetek, począwszy od dnia wpływu wniosku o udzielenie tych ulg.

[srodtytul]Przedawnienie po dziesięciu latach[/srodtytul]

Należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń ustalone prawomocną decyzją ulegają przedawnieniu po upływie dziesięciu lat, licząc od dnia uprawomocnienia się tej decyzji (art. 84 ust. 7 ustawy systemowej). Stosuje się w tym zakresie odpowiednio art. 24 ust. 5 – 5c ustawy systemowej.

Zatem należnie pobrane świadczenia, które zostały zabezpieczone hipoteką przymusową i ustawowym prawem zastawu, nie przedawniają się, ale po upływie terminu przedawnienia mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia.

Bieg dziesięcioletniego terminu przedawnienia nie rozpoczyna się a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy o odroczenie terminu płatności lub rozłożenia na raty do dnia terminu płatności odroczonej należności z tytułu składek lub ostatniej raty. Zawieszenie biegu terminu przedawnienia następuje od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego.

Ogłoszenie upadłości przerywa bieg terminu przedawnienia. Po tym fakcie bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu.

[ramka][b]Hipoteka i zastaw[/b]

Należnie pobrane świadczenia mogą być zabezpieczone hipoteką przymusową i ustawowym prawem zastawu. Nie wolno tych zabezpieczeń dokonać jedynie w przypadku, gdy należności są potrącane z bieżąco wypłacanych świadczeń. [/ramka]

[ramka][b]Można kontrolować[/b]

Legalność zaświadczenia lekarskiego, a także to, czy pracownik właściwie z niego korzysta (tzn. leczy się, a nie np. pracuje dla innego pracodawcy), ma prawo skontrolować ZUS lub sam pracodawca, uprawniony do wypłaty zasiłków.

Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega bowiem kontroli.

A tę kontrolę sprawują właśnie płatnicy zasiłków. Sprawdzają prawidłowość wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem i są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (art. 68 ustawy zasiłkowej).[/ramka]

[b]WYPŁATA DOKONANA PRZEZ PŁATNIKA MIMO BRAKU UPRAWNIEŃ[/b]

[b]To jeden z powodów uznawania świadczenia za bezpodstawne. Drugi to zawyżona wysokość, nieodpowiadająca prawidłowej podstawie[/b]

Jeżeli zasiłek dla pracownika nie jest świadczeniem nienależnie pobranym, a został wypłacony przez płatnika składek:

- pomimo braku uprawnień lub

- w zawyżonej wysokości (np. naliczony od wyższej niż należna podstawy wymiaru czy według wyższej normy procentowej),ale ubezpieczonego nie pouczono o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia lub na jego wysokość, to wypłacona przez płatnika składek kwota świadczenia jest bezpodstawna.

O świadczeniu pobranym bezpodstawnie mówimy więc wtedy, gdy nastąpiło z winy płatnika zasiłków, jego błędu, pomyłki lub świadomej decyzji o wypłacie zasiłku mimo braku uprawnień ubezpieczonego.

[srodtytul]Co powinien pracodawca[/srodtytul]

Jako płatnik składek pracodawca jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy systemowej obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać i opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek i wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu kalendarzowym zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Zatem pracodawca, który dokonuje wypłaty zasiłków, rozlicza je w ciężar bieżących zobowiązań składkowych. Oblicza kwotę składek na ubezpieczenia społeczne do zapłaty jako różnicę między wykazaną w deklaracji sumą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków jako tzw. kwotą uznań.

Tak wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269693]rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.)[/link].

Jednak nie podlegają rozliczeniu w zbiorczej deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Płatnik składek, który dokonał takiej bezpodstawnej wypłaty zasiłku, jest zobowiązany do:

- złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących (raportu ZUS RSA oraz deklaracji ZUS DRA), bez uwzględnienia świadczeń bezpodstawnych,

- opłacenia powstałej zaległości z tytułu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę, wcześniej bowiem nieprawnie pomniejszył należność z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

W maju br. firma A-zet, zatrudniająca 25 pracowników, wypłaciła pracownikowi, panu Adamowi, zasiłek w zawyżonej wysokości. Kadrowa podwyższyła jego podstawę wymiaru zasiłku, wliczając świadczenie urlopowe zwolnione ze składek ubezpieczeniowych. Oznacza to, że pracodawca dokonał bezpodstawnej wypłaty zasiłku.

W związku z tym musi złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące (imienny miesięczny raport korygujący ZUS RSA i miesięczną deklarację korygującą ZUS DRA) za maj, w którym wypłacono ten zasiłek, wykazując w nich prawidłową kwotę należnego pracownikowi zasiłku. Firma jest także zobowiązana dopłacić różnicę w składkach na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami za zwłokę.[/ramka]

[srodtytul]Co musi podwładny[/srodtytul]

W razie bezpodstawnej wypłaty pracownik nie musi zwracać pracodawcy płatnikowi składek kwoty zapłaconej niedopłaty w składkach społecznych. Pracownik może wyrazić pisemną zgodę na takie potrącenie i wówczas musi ono przebiegać na zasadach wynikających z kodeksu pracy z zakresu ochrony wynagrodzenia za pracę, a więc z zastosowaniem kwoty wolnej i dopuszczalnych maksymalnych potrąceń. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, pozostaje droga sądowa .

A co z kwotą świadczenia, która została bezpodstawnie wypłacona? Czy pracownik musi ją zwrócić? Tak, bo przecież bezpodstawnie się wzbogacił. Jeśli chodziło o zasiłek, wtedy dokonuje zwrotu na podstawie decyzji ZUS. Jeśli natomiast było

to wynagrodzenie chorobowe, wówczas pracodawca może potrącić nadpłatę z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody w następnym (najbliższym) terminie płatności. Jeżeli tego nie zrobi, potrącenia nienależnie wypłaconych należności może dochodzić jedynie za zgodą pracownika w trybie art. 91 kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na dokonanie potrącenia nadpłaconych należności, nadpłaconego wynagrodzenia można dochodzić w postępowaniu cywilnym. Pracownik uzyskał przecież korzyść w postaci świadczenia, do którego w ogóle nie miał prawa lub dostał je w zawyżonej kwocie. A stało się to na skutek błędu innego pracownika lub samego pracodawcy (art. 405 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Ale pracodawca nie może być pewien wygranej.

Bo „pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.)” – uznał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00)[/b].

Sąd może nie nakazać zwrotu wypłaconego omyłkowo świadczenia lub nadwyżki ponad jego normalną wysokość. Jest to prawdopodobne, gdy pracownik wyda już pieniądze. Wtedy bowiem – zgodnie z art. 409 k.c. w zw. z art. 300 k.p. – obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.

Obowiązek ten istniałby, gdyby pracownik, wydając zawyżoną wypłatę, musiał się liczyć z jej zwrotem. Aby więc odzyskać nadpłacone przez pomyłkę lub bezpodstawnie wypłacone świadczenie, pracodawca musi udowodnić, że pracownik powinien był liczyć się z tym, że niesłusznie je otrzymał i że będzie musiał je zwrócić.

[srodtytul]Jak odzyskać podatek[/srodtytul]

Zasiłki z ubezpieczenia społecznego stanowią przychody z tzw. innych źródeł. Tak mówi art. 20 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 52, poz. 307 ze zm.[/link], dalej updof). Podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tj. według stóp z tabeli skali podatkowej.

Zaliczkę na podatek dochodowy pobiera płatnik zasiłków, czyli pracodawca albo ZUS (art. 31 i 34 updof). Pracownik otrzymuje do rąk zasiłek już po potrąceniu daniny budżetowej. Jeśli po odbiorze zasiłku okaże się, że został on naliczony i wypłacony nienależnie lub bezpodstawnie i pracownik zwrócił nadpłatę, to powstanie również nadpłata w podatku, którą ubezpieczony jako podatnik ma prawo odzyskać.

Przepisy podatkowe przewidują odliczenie z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Jeżeli podatnik dokonał zwrotu takich niesłusznych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Tak wskazuje art. 41b updof.

Jeśli natomiast płatnikiem zasiłku był ZUS, który nie dokonał odliczenia, wówczas pracownik musi sam zastosować to odliczenie w zeznaniu rocznym za rok, w którym zwrócił świadczenie. Podstawą jest tu art. 26 ust. 1 pkt 5 updof.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pani Annie, zatrudnionej w firmie produkcyjnej Hana, pracodawca wypłacił w kwietniu br. zbyt wysoki zasiłek chorobowy za dziesięć dni absencji. Pomyłka kadrowej polegała na podniesieniu zasiłku do 100 proc. zamiast należnego w wysokości 80 proc. Zasiłek wynosił 915,50 zł, a powinien 734,10 zł (brutto).

Różnica to 181,40 zł. Pracodawca pobrał zaliczkę podatkową w miesiącu wypłaty, czyli w kwietniu. Pani Anna zgodziła się pisemnie na potrącenie nadpłaty z najbliższego wynagrodzenia za pracę, tj. należnego za maj. Pracodawca dokonał potrącenia zgodnie z kodeksem pracy, czyli z wynagrodzenia netto i z zachowaniem kwoty wolnej (minimalnego wynagrodzenia za pracę netto).

Od dochodu za maj płatnik odliczył zwrot nienależnych pieniędzy, razem z zaliczką potrąconą w kwietniu. Jej zarobki to łącznie 3190 zł (zasadnicze plus dodatek stażowy).

Rozliczenie pensji za maj:

3190 zł – (3190 zł) x 13,71 proc. (składki na ubezpieczenia społeczne obciążające ubezpieczonego) = 2752,65 zł

2752,65 zł x 9 proc. = 247,74 zł (składka zdrowotna dla ZUS)

2752,65 zł – 111,25 zł = 2641,40 zł – 181,40 zł (zwrot nadpłaty zasiłku) = 2460 zł (podstawa opodatkowania)

(2460 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 396,47 zł (podatek)

396,47 zł – 213,33 zł (składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki 2752,65 zł x 7,75 proc.) = 183,14 zł;

po zaokrągleniu do pełnych złotych 183 zł (zaliczka należna urzędowi skarbowemu)

Do wypłaty:

2752,65 zł – (247,74 zł + 183 zł) = 2321,91 zł[/ramka]