Nienależnie wypłacone zasiłki wraz z kwotami odsetek i kosztów administracyjnych, ustalone prawomocną decyzją ZUS, podlegają potrąceniu z należnych pracownikowi zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a jeżeli prawo do takich świadczeń nie istnieje, to ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W postępowaniu tym tytułem wykonawczym jest decyzja ZUS o zwrocie nienależnie pobranych zasiłków.
[b]Uwaga! [/b]Niedoręczenie wnioskodawcy odpisu decyzji zobowiązującej go do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia powoduje, że nie rozpoczyna swojego biegu miesięczny termin na wniesienie odwołania od tej decyzji [b](postanowienie SN z 21 maja 2008 r., I UK 352/07)[/b].
[srodtytul]Odroczenie lub rozłożenie na raty[/srodtytul]
ZUS ma prawo odstąpić od żądania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w całości lub w części, odroczyć termin ich płatności albo rozłożyć je na raty, jeżeli:
- zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności lub
- kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Dotyczy to nie tylko świadczeń nienależnie naliczonych i wypłaconych przez organ rentowy, ale i tych, których wypłaty dokonał pracodawca (art. 84 ust. 10 ustawy systemowej).
Zastosowanie ulgi w postaci rozłożenia należności na raty lub odroczenia terminu spłaty następuje w formie umowy między dłużnikiem a ZUS. Kwoty te nie podlegają potrącaniu z bieżąco wypłacanych świadczeń. Jeżeli jednak dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.
Od kwot nienależnych świadczeń, rozłożonych na raty albo których termin płatności odroczono, nie nalicza się odsetek, począwszy od dnia wpływu wniosku o udzielenie tych ulg.
[srodtytul]Przedawnienie po dziesięciu latach[/srodtytul]
Należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń ustalone prawomocną decyzją ulegają przedawnieniu po upływie dziesięciu lat, licząc od dnia uprawomocnienia się tej decyzji (art. 84 ust. 7 ustawy systemowej). Stosuje się w tym zakresie odpowiednio art. 24 ust. 5 – 5c ustawy systemowej.
Zatem należnie pobrane świadczenia, które zostały zabezpieczone hipoteką przymusową i ustawowym prawem zastawu, nie przedawniają się, ale po upływie terminu przedawnienia mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia.
Bieg dziesięcioletniego terminu przedawnienia nie rozpoczyna się a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy o odroczenie terminu płatności lub rozłożenia na raty do dnia terminu płatności odroczonej należności z tytułu składek lub ostatniej raty. Zawieszenie biegu terminu przedawnienia następuje od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego.
Ogłoszenie upadłości przerywa bieg terminu przedawnienia. Po tym fakcie bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu.
[ramka][b]Hipoteka i zastaw[/b]
Należnie pobrane świadczenia mogą być zabezpieczone hipoteką przymusową i ustawowym prawem zastawu. Nie wolno tych zabezpieczeń dokonać jedynie w przypadku, gdy należności są potrącane z bieżąco wypłacanych świadczeń. [/ramka]
[ramka][b]Można kontrolować[/b]
Legalność zaświadczenia lekarskiego, a także to, czy pracownik właściwie z niego korzysta (tzn. leczy się, a nie np. pracuje dla innego pracodawcy), ma prawo skontrolować ZUS lub sam pracodawca, uprawniony do wypłaty zasiłków.
Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega bowiem kontroli.
A tę kontrolę sprawują właśnie płatnicy zasiłków. Sprawdzają prawidłowość wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem i są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (art. 68 ustawy zasiłkowej).[/ramka]
[b]WYPŁATA DOKONANA PRZEZ PŁATNIKA MIMO BRAKU UPRAWNIEŃ[/b]
[b]To jeden z powodów uznawania świadczenia za bezpodstawne. Drugi to zawyżona wysokość, nieodpowiadająca prawidłowej podstawie[/b]
Jeżeli zasiłek dla pracownika nie jest świadczeniem nienależnie pobranym, a został wypłacony przez płatnika składek:
- pomimo braku uprawnień lub
- w zawyżonej wysokości (np. naliczony od wyższej niż należna podstawy wymiaru czy według wyższej normy procentowej),ale ubezpieczonego nie pouczono o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia lub na jego wysokość, to wypłacona przez płatnika składek kwota świadczenia jest bezpodstawna.
O świadczeniu pobranym bezpodstawnie mówimy więc wtedy, gdy nastąpiło z winy płatnika zasiłków, jego błędu, pomyłki lub świadomej decyzji o wypłacie zasiłku mimo braku uprawnień ubezpieczonego.
[srodtytul]Co powinien pracodawca[/srodtytul]
Jako płatnik składek pracodawca jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy systemowej obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać i opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek i wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu kalendarzowym zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Zatem pracodawca, który dokonuje wypłaty zasiłków, rozlicza je w ciężar bieżących zobowiązań składkowych. Oblicza kwotę składek na ubezpieczenia społeczne do zapłaty jako różnicę między wykazaną w deklaracji sumą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków jako tzw. kwotą uznań.
Tak wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269693]rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.)[/link].
Jednak nie podlegają rozliczeniu w zbiorczej deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Płatnik składek, który dokonał takiej bezpodstawnej wypłaty zasiłku, jest zobowiązany do:
- złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących (raportu ZUS RSA oraz deklaracji ZUS DRA), bez uwzględnienia świadczeń bezpodstawnych,
- opłacenia powstałej zaległości z tytułu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę, wcześniej bowiem nieprawnie pomniejszył należność z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
[ramka][b]Przykład 1[/b]
W maju br. firma A-zet, zatrudniająca 25 pracowników, wypłaciła pracownikowi, panu Adamowi, zasiłek w zawyżonej wysokości. Kadrowa podwyższyła jego podstawę wymiaru zasiłku, wliczając świadczenie urlopowe zwolnione ze składek ubezpieczeniowych. Oznacza to, że pracodawca dokonał bezpodstawnej wypłaty zasiłku.
W związku z tym musi złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące (imienny miesięczny raport korygujący ZUS RSA i miesięczną deklarację korygującą ZUS DRA) za maj, w którym wypłacono ten zasiłek, wykazując w nich prawidłową kwotę należnego pracownikowi zasiłku. Firma jest także zobowiązana dopłacić różnicę w składkach na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami za zwłokę.[/ramka]
[srodtytul]Co musi podwładny[/srodtytul]
W razie bezpodstawnej wypłaty pracownik nie musi zwracać pracodawcy płatnikowi składek kwoty zapłaconej niedopłaty w składkach społecznych. Pracownik może wyrazić pisemną zgodę na takie potrącenie i wówczas musi ono przebiegać na zasadach wynikających z kodeksu pracy z zakresu ochrony wynagrodzenia za pracę, a więc z zastosowaniem kwoty wolnej i dopuszczalnych maksymalnych potrąceń. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, pozostaje droga sądowa .
A co z kwotą świadczenia, która została bezpodstawnie wypłacona? Czy pracownik musi ją zwrócić? Tak, bo przecież bezpodstawnie się wzbogacił. Jeśli chodziło o zasiłek, wtedy dokonuje zwrotu na podstawie decyzji ZUS. Jeśli natomiast było
to wynagrodzenie chorobowe, wówczas pracodawca może potrącić nadpłatę z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody w następnym (najbliższym) terminie płatności. Jeżeli tego nie zrobi, potrącenia nienależnie wypłaconych należności może dochodzić jedynie za zgodą pracownika w trybie art. 91 kodeksu pracy.
Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na dokonanie potrącenia nadpłaconych należności, nadpłaconego wynagrodzenia można dochodzić w postępowaniu cywilnym. Pracownik uzyskał przecież korzyść w postaci świadczenia, do którego w ogóle nie miał prawa lub dostał je w zawyżonej kwocie. A stało się to na skutek błędu innego pracownika lub samego pracodawcy (art. 405 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Ale pracodawca nie może być pewien wygranej.
Bo „pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.)” – uznał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00)[/b].
Sąd może nie nakazać zwrotu wypłaconego omyłkowo świadczenia lub nadwyżki ponad jego normalną wysokość. Jest to prawdopodobne, gdy pracownik wyda już pieniądze. Wtedy bowiem – zgodnie z art. 409 k.c. w zw. z art. 300 k.p. – obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.
Obowiązek ten istniałby, gdyby pracownik, wydając zawyżoną wypłatę, musiał się liczyć z jej zwrotem. Aby więc odzyskać nadpłacone przez pomyłkę lub bezpodstawnie wypłacone świadczenie, pracodawca musi udowodnić, że pracownik powinien był liczyć się z tym, że niesłusznie je otrzymał i że będzie musiał je zwrócić.
[srodtytul]Jak odzyskać podatek[/srodtytul]
Zasiłki z ubezpieczenia społecznego stanowią przychody z tzw. innych źródeł. Tak mówi art. 20 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 52, poz. 307 ze zm.[/link], dalej updof). Podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tj. według stóp z tabeli skali podatkowej.
Zaliczkę na podatek dochodowy pobiera płatnik zasiłków, czyli pracodawca albo ZUS (art. 31 i 34 updof). Pracownik otrzymuje do rąk zasiłek już po potrąceniu daniny budżetowej. Jeśli po odbiorze zasiłku okaże się, że został on naliczony i wypłacony nienależnie lub bezpodstawnie i pracownik zwrócił nadpłatę, to powstanie również nadpłata w podatku, którą ubezpieczony jako podatnik ma prawo odzyskać.
Przepisy podatkowe przewidują odliczenie z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Jeżeli podatnik dokonał zwrotu takich niesłusznych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Tak wskazuje art. 41b updof.
Jeśli natomiast płatnikiem zasiłku był ZUS, który nie dokonał odliczenia, wówczas pracownik musi sam zastosować to odliczenie w zeznaniu rocznym za rok, w którym zwrócił świadczenie. Podstawą jest tu art. 26 ust. 1 pkt 5 updof.
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Pani Annie, zatrudnionej w firmie produkcyjnej Hana, pracodawca wypłacił w kwietniu br. zbyt wysoki zasiłek chorobowy za dziesięć dni absencji. Pomyłka kadrowej polegała na podniesieniu zasiłku do 100 proc. zamiast należnego w wysokości 80 proc. Zasiłek wynosił 915,50 zł, a powinien 734,10 zł (brutto).
Różnica to 181,40 zł. Pracodawca pobrał zaliczkę podatkową w miesiącu wypłaty, czyli w kwietniu. Pani Anna zgodziła się pisemnie na potrącenie nadpłaty z najbliższego wynagrodzenia za pracę, tj. należnego za maj. Pracodawca dokonał potrącenia zgodnie z kodeksem pracy, czyli z wynagrodzenia netto i z zachowaniem kwoty wolnej (minimalnego wynagrodzenia za pracę netto).
Od dochodu za maj płatnik odliczył zwrot nienależnych pieniędzy, razem z zaliczką potrąconą w kwietniu. Jej zarobki to łącznie 3190 zł (zasadnicze plus dodatek stażowy).
Rozliczenie pensji za maj:
3190 zł – (3190 zł) x 13,71 proc. (składki na ubezpieczenia społeczne obciążające ubezpieczonego) = 2752,65 zł
2752,65 zł x 9 proc. = 247,74 zł (składka zdrowotna dla ZUS)
2752,65 zł – 111,25 zł = 2641,40 zł – 181,40 zł (zwrot nadpłaty zasiłku) = 2460 zł (podstawa opodatkowania)
(2460 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 396,47 zł (podatek)
396,47 zł – 213,33 zł (składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki 2752,65 zł x 7,75 proc.) = 183,14 zł;
po zaokrągleniu do pełnych złotych 183 zł (zaliczka należna urzędowi skarbowemu)
Do wypłaty:
2752,65 zł – (247,74 zł + 183 zł) = 2321,91 zł[/ramka]
