Płatnik jest zobowiązany przekazywać do ZUS za każdy miesiąc komplet dokumentów ubezpieczeniowych za zatrudniane osoby, a więc deklarację rozliczeniową wraz z indywidualnymi raportami. Składki należne za osobę podlegającą jednocześnie ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, a wyłącznie zdrowotnemu – w raporcie ZUS RZA. Przekazuje również informację o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne – raport ZUS RSA.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzamy za pracowników za miesiąc, kiedy wykonywali pracę. Od wypłaconego im wtedy wynagrodzenia i innych świadczeń naliczamy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oczywiście te ostatnie ustalamy od tego wynagrodzenia pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli aktualnie 13,71 proc. podstawy ich wymiaru (pensja brutto). Zatrudnionemu na zwolnieniu lekarskim wypłacamy za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy wynagrodzenie za czas choroby. Za dalszą część absencji otrzymuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Wynagrodzenie za czas choroby nie wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co oznacza, że nie pobieramy z niego składek na ubezpieczenia społeczne. Stanowi natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej.

UWAGA: Składkę zdrowotną odprowadzamy od wynagrodzenia chorobowego, ale od zasiłku chorobowego – nie. Zresztą od tego ostatniego nie uiszczamy ani składek na ubezpieczenia społeczne, ani zdrowotne.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi, który ma wymagany okres podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, tzw. wyczekiwania. W tym wypadku (dla osób objętych obowiązkowym ubezpieczeniem) jest to 30 dni. Warunku tego nie wymagamy jednak od zatrudnionych legitymujących przynajmniej dziesięcioletnim stażem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Dostają oni wynagrodzenie chorobowe, nawet jeśli pójdą na zwolnienie lekarskie w pierwszym dniu zatrudnienia.

Zdarza się, że nowo zatrudniony z krótkim okresem ubezpieczenia zachoruje, zanim mu upłynie okres wyczekiwania. W takiej sytuacji nie należy się mu wynagrodzenie chorobowe. Składamy za niego raport ZUS RSA, wykazując kod świadczenia/przerwy 151 – usprawiedliwiona nieobecność bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.

W dokumentach ubezpieczeniowych składanych za chore osoby używamy następujących kodów:

- wykazywane w raporcie ZUS RSA spowodowane chorobą:

331 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy

335 – wyrównanie tego wynagrodzenia

- świadczenia z ubezpieczenia chorobowego

313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego

317 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego

321 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego

323 – wyrównanie tego świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego

212 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego

215 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego

- świadczenia wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego

314 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego

318 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego

322 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego

324 – wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego

214 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego

216 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego

W formularzu ZUS RSA, jaki przekazujemy za chorego podwładnego, wykazujemy przerwę w opłacaniu składek z powodu niezdolności do pracy, liczbę dni zasiłkowych oraz wypłacone za ten czas wynagrodzenie

Każdy z pracodawców musi uiszczać swoim podwładnym wynagrodzenia za czas choroby bez względu na to, ile osób zatrudnia. W raporcie ZUS RSA wykazujemy przerwę w opłacaniu składek z powodu absencji, liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wynagrodzenia chorobowego wypłaconego z własnych funduszy.

Natomiast zasiłki i inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego uiszczamy wyłącznie wtedy, gdy mamy uprawnienia do wypłaty tych świadczeń. A mamy je, zgłaszając 30 listopada poprzedniego roku do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób.

W takim wypadku w raporcie ZUS RSA za chorego pracownika wykazujemy kod świadczenia/przerwy, okres, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz wypłaconą kwotę. Oczywiście zasiłki finansuje ZUS, a my je tylko przekazujemy załodze i rozliczamy następnie w ciężar składek, tzn. pomniejszając składki odprowadzane za całą załogę o wypłacone zasiłki.

Jeżeli nie jesteśmy uprawnieni do wypłaty zasiłków (zgłaszamy do ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego najwyżej 20 osób), nasz personel uzyskuje je bezpośrednio z ZUS. Za chorego zatrudnionego składamy wówczas do ZUS raport ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy, okresem niezdolności do pracy. Nie wypełniamy natomiast pola „liczba dni zasiłkowych/ liczba wypłat”.

Zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia chorobowe wykazujemy w raporcie ZUS RSA przesyłanym za miesiąc, kiedy je wypłaciliśmy. Okres rozliczeniowy nie może jednak wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, za który składamy dokument. Oznacza to, że daty wykazane w raporcie mogą poprzedzać pierwszy dzień miesiąca, za jaki go składamy, ale nie mogą wybiegać poza ostatni dzień tego miesiąca. Dla przykładu: w raporcie ZUS RSA za kwiecień wykazujemy wynagrodzenie chorobowe wypłacone pracownikowi w kwietniu za okres przed 1 maja. Przepisy zakazują wykazywania tu świadczeń za okres po 30 kwietnia.

Wykazany w raporcie RSA okres „od do” nie może również wykraczać poza rok kalendarzowy, którego raport dotyczy. Jeżeli w styczniu uiszczamy zatrudnionemu wynagrodzenie chorobowe należne od 30 grudnia do 3 stycznia, wypełniamy dwie pozycje w raporcie, wpisując w jednej okres od 30 do 31 grudnia i kwotę należną za ten okres, a w drugiej okres od 1 do 3 stycznia i kwotę wynagrodzenia wtedy przypadającą. W taki sam sposób rozliczamy zasiłki i inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego uiszczane na przełomie roku.

Wypłacając wynagrodzenie, zasiłki czy wyrównanie zasiłków, w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” podajemy liczbę dni, za jakie uiszczamy świadczenie. Rozliczając świadczenie rehabilitacyjne, wpisujemy natomiast liczbę wypłat, czyli miesięcy, za które je wypłacamy. Oczywiście pracownik często dostaje w trakcie choroby również wynagrodzenie za poprzednie okresy, kiedy świadczył pracę. Powinniśmy od tego wynagrodzenia opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wykazując je w raporcie ZUS RCA. Jeżeli natomiast zatrudniony chorował przez cały miesiąc i za ten okres otrzymał wyłącznie zasiłek chorobowy, składamy za niego tylko raport ZUS RSA. Nie przekazujemy wtedy raportu ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru i zerową kwotą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Firma wypłaciła 30 kwietnia br. pracownikowi 300 zł wynagrodzenia chorobowego za okres od 30 marca do 3 kwietnia oraz wynagrodzenie za kwiecień w wysokości 2000 zł. Za kwiecień powinna złożyć za tę osobę raporty:

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując 2000 zł w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, 2075,80 zł (2000 zł – 274,20 zł + 300 zł) w podstawie wymiaru składki zdrowotnej, 274,20 zł (2000 zł x 13,71 proc.) składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków ubezpieczonego, 300 zł wynagrodzenia za czas choroby i naliczając od tych kwot składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

- ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, wpisując kod świadczenia/przerwy 331, w polu 03 okres „od do” 30.03 – 03.04, w polu 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” 05, w polu 06 kod choroby z L4, w polu 07 – 300 zł

W kwietniu pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia z wyrównaniem od stycznia. W związku z tym w miesiącu tym dostał również wyrównanie wynagrodzenia chorobowego za okres od 5 do 29 lutego w wysokości 200 zł oraz wynagrodzenie za kwiecień w wysokości 4000 zł.

Za kwiecień składamy za niego raporty:

- ZUS RCA, wykazując 4000 zł w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne; 3651,60 zł (4000 zł – 548,40 zł + 200 zł) w podstawie wymiaru składki zdrowotnej; 548,40 zł (4000 zł x 13,71 proc.) składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków ubezpieczonego; 200 zł wyrównania wynagrodzenia chorobowego; oraz naliczając od tych kwot składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

- ZUS RSA, wpisując kod świadczenia/przerwy 335, w polu 03 okres „od do” 05.02 - 29.02, w polu 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” 25, w polu 06 kod choroby z L4, w polu 07 – 200 zł

Zatrudniony zachorował 26 kwietnia i do 5 maja był chory. Szef wypłacił mu 31 maja zasiłek za czas choroby w wysokości 400 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za kwiecień, nie składamy raportu RSA z kodem świadczenia przerwy 313, bo nie uiściliśmy w kwietniu zasiłku. Zasiłek chorobowy za okres od 26 kwietnia do 5 maja 2007 r. powinniśmy wykazać w raporcie ZUS RSA składanym za maj, kiedy wypłaciliśmy zasiłek. W raporcie sporządzanym za maj wpisujemy w polu „kod tytułu ubezpieczenia” 01 10 00, w polu 02 kod świadczenia/przerwy 313, w polu 03 okres „od do” 26.04 – 05.05, w polu 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat ” 10, w polu 06 kod choroby z L4, w polu 07 – 400 zł.

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 1 do 31 marca. Pracował cały kwiecień, ale nie dostał w tym miesiącu wynagrodzenia. Spółka wypłaciła mu 30 kwietnia zasiłek chorobowy w wysokości 1500 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za kwiecień, powinniśmy za niego złożyć raport RSA, wykazując w polu „kod tytułu ubezpieczenia” 01 10 00, w polu 02 „kod świadczenia/przerwy” 313, w polu 03 okres „od do” 01.03 - 31.03, w polu 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” 31, w polu 06 kod choroby z L4, w polu 07 – 1500 zł. Składamy też za niego za kwiecień raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, gdzie w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwot składek wpisujemy zera. Zerowy raport ZUS RCA przekazujemy po to, aby wykazać, że w kwietniu pracownik podlegał ubezpieczeniom społecznym, ale nie otrzymał żadnego wynagrodzenia.