Umowa o pracę to najczęstsza forma zatrudnienia. Pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca – zatrudniać go za wynagrodzeniem. Podlega on zasadniczo obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Nie ma przy tym znaczenia, czy ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń, np. dodatkowe zlecenie na boku czy angaż w obcym zakładzie. Podobnie nie ma znaczenia to, że jest uczniem, studentem, emerytem lub rencistą.

Jeśli jednak pomaga w prowadzeniu firmy komuś z rodziny, traci status pracowniczy i staje się dla ZUS osobą współpracującą. Dzieje się tak, jeśli indywidualny przedsiębiorca zatrudni na etacie: małżonka; dzieci własne, drugiego małżonka lub przysposobione; rodziców, macochę, ojczyma lub osoby przysposabiające. Pod warunkiem że osoby te pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu biznesu. Wówczas podlegają one ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu jako osoby współpracujące. Składki na ubezpieczenia społeczne płacimy za nie od zadeklarowanej kwoty, nie niższej od 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Nie dotyczy to jednak dzieci, z którymi zawarto umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego. Te pozostają pracownikami.

Pan Mariusz prowadzi sklep spożywczy. Od 1 października zatrudnił żonę na pół etatu, za wynagrodzeniem 500 zł. Prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. Pan Mariusz powinien zgłosić żonę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako osobę współpracującą, a nie jako pracownika. Składki na ubezpieczenia społeczne za październik powinien naliczyć od podstawy 1586,60 zł, a na zdrowotne od 2109,46 zł.

W ubezpieczeniach społecznych za pracownika uważamy też zatrudnionego w tej samie firmie na umowie o pracę i jednocześnie na umowie cywilnej:

- zleceniu,

- o dzieło,

- innej o świadczenie usług, do której stosujemy przepisy o zleceniu.

Dotyczy to również osoby, która wprawdzie jeden z wymienionych kontraktów cywilnych zawarła z obcym podmiotem, ale faktycznie świadczy w jego ramach pracę na rzecz rodzimego pracodawcy.

Spółka A podpisała ze spółką B kontrakt na opracowanie kampanii reklamowej. Przy realizacji tego projektu firma B zatrudniła od 8 listopada br. na zlecenie pana Tomasza, będącego pracownikiem spółki A. Wykonuje on umowę cywilną na rzecz własnego pracodawcy. Dlatego firma musi go zgłosić od 8 listopada do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego jako pracownika.

Własnego pracownika nie zgłaszamy dodatkowo do ubezpieczeń, lecz przychód z umowy cywilnej dodajemy do przychodu z umowy o pracę, a od zsumowanych kwot naliczamy składki na ubezpieczenia społeczne.

Statusu własnego pracownika nie ma osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, bezpłatnym lub pobierająca zasiłek macierzyński. Stosunek pracy ulega bowiem wtedy swoistemu zawieszeniu: zatrudniony nie świadczy pracy, a szef nie wypłaca mu wynagrodzenia. Jeżeli więc umowa-zlecenie zostanie zawarta z taką osobą, pracodawca powinien zgłosić ją do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę.Składki jak za pracownika należy opłacać również za osobę, która umowę cywilną zawarła z innym podmiotem niż własny pracodawca, ale w ramach tej umowy praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.

Firma A zatrudniła pana Jana na zlecenie od 2 października do końca roku, za wynagrodzeniem 1000 zł miesięcznie wypłacanym ostatniego dnia miesiąca. Zgłosiła go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego oraz dobrowolnego chorobowego. Od 1 listopada zawarła z nim dodatkowo okresową umowę o pracę do końca grudnia br. Pan Jan wykonuje zatem od 1 listopada zlecenie dla własnego pracodawcy. Ten ostatni powinien więc złożyć formularz ZUS ZWA, wyrejestrowując go ze wszystkich ubezpieczeń, do których został zgłoszony jako zleceniobiorca. Następnie trzeba go zgłosić od 1 listopada z angażu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Wynagrodzenie ze zlecenia wypłacane od 1 listopada należy wykazywać łącznie z należnym z umowy o pracę w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx.

Uwaga!

Gdy zatrudniony wykonuje nadal zlecenie zawarte z własnym pracodawcą przed 14 stycznia 2000 r., podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako zleceniobiorca. Rozliczamy go w imiennym raporcie miesięcznym z kodem tytułu ubezpieczenia 04 xx xx. Od umowy o dzieło podpisanej przed tą datą z własnym pracodawcą nie opłacamy natomiast żadnych składek.

Podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymywany ze stosunku pracy

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania. W szczególności chodzi o:

- wynagrodzenie zasadnicze,

- za godziny nadliczbowe,

- różne dodatki, nagrody,

- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

- inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość ustalono z góry,

- inne świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Przychód pracownika to suma wypłat dokonanych w miesiącu. Dla celów ubezpieczeniowych nie ma znaczenia, za jaki miesiąc pieniądze zostały wypłacone. W podstawie wymiaru składek nie uwzględniamy jednak wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Wyłączamy z niej także przychody wymienione w § 2 ust. 1 pkt 1 – 32 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Chodzi m.in. o nagrody jubileuszowe (związane ze stażem pracy), odprawy i odszkodowania wynikające z rozwiązania stosunku pracy, odprawy emerytalne i rentowe, należności z tytułu podróży służbowych czy świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Pracownik jest również obowiązkowo objęty ubezpieczeniem zdrowotnym. Podstawę wymiaru tej składki ustalamy tak samo, jak dla składek emerytalnej i rentowych. Są jednak dwa wyjątki:

- wliczamy do niej wynagrodzenia za czas choroby,

- nie stosujemy limitu 30-krotności,

- pomniejszamy ją o składki emerytalną, rentowe i chorobowe, finansowane przez ubezpieczonego i potrącone z jego środków przez pracodawcę.

Pracownik otrzymuje w listopadzie 1000 zł wynagrodzenia oraz 200 zł wynagrodzenia za czas choroby. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi 1000 zł, a składki zdrowotnej 1042,90 zł [(1000 zł + 200 zł) – 157,10 zł], gdzie 157,10 zł to składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego.

Składkę zdrowotną w części 7,75 proc. podstawy wymiaru odliczamy od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy składka zdrowotna naliczona za pracownika jest wyższa od zaliczki na podatek, obniżamy wysokość zaliczki.

Zatrudniony na 1/3 etatu dostaje w listopadzie 400 zł wynagrodzenia.

- 400 zł x 15,71 proc. = 62,84 zł – składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika

- 337,16 zł x 9 proc. = 30,34 zł – naliczona składka zdrowotna

- podstawa opodatkowania: 337,16 zł – 108,50 = 228,66 zł, po zaokrągleniu 229 zł

- 229 zł x 19 proc. – 44,17 = 0 zł

Zaliczka to 0 i tyle samo wynosi składka zdrowotna. W raporcie ZUS RCA wykazujemy w podstawie wymiaru składki zdrowotnej 337,16 zł, a w polu „kwota składki” 0,00.

Pani Lucyna osiągnęła w listopadzie br. 2000 zł wynagrodzenia za pracę oraz 400 zł ze zlecenia zawartego z własnym pracodawcą. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi 2400 zł.

Liczymy składki na ubezpieczenia społeczne:

– emerytalna: 2400 zł x 9,76 proc. = 234,24 zł

– rentowe: 2400 zł x 3,5 proc. = 84 zł

– chorobowa: 2400 zł x 2,45 proc. = 58,80 zł

– wypadkowa: 2400 zł x 1,80 proc (zakładamy, że taka stopa procentowa obowiązuje płatnika)

Łącznie składki finansowane ze środków ubezpieczonego wynoszą 377,04 zł, w tym z umowy o pracę 314,20 zł, a ze zlecenia 62,84 zł.

Ustalamy składkę zdrowotną:

– podstawa wymiaru: 2400 zł – 377,04 zł = 2022,96 zł

– pełna składka: 2022,96 zł x 9 proc. = 182,07 zła) z umowy o pracę 151,72 zł, w tym odliczana z podatku 130,65 zł i z dochodu 21,07 zł b) ze zlecenia 30,34 zł, w tym w tym odliczana z podatku 26,13 zł i z dochodu 4,21 zł

Liczymy koszty uzyskania poszczególnych przychodów:

– z umowy o pracę: 108,50 zł (ryczałtowe),

– z umowy-zlecenia [400 zł – (400 zł x 15,71 proc.) x 20 proc.] = 67,43 zł

zaliczka podatkowa z umowy o pracę:

– podstawa opodatkowania 2000 zł – (314,20 zł + 108,50 zł) = 1577,30 zł, po zaokrągleniu 1577 zł

– zaliczka pełna (1577 zł x 19 proc).

– 47,71 zł = 251,92 zł

– przekazywana do urzędu skarbowego (251,92 zł – 130,65 zł) = 121,27 zł, po zaokrągleniu 121 zł

zaliczka ze zlecenia:

– podstawa opodatkowania (400 zł – 62,84 zł + 67,43 zł) = 269,73 zł, po zaokrągleniu 269 zł

– pełna zaliczka (269 zł x 19 proc.) = 51,11 zł

– przekazywana do urzędu skarbowego (51,11 zł – 26,13 zł) = 24,98 zł, po zaokrągleniu 25 zł

kwoty do wypłaty ubezpieczonemu:

a) z umowy o pracę (2000 zł – 314,20 zł + 151,72 zł + 121 zł) = 1413,08 zł

b) ze zlecenia (400 zł – 62,84 zł + 30,34 zł + 25 zł) = 281,82 zł

Oprócz składek społecznych i zdrowotnej płatnicy muszą odprowadzać za zatrudnionych składki na Fundusz Pracy. Wynoszą one 2,45 proc. podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowej bez stosowania ograniczenia do kwoty 30-krotności. Finansują je pracodawcy. Składkę na FP opłacamy za pracowników, których podstawa wymiaru składek w przeliczeniu na miesiąc jest równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu lub 80 proc. minimalnego wynagrodzenia – dla osób w pierwszym roku pracy. W praktyce naliczamy ją zawsze za wszystkich zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, nawet jeśli dostaną w miesiącu wynagrodzenie niższe od minimalnego (bo np. rozpoczęli lub zakończyli pracę w trakcie miesiąca). Za pracownika dorabiającego w kilku miejscach odprowadzamy składkę na FP dopiero, gdy łączna podstawa wymiaru obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych z wszystkich tytułów wyniesie przynajmniej wynagrodzenie minimalne. Ubezpieczony musi wówczas złożyć oświadczenie każdemu płatnikowi o innych tytułach, z których obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Gdy więc pracownik jest zatrudniony na część etatu i jego wynagrodzenie jest niższe od minimalnego, szef musi uzyskać oświadczenie, czy podlega równocześnie obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z innego tytułu. Gdy pracownik złoży pismo, że nie ma innych tytułów do ubezpieczeń, nie naliczamy opłaty na FP.

Pan Marek od 1 października jest zatrudniony na pół etatu w firmie A. Zarabia 500 zł miesięcznie. Równocześnie ma też w drugiej firmie pół etatu za wynagrodzeniem 490 zł. W związku z tym, że łączna podstawa wymiaru obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych jest wyższa od minimalnej płacy, należy za niego opłacać składkę na FP.

Pan Michał jest zatrudniony na 1/3 etatu i otrzymuje 900 zł miesięcznie wynagrodzenia. Złożył oświadczenie pracodawcy, że umowa o pracę jest jego jedynym źródłem dochodów. Wobec tego nie należy za niego odprowadzać składki na FP.

Składek na Fundusz Pracy nie opłacają przedsiębiorcy:

- Polskiego Związku Głuchych i Polskiego Związku Niewidomych oraz Związku Ociemniałych Żołnierzy RP, oraz

- Towarzystwo Opieki nad Ociemniałymi,

- Zakład Opieki nad Niewidomymi w Laskach,

- zakłady aktywizacji zawodowej za zatrudnionych pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Przedsiębiorcy (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) prowadzący działalność gospodarczą muszą również opłacać składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za swoich pracowników. Nie robią tego jednak za małżonka pracodawcy, a za dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione, za rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, a także za rodzeństwo, wnuków, dziadków, zięciów i synowych, bratowych, szwagierki i szwagrów oraz za osoby wykonujące pracę zarobkową w gospodarstwie domowym. Składka na FGŚP wynosi 0,10 proc. podstawy wymiaru i jest w całości finansowana ze środków płatnika. Podstawą jej wymiaru są wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowej bez stosowania ograniczenia podstawy do kwoty 30-krotności.

- Składka emerytalna wynosi 19,52 proc., rentowa 10 proc. (od 1 lipca do końca br.), chorobowa 2,45 proc., wypadkowa od 1,80 do 3,60 proc., zdrowotna 9 proc.

- Ubezpieczony z własnych środków finansuje połowę składki emerytalnej (9,76 proc.) i składkę rentową w części 3,50 proc. oraz całą chorobową (2,45 proc.). Pozostałe składki, tj. połowę emerytalnej (9,76 proc.), 6,50 proc. podstawy wymiaru rentowej oraz całą wypadkową pokrywa płatnik.

- Roczna podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli w br. 78 480 zł.Płatnik odprowadza te składki do czasu osiągnięcia górnej rocznej podstawy. Od nadwyżki już tego nie robi, ale w dalszym ciągu musi opłacać składki chorobowe oraz wypadkowe.

Każdego pracownika trzeba zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz składać za niego dokumenty rozliczeniowe

Robi to pracodawca na formularzu ZUS ZUA. Druk ten musi złożyć w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia wykonywania umowy o pracę. Po ustaniu zatrudnienia powinien wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu siedmiu dni od ustania ubezpieczeń. Płatnik zgłasza również do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny zatrudnionego.

Ten ostatni musi bowiem zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego następujących członków rodziny:

- dzieci własne, małżonka lub przysposobione, wnuki albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę albo wychowywane w ramach rodziny zastępczej – do ukończenia przez nie 18 lat, jeżeli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat, a gdy ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku,

- małżonka,

- wstępnych pozostający z nim we wspólnym gospodarstwie domowym.Członków rodziny ubezpieczony zgłasza za pośrednictwem płatnika. W tym celu składa do ZUS druk ZUS ZCZA, jeżeli adres zamieszkania członka rodziny jest zgodny z jego adresem, a gdy nie – na ZUS ZCNA. Na tych samych drukach płatnik wyrejestrowuje członków rodziny.

Pracodawca jest zobowiązany rozliczać i opłacać za pracownika składki na każdy miesiąc kalendarzowy, kiedy ten pozostawał w ubezpieczeniach lub kiedy wypłacał mu oskładkowane przychody już po ustaniu zatrudnienia. Należne za pracownika składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Raport ten zawiera oprócz danych identyfikacyjnych pracodawcy i ubezpieczonego m.in. informacje o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, a także zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne w rozbiciu na: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, oraz w podziale na finansowane przez ubezpieczonego i płatnika składek.Jeżeli zatrudniony nie otrzymał w danym miesiącu wynagrodzenia i nie pobierał przez cały miesiąc świadczenia chorobowego, trzeba za niego złożyć raport ZUS RSA.

Pan Piotr jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W listopadzie pracował przez cały miesiąc, ale pracodawca nie wypłacił mu żadnego wynagrodzenia. W raporcie ZUS RCA składanym za listopad pracodawca powinien wykazać zerową podstawę i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pan Marek przebywał przez cały listopad na urlopie bezpłatnym i nie otrzymał w tym miesiącu żadnej wypłaty. Pracodawca powinien złożyć za niego tylko raport ZUS RSA, wykazując urlop bezpłatny 1 – 30.11. i kod świadczenia przerwy 111 (urlop bezpłatny). Nie powinien składać za niego zerowego druku ZUS RCA.

Imienny raport miesięczny ZUS RSA składamy za pracownika, aby wykazać okres przerwy w opłacaniu składek (np. urlop bezpłatny, wynagrodzenie za czas choroby) oraz wypłacone świadczenia z ubezpieczeń społecznych (np. zasiłek chorobowy czy macierzyński).

Za każdy miesiąc kalendarzowy pracodawca musi przekazać ubezpieczonemu na piśmie informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych do ZUS. Może je podać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie pisemnej zawierającej te dane. Informacja powinna mieć także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Jeżeli pracownik stwierdzi, że dane tam zawarte są niezgodne ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji w ciągu trzech miesięcy od jej otrzymania. Gdy płatnik nie uwzględni reklamacji w ciągu miesiąca od daty jej wpływu, ZUS na wniosek ubezpieczonego po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Gdy pracownik nie zakwestionuje informacji w ciągu trzech miesięcy od jej uzyskania, to dane zawarte w raporcie uważa się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje ZUS w decyzji.