Faktura elektroniczna (czyli e-faktura) to alternatywa dla faktury papierowej. W wielu krajach, np. w Wielkiej Brytanii czy państwach skandynawskich, e-faktura jest już dominującą formą fakturowania w obrocie gospodarczym. Podobnie będzie też w Polsce i całej Unii Europejskiej, tym bardziej że od stycznia tego roku zliberalizowano przepisy w zakresie stosowania e-faktur, a Komisja Europejska pracuje nad określeniem międzynarodowych standardów dla fakturowania w tej postaci.
Obecnie, aby posługiwać się e-fakturą, należy spełnić wymóg dochowania „integralności jej treści i autentyczności pochodzenia". Integralność treści oznacza pewność, że nikt niczego w naszej fakturze nie zmieni po jej wystawieniu, zaś autentyczność pochodzenia to pewność, że e-fakturę wystawiła firma, która ma do tego uprawnienia. Co warto podkreślić, kontrahent może wykazać, że taka e-faktura zachowała te wymogi, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych.
E-fakturę można stworzyć zarówno w zwykłym edytorze tekstu czy arkuszu kalkulacyjnym, jak i za pomocą oprogramowania handlowego obsługującego sprzedaż. Warto wybrać tę drugą metodę, gdyż wówczas do samego obrazu faktury możemy dołączyć tzw. metadane, które będą odczytane w programie księgującym odbiorcy. Taką fakturę można wysłać e-mailem lub za pomocą serwisu internetowego (np. miedzyfirmami.pl), który dodatkowo informuje o statusie doręczenia – nadawca wie, czy i kiedy odebrano jego e-fakturę, i zapewnia poufność i bezpieczeństwo przesyłanych e-dokumentów.
Obieg faktur elektronicznych jest dla firm opłacalny z kilku ważnych powodów. Po pierwsze, w porównaniu z papierową fakturą e-faktura jest wielokrotnie tańsza – od kilku do kilkudziesięciu razy. Przy dużej liczbie dokumentów firmowe oszczędności mogą wynieść nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie. Po drugie, elektroniczny obieg jest błyskawiczny – doręczenie faktury trwa najwyżej kilka sekund, a sam dokument można automatycznie księgować po stronie nadawcy i odbiorcy. Po trzecie, e-faktura daje możliwość uzyskania szybszej zapłaty należności, gdyż nadawca nie musi czekać na jej doręczenie do kontrahenta. Trudno pominąć także wątek ekologiczny: stosowanie e-faktur oszczędza nasze lasy. Każdego roku w Polsce wystawianych jest ok. 1,5 miliarda faktur. Gdyby wszystkie miały postać elektroniczną, udałoby się uniknąć wycinki ok. 100 hektarów lasów.
Aneta Jarczyńska, online busines development manager w Sage
