Jak informuje UODO, do Urzędu wpłynęła skarga P.K.  na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Bank A,  polegające na przekazaniu jego danych osobowych – bez jego zgody – do Polskiego Domu Maklerskiego Spółki Akcyjnej w Warszawie. Aktualnie podmiot ten nosi nazwę PNP Spółka Akcyjna i mieści się pod innym adresem.

Prezes Urzędu chciał  ustalić stan faktyczny sprawy zainicjowanej tą skargą. Trzykrotnie wezwał spółkę PNP SA, by ustosunkowała się do skargi P.K. i  złożyła wyjaśnienia. Wezwania wysłane zostały na adresy ujawnione w Rejestrze Przedsiębiorców KRS jako adresy siedziby spółki.  Żadne  nie zostało jednak przez spółkę odebrane, choć były dwukrotnie awizowane. W związku z tym, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, wezwania zostały uznane za skutecznie doręczone.

Czytaj też: 5 tys. zł kary za nieodbieranie korespondencji i brak współpracy z UODO

Niepodejmowanie korespondencji spowodowało jednak, że organ nadzorczy nie uzyskał informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy P.K. Dlatego Prezes UODO wszczął z urzędu wobec spółki postępowanie w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej. Ale pismo informujące o tym również nie zostało przez PNP SA odebrane.

- W decyzji podkreślone zostało, że odpowiedzialność za nieudzielenie UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez UODO do Spółki nie zostały ostatecznie przez nią odebrane. Przytaczając orzecznictwo sądów administracyjnych wskazano, że powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione. Zaniedbania w tym zakresie obciążają tę właśnie jednostkę organizacyjną - wskazuje UODO w komunikacie.

Urząd podkreśla, że obowiązek współpracy z organem nadzorczym jest identyczny dla administratora i podmiotu przetwarzającego. Współpraca ta, obejmuje konieczność przedstawienia organowi nadzorczemu – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez administratora lub podmiot przetwarzający informacji związanych z prowadzonym postępowaniem.

- Nie odpowiadając na wezwania UODO, Spółka naruszyła obowiązek zapewnienia organowi nadzorczemu dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy - stwierdza Urząd.

Nałożona kara pieniężna ma zdyscyplinować PNP SA i nakłonić ją do współpracy z organem nadzorczym.