Krajowy system e-faktur tzw. KSeF, który dopiero od 2024 r. ma być obowiązkowy, już działa na zasadzie dobrowolności. Czy podatnicy korzystają z tej opcji?

Na razie na testowanie systemu zdecydowała się niewielka grupa podmiotów, jednak liczba przesłanych testowo faktur jest imponująca, bo liczona już w milionach. To dobry znak, że wybrani podatnicy z większym wyprzedzeniem zdecydowali się na uruchomienie prac systemowych. Wgranie zmian do systemu ERP zabiera często więcej czasu, niż zakładamy, i to liczonego w miesiącach. A kiedy się okaże, że rozwiązania dla naszego systemu nie ma, lub nie spełnia oczekiwań, trzeba jeszcze wybrać dostawcę oprogramowania zewnętrznego, negocjować umowę, uzyskać zgody itd., a to wszystko także zajmuje mnóstwo czasu.

Większość podatników zdecydowała się jednak na rozpoczęcie prac z początkiem stycznia 2023 r. Działanie z wyprzedzeniem jest tu kluczowe, dlatego pozytywnie oceniam każdy kolejny podmiot już testujący komunikację z KSeF, minusów tu brakuje.

Co będzie największym wyzwaniem dla podatników VAT, kiedy e-faktura stanie się obowiązkowa?

Musimy pamiętać, że wejście w KSeF dla wielu podmiotów to będzie wyzwanie realizowane z dnia na dzień. Konieczne mogą być zmiany procedur fakturowania i obiegu dokumentów w jednostce. Niezbędne jest odpowiednie przygotowanie personelu do korzystania z e-faktur. I to nie tylko działu księgowego, ale często sprzedawców, agentów czy pracowników sklepów. Bardzo ważna jest kwestia załączników do faktury – KSeF ich nie przyjmie i nie przetworzy, więc z wyprzedzeniem należy poszukać rozwiązania stosownego dla relacji z wybranym kontrahentem. Również analiza umów handlowych może być zasadna, szczególnie jeśli dany biznes określa jakieś konsekwencje w czasie liczonym np. od doręczenia faktury – sposób liczenia terminów może się tu bowiem zmienić.

Projekt ustawy o obowiązkowym systemie już wzbudza pewne wątpliwości. Jakie są te największe obawy?

W pierwszej kolejności wymieniłbym poziom kar. W projekcie przewidziane są m.in. bardzo wysokie, bo równe VAT z faktury kary dla sprzedawców, którzy nie włączą się prawidłowo do systemu. Dla nabywcy może to skutkować brakiem prawa do odliczenia VAT, gdyż faktura spoza systemu nie będzie za takową uważana. Kłopotliwe może też stać się podjęcie decyzji co do zasadności fakturowania przez KSeF podatników zagranicznych, którzy są zarejestrowani na VAT w Polsce. Co prawda przy braku stałego miejsca prowadzenia działalności w naszym kraju będą oni spod KSeF wyłączeni, jednak konia z rzędem temu, kto będzie potrafił ten status obiektywnie ocenić na podstawie samego tylko wpisu na białą listę.

Jak większość zmian podatkowych, także i ten projekt przewiduje sankcje. Za co będą grozić?

Kary będą stosowane przede wszystkim w przypadku niewywiązania się z obowiązku wystawienia prawidłowej faktury ustrukturyzowanej i nie przesłania jej kontrahentowi za pośrednictwem KSeF. Choć kara ma odpowiadać kwocie podatku na fakturze lub odpowiedniemu procentowi określonemu w przepisach, gdy na fakturze nie ma VAT – jej minimalny wymiar to 500 lub 1000 zł. Oznacza to, że w szczególnej sytuacji będą postawione firmy wystawiające niskowartościowe faktury na masową skalę. W przypadku wystąpienia choćby awarii systemowej powielającej błędy w e-fakturze kara może szybko bowiem sięgnąć astronomicznych kwot.

Kłopotem może być też sama kwestia odliczenia VAT. Podatnik mający relacje z wieloma kontrahentami może napotkać sporo sytuacji, w których nieprzygotowany do korzystania z KSEF dostawca nie będzie w stanie wystawić faktury w formie XML i unicestwić lub przynajmniej odroczyć w czasie możliwość skorzystania z odliczenia VAT.

Czy faktycznie podatnicy powinni płacić za błąd systemu czy atak hakerski?

Już podczas działania systemu testowego zdarzyła się przynajmniej jedna publicznie opisywana sytuacja, w której na stronach KSeF pojawiły się niespodziewane dane. A to pokazuje, że ostatnie testy po stronie MF powinny być zdecydowanie ukierunkowane na tzw. cyber security. Podatnicy powinni mieć przekonanie, że przekazywane do KSeF dane są transmitowane i archiwizowane w sposób w 100 proc. bezpieczny.

Jeśli chodzi o awarie systemu, to zwraca uwagę obowiązek przesyłania do KSeF danych o fakturach wystawionych w innej formule w trakcie trwania awarii i to w zaledwie siedem dni od jej ustania. Życzę wszystkim, aby te awarie albo się nie zdarzały wcale, albo było ich jak najmniej, jednak jeśli wystąpią, to zaprojektowany obowiązek dla wielu podmiotów może okazać się dużym wyzwaniem. Są w końcu w Polsce biznesy wystawiające setki, a czasem tysiące faktur dziennie i zapanowanie nad tą ilością dokumentów w przypadkach awarii KSeF może okazać się karkołomne albo wręcz technicznie wykluczone. Nie wątpię, że ten punkt będzie jednym z kilku kluczowych w dyskusjach w ramach konsultacji społecznych.

Dwa lata to dużo czasu, ale czy naprawdę warto czekać z przygotowaniem do obowiązkowych e-faktur do ostatniej chwili. Może lepiej zacząć go już testować?

To testowanie już się odbywa i jest bardzo ważne dla podatników, którzy chcą wejść w system bez opóźnień i kłopotów natury fiskalnej oraz biznesowej. Wielu też wydaje się nie zdawać sobie sprawy z wagi nadchodzącej zmiany i z konieczności uprzedniego przygotowania rozwiązań na wyzwania, jakie KSeF ze sobą niesie. Często słyszę zapewnienia, że dany dostawca IT po prostu zainstaluje niezbędne pliki pozwalające na generowanie e-faktur w nowej formule, co jest patrzeniem niezwykle krótkowzrocznym.

Musimy pamiętać, że brak solidnego poprowadzenia procesu zmian może spowodować paraliż fakturowy w firmie – z jednej strony uniemożliwić prawidłowe fakturowanie i uruchomienie terminów płatności, a z drugiej brak możliwości skutecznej realizacji prawa do odliczenia. Historyczne scenariusze nieraz już pokazały, że brak należytej staranności podatnika lub traktowanie rozliczeń VAT z dystansem, potrafiło pogrążyć niejeden biznes. Aby tego uniknąć, zaplanujmy świadome wdrożenie faktur ustrukturyzowanych zaraz po świętach.