Należy nadmienić, że ustawodawca w obu ustawach dotyczących podatku dochodowego już w 2017 r. wprowadził sankcję za nieprzestrzeganie art. 19 obecnie obowiązującej ustawy Prawo Przedsiębiorców (wcześniej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Artykuł ten stanowi, że przedsiębiorcy pomiędzy sobą powinni dokonywać transakcji powyżej 15 000 zł wyłącznie za pośrednictwem rachunku płatniczego (przelewów).
Dla kogo limity
Warto zwrócić uwagę, że przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Działalnością gospodarczą jest natomiast zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Na przykład pod limit ten nie będzie podlegała transakcja wypłaty wynagrodzenia dla zleceniobiorcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy przedsiębiorcy dokonują jednocześnie wzajemnego potrącenia wierzytelności, tzw. kompensaty, do obliczenia limitu 15 000 zł, który nakłada obowiązek dokonania bezgotówkowej płatności należy przyjąć całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu. Podobnie będzie w przypadku płatności ratalnych.
Czytaj także:
Limit transakcji gotówkowych: kiedy sposób zapłaty wykluczy koszt podatkowy
Przekroczenie
Konsekwencje za uchybienie przepisów Prawa Przedsiębiorców zostały określone w art. 15d ustawy o CIT oraz art. 22p ustawy o PIT i polegają one na nie zaliczeniu do kosztów podatkowych wydatku w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Ponadto Ustawodawca określił, że jeżeli podatnik nie ma możliwości zmniejszenia kosztów, to co do zasady powinien zwiększyć przychody.
Obu czynności należy dokonać w miesiącu dokonania płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Przykładowo przedsiębiorca zakupił towar za 18 000 zł i dokonał płatności 8000 zł gotówką, a pozostałą kwotę zapłacił przelewem. Wspomnianej kwoty 8000 zł nie będzie mógł zaliczyć do KUP, ponieważ całkowita wartość transakcji przekroczyła 15 000 zł.
W 2019 r. znowelizowany został art. 15d ustawy o CIT oraz art. 22p ustawy o PIT, rozszerzając sankcję dodatkowo o nieprzestrzeganie przepisów określonych tym razem w ustawie o VAT, dotyczących mechanizmu podzielonej płatności oraz tzw. białej listy podatników. Nowe prawo weszło w życie 1 stycznia 2020 roku.
Split payment
Mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment) dotyczy płatności za faktury, które obejmują zakup towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT, a ich wartość brutto przekracza 15 000 zł. Jeżeli podatnik dokonana płatności z pominięciem split payment za towary i usługi objęte tym mechanizmem (na fakturze powinna widnieć specjalna adnotacja „mechanizm podzielonej płatności") to konsekwencją będzie brak możliwości zaliczenia takiego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Ustawodawca wprowadził również dodatkową sankcję dla nabywcy w wysokości 30 proc. kwoty podatku VAT przypadającej na nabyte towary i usługi objęte obowiązkowym MPP, w sytuacji dokonania płatności z pominięciem split payment.
Biała lista podatników'
Negatywne konsekwencje w CIT i PIT wywoła także dokonanie przelewu przy całkowitej wartości transakcji powyżej 15 000 zł na rachunek inny niż wskazany na tzw. białej liście podatników, która jest wykazem numerów rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust.1 pkt 1 prawa bankowego. Rachunki te są zamieszczane i publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT (status podatnika VAT czynnego) lub podatników VAT przywróconych do rejestru. W wykazie nie są również uwidocznione tzw. rachunki wirtualne, które służą do obsługiwania płatności z tytułu dostarczania usług na masową skalę.
Nie oznacza to jednak, że podatnik dokonując płatności na rachunek wirtualny narażony będzie na konsekwencje przewidziane w PIT oraz CIT. Podatnik będzie mógł sprawdzić w Wykazie, czy dokonując zapłaty na konkretny rachunek wirtualny, spełni kryteria ustawowe uprawniające do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Wpłaty na rachunek wirtualny będą traktowane jako wpłaty na rachunek rozliczeniowym, z którym rachunek wirtualny jest powiązany. Jeżeli więc rachunek rozliczeniowy znajduje się na białej liście, to wpłata na rachunek wirtualny będzie równoznaczna z dokonaniem płatności na rachunek ujawniony w wykazie.
Ustawodawca określił również moment, w którym podatnik powinien pomniejszyć koszty lub dokonać zwiększenie przychodów – jest to w miesiąc, w którym został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności. W przypadku zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenia stałego dniem zlecenia przelewu będzie dzień, w którym podatnik zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu. Nie ma przy tym znaczenia okres na jaki zostały odroczone płatności, bądź okres objęty zleceniem stałym, tj. data obciążenia rachunku. W tej sytuacji oraz w pozostałych przypadkach podatnik weryfikuje rachunek bankowy z wykazem w dniu zlecenia przelewu.
Jak uniknąć konsekwencji
Trzeba zaznaczyć, że podatnik będzie miał możliwość, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych. W sytuacji, gdy podatnik dokonał płatności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na białej liście podatników, powinien złożyć zawiadomienie w formie elektronicznej lub papierowej (formularz ZAW-NR) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Ponadto przepisy sankcyjne na gruncie ustawy PIT, CIT, a także VAT, dotyczące dokonywania płatności na inny rachunek bankowy niż umieszczony na białej liście, nie obejmują podatników dokonujących czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.
Nie ma tutaj znaczenia sytuacja, w której dostawca zagraniczny posiada ewentualnie rachunek w polskim banku z uwagi na fakt zarejestrowania do innych transakcji czy celów. Obowiązek sprawdzenia czy wskazany rachunek do zapłaty widnieje w wykazie nie dotyczy także płatności z tytułu zajętej przez komornika lub organ egzekucyjny wierzytelności. W takiej sytuacji dokonywana na rzecz organu egzekucyjnego albo komornika sądowego płatność nie stanowi zapłaty za nabyte towary lub usługi, ponieważ występuje tu tzw. realizacja zajęcia wierzytelności.
Z objaśnień Ministerstwa Finansów wynika także, że podatnicy unikną sankcji, gdy dokonają płatności kartą płatniczą lub poprzez wykorzystanie usługi pay-by-link, której dostarczają ogólnodostępne platformy płatnicze, (np. PayPal czy DotPay) ponieważ usługi te określane są jako „zlecenia płatności", a nie płatności dokonane przelewem.
Ujęcie w księgach
W przypadku przepisów podatkowych Ustawodawca przewidział sankcję za dokonanie płatności powyżej 15 000 zł bez udziału rachunku płatniczego. Jak natomiast sytuacja wygląda pod względem księgowym? W przypadku Spółek, których rachunkowość opiera się na pełnych księgach prowadzonych na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, koszty objęte negatywnymi konsekwencjami określonymi w PIT oraz CIT będę ewidencjonowane w systemie księgowym, natomiast powinny być również odnoszone na konta pozabilansowe, aby można było je łatwo wyłączyć z kalkulacji podatkowej jako NKUP. W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnik powinien wprowadzić do KPiR korektę kosztów, a w sytuacji, gdy suma kosztów w danym okresie jest niższa od wartości korekty, podatnik powinien zaksięgować korektę jako pozostałe przychody.
Przykładowa ewidencja w spółkach stosujących przepisy ustawy o rachunkowości będzie następująca:
1. Ewidencja faktury za usługi obce wykonane przez kontrahenta
Wn Usługi obce 20 000 zł
Wn Rozrachunki z VAT 4 600 zł
Ma Rozrachunki z dostawcami 24 600 zł
2. Dokonanie przelewu za fakturę na rachunek bankowy, który nie widnieje w wykazie
Wn Rozrachunki z dostawcami 24 600 zł
Ma Wyciąg bankowy 24 600 zł
Brak zawiadomienia Urzędu Skarbowego w ustawowym terminie – ewidencja pozabilansowa
Wn Usługi obce – NKUP 20 000 zł
Ma Konto techniczne – suma NKUP 20 000 zł
W związku ze zmianami w przepisach przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę za jakie towary i usługi oraz na jakie rachunki bankowe dokonują płatności. Może to ich uchronić przed negatywnymi konsekwencjami na gruncie obu ustaw dotyczących podatku dochodowego.
Autor jest Accounting Team Leader w MDDP Outsourcing
