Pandemia COVID-19 całkowicie zmieniła zawodowe standardy. Praca zdalna stała się codziennością i nawet obecnie, gdy nie ma już lockdownu, chętnie korzystamy z takiej formy świadczenia obowiązków służbowych.
Początkowo, zmuszeni pandemiczną rzeczywistością, pracownicy wykonywali pracę głównie z domu. Z czasem, gdy obostrzenia w podróżowaniu stały się mniej rygorystyczne, wiele osób zamiast z domu, zapragnęło świadczyć pracę z bardziej odległych miejsc.
Ostatnio trendem, który cieszy się dużym zainteresowaniem wśród pracowników, jest tzw. workation. Nazwa wywodzi się z połączenia dwóch angielskich słów – work (praca) i vacation (wakacje) i w potocznym rozumieniu oznacza łączenie obowiązków służbowych z wakacjami. W praktyce jest to forma pracy zdalnej, podczas której pracownik przebywa w ciekawym miejscu, w którym po „zamknięciu komputera” może korzystać z typowo wakacyjnych przyjemności. Taka forma pracy jest dla wielu osób niewątpliwie atrakcyjna. Kto nie chciałby przed pracą wykąpać się w morzu lub jeziorze, podczas przerwy lunchowej zjeść świeżo złowioną rybę na plaży lub po pracy udać się na trekking po okolicznych szlakach górskich? Czy jednak pracodawcy, zgadzając się na wyjazd pracownika za granicę, są świadomi wszystkich ryzyk z tym związanych?
Czytaj więcej:
Trendy na rynku pracy
W ostatnim czasie wiele firm znacząco rozbudowało swoją ofertę benefitów dla pracowników, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom coraz bardziej wymagającego rynku pracy. Jednym z nich jest elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy. Według badań EY Work Reimagined 2022, aż 54 proc. pracowników jest skłonna odejść ze swojej organizacji, jeśli nie zostaną spełnione ich wymagania w zakresie elastyczności.
Praca zdalna jest obecnie jednym z benefitów, o które kandydaci najczęściej pytają na rozmowach kwalifikacyjnych. O wynikających z niej korzyściach przekonaliśmy się podczas pandemii i krótko po niej. Workation dodatkowo może być antidotum na monotonię zdalnej formy wykonywania obowiązków oraz wypalenie zawodowe, które dotyka coraz większej liczby pracowników.
Obecna praktyka
Wiele firm, pomimo braku kompleksowych regulacji, opracowało własne zasady. Niektórzy pracodawcy wciąż tej sfery nie uregulowali, natomiast istnieje przyzwolenie na pracę zdalną niekoniecznie z miejsca zamieszkania. Na podstawie obserwacji możemy wyróżnić dwa podstawowe rodzaje workation – odbywające się z inicjatywy pracownika oraz z inicjatywy pracodawcy. W ramach tych rodzajów wyróżniamy poniższe typy pracy zdalnej:
1. Z inicjatywy pracownika – praca zdalna poza miejscem zamieszkania pracownika, która odbywa się:
- w Polsce,
- zagranicą w krótkim okresie czasu, np. do kilku tygodni,
- zagranicą w długim okresie czasu, np. powyżej trzech miesięcy.
2. Z inicjatywy pracodawcy – pobyt z:
- zespołem finansowany przez pracodawcę w wybranym miejscu wypoczynkowym w Polsce,
- zespołem finansowany przez pracodawcę w wybranym miejscu wypoczynkowym zagranicą,
- rodziną finansowany przez pracodawcę w wybranym miejscu wypoczynkowym w Polsce lub zagranicą.
Workation z inicjatywy pracodawcy jest ciekawym benefitem, z którym wiąże się większa inwestycja ze strony przedsiębiorstwa. Wymaga ona bowiem wykupienia lub wynajęcia apartamentu, hotelu lub domu w wybranym miejscu wypoczynkowym w Polsce lub zagranicą.
Z drugiej strony, workation z inicjatywy pracodawcy, gdzie to firma wysyła cały zespół do wspólnej pracy i wypoczynku po godzinach, może być interesującym elementem integracyjnym, czego coraz więcej brakuje w sytuacji standardowej pracy zdalnej.
Istotne kwestie
Nie wszyscy pracownicy są gotowi do pracy w trybie workation. Niezbędne są tu kompetencje miękkie polegające na umiejętnym zarządzaniu czasem i swoją efektywnością. Może się okazać, że bez tych umiejętności pracownik może poczuć się sfrustrowany przytłoczeniem obowiązkami i niemożnością skorzystania z uroków otaczającego miejsca i przebywaniem np. z rodziną lub znajomymi.
Dodatkowo ważne jest, żeby w miejscu workation było stabilne i bezpieczne łącze internetowe. Zdjęcia pokazujące pracownika z komputerem na plaży to tylko piękne ilustracje, bo na dłuższą metę trudno w takich warunkach pracować. Ciężko też sobie wyobrazić ciągłą pracę w pokoju hotelowym, gdzie przebywa jednocześnie rodzina i dzieci. W praktyce potrzebne jest zarówno odpowiednie odizolowane i wygodne miejsce do wykonywania swoich obowiązków zawodowych, jak i wprowadzenie pewnych rutyn związanych z pracą i wypoczynkiem.
To nie jest urlop
Nazwa workation może wprowadzać w błąd. Słowo „vacation” od którego nazwa się wywodzi, zdaje się sugerować, że mamy do czynienia z jakąś formą urlopu. Nic bardziej mylnego. Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy jest okresem zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy, a jego celem jest odpoczynek i regeneracja sił. A zatem nawet jeśli pracownik wykonuje pracę leżąc na plaży, nie można tego uznać za urlop. Tym samym, po powrocie z nawet najbardziej egzotycznego kraju, w którym pracownik wykonywał pracę zdalną, będzie mógł on, a nawet powinien, wykorzystać swój urlop wypoczynkowy w niezmniejszonym wymiarze.
Uwaga na czas pracy…
Workation może spowodować wiele problemów z czasem pracy pracownika. Możemy sobie wyobrazić, że dana osoba pracuje np. z Bali, gdzie różnica czasu wynosi sześć godzin. Pracownik będzie zatem zaczynał pracę, gdy koleżanki i koledzy w Polsce jeszcze śpią, a kończył, gdy w naszym kraju dzień pracy dopiero nabiera tempa. Niewątpliwie pojawią się wówczas problemy we wzajemnej komunikacji czy odbywaniu spotkań z klientami.
Z kolei wydłużenie dnia pracy, by pracownik mógł np. odbyć telekonferencję, spowoduje, że będzie pracował w godzinach nadliczbowych, a może nawet w porze nocnej, co narazi pracodawcę na dodatkowe koszty. Oprócz wynagrodzenia podstawowego, za czas takiej pracy pracodawca powinien bowiem wypłacić pracownikowi również odpowiednie dodatki.
Kolejne problemy mogą wystąpić w związku z ewidencją czasu pracy. Pojawia się pytanie, czy czas pracy pracownika liczyć wówczas według czasu lokalnego pracodawcy, czy może czasu lokalnego pracownika przebywającego za granicą? Dodatkowo podczas pracy zdalnej dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin jest wysoce utrudniona lub nawet niemożliwa. Jak wtedy prawidłowo ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin oraz moment rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika?
Na pewno warto uregulować w wewnętrznym regulaminie pracy zdalnej takie kwestie, jak:
- zasady porozumiewania się z pracownikiem na odległość,
- sposoby potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- zasady zlecania pracy w godzinach nadliczbowych.
Warto także rozważyć przejście na system zadaniowego czasu pracy. Jest to model, w którym czas pracy pracownika jest determinowany zakresem powierzonych mu zadań. Wtedy pracodawcy zwolnieni są z obowiązku sprawowania bezpośredniej kontroli nad właściwym wykorzystaniem przez pracownika czasu pracy oraz nie muszą prowadzić ewidencji przepracowanych godzin. Dodatkowo, jeżeli powierzamy pracownikowi zadania, których wykonanie jest obiektywnie możliwe w ramach obowiązujących ustawowych norm czasu pracy (co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień), eliminujemy ryzyko pracy w godzinach nadliczbowych.
… oraz BHP
Oprócz czasu pracy, niewątpliwe kłopoty mogą pojawić się w zakresie BHP. Należy podkreślić, że na chwilę obecną przepisy nie zwalniają pracodawców z obowiązku zapewnienia pracownikom pracującym zdalnie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Co prawda nowelizacja kodeksu pracy, która na stałe ma wdrożyć pracę zdalną do polskiego porządku prawnego, ogranicza w pewnym stopniu obowiązki pracodawcy w zakresie BHP w przypadku pracy zdalnej. Jednak większość z nich pozostaje w mocy, nawet w przypadku pracy wykonywanej z zagranicy.
Powszechne wątpliwości wśród pracodawców budzi chociażby kwestia ewentualnego wypadku przy pracy. Jak zabezpieczyć miejsce wypadku i ustalić jego okoliczności i przyczyny, gdy pracownik złamie nogę na Zanzibarze? To tylko jedno z wielu pytań, które spędzają sen z powiek pracowników działów HR.
Spoza Unii Europejskiej
Sporo wyzwań możemy napotkać decydując się na łączenie pracy z wakacjami w kraju nie należącym do Unii Europejskiej. Należy pamiętać, że w krajach nienależących do UE pracownik wykonujący pracę może podlegać obowiązkowi wizowemu. Potrzebne może się też okazać wystąpienie o stosowne pozwolenie na pracę. Lokalne przepisy mogą dodatkowo nakładać na pracowników i pracodawców szereg innych obowiązków. Dlatego przed wyrażeniem zgody na workation poza UE pracodawca zawsze powinien sprawdzić przepisy imigracyjne kraju, do którego wybiera się pracownik. Niekiedy może się okazać, że dane państwo ułatwia wykonywanie obowiązków ze swojego terytorium tzw. cyfrowym nomadom, jak określa się osoby pracujące z różnych zakątków świata. Przykładem jest np. Brazylia, która wprowadziła specjalną wizę umożliwiającą obcokrajowcom zatrudnionym poza Brazylią mieszkanie i pracę zdalną w tym kraju przez rok. Taka osoba nie może jednak świadczyć pracy dla lokalnej firmy, a jej miesięczny dochód musi wynosić co najmniej 1,500 USD.
Problemy także w krajach unijnych
Mimo że Polacy jako obywatele kraju członkowskiego UE mogą swobodnie przemieszczać się po innych państwach należących do UE i wykonywać w nich obowiązki zawodowe bez pozwolenia na pracę, nie oznacza to, że praca zdalna z innego kraju europejskiego jest całkowicie pozbawiona ryzyk prawnych.
W przypadku długiego pobytu np. w Hiszpanii, może się okazać, że przepisy lokalnego prawa pracy, które są dla pracownika korzystniejsze (np. w zakresie minimalnego wynagrodzenia czy dni urlopu wypoczynkowego) znajdą swoje zastosowanie do naszego pracownika. A to za sprawą przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych.
Zgodnie z art. 8 tego rozporządzenia umowa o pracę podlega bowiem prawu wybranemu przez strony, który to jednak wybór nie może pozbawić pracownika ochrony przyznanej mu na podstawie przepisów prawa państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę w wykonaniu umowy. Jednocześnie w przepisie tym podkreślono, że za zmianę państwa, w którym zazwyczaj świadczona jest praca, nie uważa się tymczasowego zatrudnienia w innym kraju. Kluczowe jest zatem ustalenie, na jak długo pracownik może wyjechać, aby nie doszło do zmiany prawa właściwego.
Niestety obecnie obowiązujące przepisy nie wskazują maksymalnego okresu, po upływie którego pracownik będzie miał prawo do korzystania z ochrony lokalnego prawa pracy w zakresie, w jakim jest ono dla niego korzystniejsze. Z pewnością takiej zmiany nie spowoduje krótkotrwały wyjazd (do kilku miesięcy) z zamiarem powrotu do Polski. Jeśli jednak pracownik przebywa w innym kraju np. już rok, nie przewiduje powrotu w najbliższej przyszłości, a na dodatek np. przeprowadził się z rodziną, to takiego ryzyka wykluczyć się nie da. Co więcej, w takim przypadku pracodawcy grozi również, że może zostać pozwany przed sąd kraju, w którym przebywa pracownik. Zgodnie bowiem z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1215/2012 z 12 grudnia 2012 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych, pracodawca może zostać pozwany przed sąd miejsca, w którym pracownik ostatnio zazwyczaj świadczył pracę. Niewątpliwie może to narazić pracodawcę na dodatkowe koszty związane z prowadzeniem procesu w obcym kraju.
Uznanie za delegowanie
Kwestia prawa właściwego i właściwości miejscowej sądów pracy nie jest jedynym ryzykiem, jakie należy wziąć pod uwagę, wyrażając zgodę na wyjazd pracownika do kraju Unii Europejskiej. Nie jest bowiem wykluczone, że w konkretnym przypadku osoba przebywająca np. w Grecji i stamtąd pracująca dla organizacji w Polsce, zostanie uznana za pracownika delegowanego w rozumieniu przepisów prawa lokalnego. W takim przypadku na pracodawcy mogą ciążyć dodatkowe obowiązki np. w zakresie zgłoszenia takiej osoby i faktu wykonywania przez nią pracy lokalnym władzom, czy zapewnienia warunków pracy nie mniej korzystnych, niż te które wynikają z lokalnego prawa pracy. A zatem również w przypadku zgody na wyjazd pracownika w ramach UE należy uprzednio przeanalizować lokalne przepisy prawa, które mogą mieć do niego zastosowanie, aby uniknąć potencjalnych kar.
Problemy podatkowe…
Co do zasady problemów na gruncie podatkowym nie powoduje workation na terenie Polski, jak również krótki wyjazd zagraniczny, z którego praca świadczona jest zdalnie.
Problem pojawia się w momencie, gdy zagraniczne workation się przedłuża. Mylne jest przekonanie, że praca spoza terytorium Polski podczas krótszych niż półroczne pobyty nie rodzi ryzyk. Istotne w tym zakresie będzie bowiem każdorazowe ustalenie rezydencji podatkowej podatnika, czyli miejsca zamieszkania dla celów podatkowych oraz to, czy Polska ma zawartą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania z państwem, z którego terytorium pracownik pracuje w trybie workation.
Czasem nie jest jednak łatwe rozstrzygnięcie kwestii rezydencji podatkowej danej osoby. Przykładowo pracownik może być jednocześnie uważany za polskiego rezydenta podatkowego na podstawie ustawy o PIT i rezydenta innego państwa w oparciu o jego wewnętrzne przepisy. W takim przypadku zastosowanie powinny znaleźć przepisy odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przewidują one ogólną zasadę, zgodnie z którą dochód z pracy uzyskany przez rezydenta podatkowego jednego państwa opodatkowany jest w kraju rezydencji, chyba że praca jest wykonywana w innym państwie. Wówczas dochód związany z pracą wykonywaną na terytorium drugiego państwa będzie tam opodatkowany, jeżeli wewnętrzne przepisy podatkowe drugiego kraju nakładają taki obowiązek. Jeżeli jednak pobyt pracownika na terytorium drugiego państwa przekroczy 183 dni, opodatkowaniu w nim będzie podlegało jego wynagrodzenie za pracę otrzymane w całym tym okresie, a nie tylko wynagrodzenie otrzymane po przekroczeniu tego limitu.
Dodatkowo sprawa może się skomplikować, jeżeli pracownik postanowi przenieść się do innego kraju razem z najbliższą rodziną. Wówczas może dojść do zmiany rezydencji podatkowej pomimo braku przekroczenia limitu 183 dni.
Z kolei w sytuacji, w której pracownik przebywa w ramach workation na terytorium państwa, które nie zawarło z Polską umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, skutki podatkowe wypłaty wynagrodzenia za taką pracę wynikają wprost z przepisów tego kraju. Należy założyć, że wynagrodzenie pracownika będzie opodatkowane w tym państwie już od samego początku workation. Co istotne, przepisy drugiego kraju mogą nakładać obowiązki nie tylko na samego pracownika, ale też na pracodawcę wypłacającego wynagrodzenie.
… i w zakresie ubezpieczeń społecznych
Konsekwencje workation z zagranicy mogą być również widoczne na gruncie ubezpieczeń społecznych. Przy czym skutki te są uzależnione od tego, w którym państwie jest ona wykonywana. Powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w innym kraju powoduje, że pracodawca powinien zarejestrować się jako płatnik składek w zagranicznym systemie. Przepisy unijne pozwalają jednak na zawarcie umowy z pracownikiem, który przejmie obowiązek płacenia składek do systemu ubezpieczeniowego państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę.
Jeżeli pracodawca nie zarejestruje się jako płatnik składek ani nie zawrze z pracownikiem umowy o przejęciu przez niego obowiązków płatnika, może dojść do powstania zaległości wobec systemu ubezpieczeniowego drugiego państwa. Trzeba je będzie uregulować z odsetkami za zwłokę, narażając się przy tym na dodatkowe sankcje finansowe za naruszenie tamtejszych przepisów.
Pamiętać przy tym należy, iż skutki na gruncie ubezpieczeń społecznych mogą się różnić w zależności od tego, w jakim państwie przebywa pracownik. Z przepisów nie wynika również wprost, przez jaki okres zatrudniona osoba musi pracować za granicą, aby powstał obowiązek ubezpieczeniowy w drugim kraju. Powoduje to, że nawet krótkie zagraniczne workation może rodzić tamtejsze konsekwencje ubezpieczeniowe. W konsekwencji osoba pracująca w innym państwie członkowskim powinna podlegać przepisom o zabezpieczeniu społecznym tego właśnie kraju, chyba że zostanie złożony wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego i pracownik uzyska certyfikat A1 w Polsce.
Istnieją również wyjątki w przypadku pracowników tymczasowo delegowanych do innego państwa członkowskiego i pracowników wykonujących pracę w dwóch lub w kilku krajach należących do Unii Europejskiej. Jednak co do zasady żaden z tych wyjątków wydaje się nie mieć zastosowania w przypadku workation z zagranicy.
Polska podpisała również szereg umów o zabezpieczeniu społecznym celem uregulowania konsekwencji ubezpieczeniowych w przypadku pracowników transgranicznych wykonujących pracę w Państwach spoza UE i EOG, np. ze Stanami Zjednoczonymi. W większości umów obowiązuje zasada podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych w państwie, w którym wykonywana jest praca, ale możliwe jest pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń, jeśli spełnione są warunki określone w umowie.
Z kolei w przypadku krajów spoza UE i EOG, z którymi Polska nie zawarła umów o zabezpieczeniu społecznym, brak przepisów koordynujących w przypadku wykonywania pracy na terytorium państwa trzeciego powoduje, że zastosowanie mają jednocześnie przepisy ubezpieczeniowe obu krajów, tzn. Polski oraz państwa trzeciego. Może to oznaczać powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w państwie trzecim, pomimo podlegania nadal obowiązkowym ubezpieczeniom w Polsce.
Zakład podatkowy
W zależności od sytuacji, organy podatkowe państwa, w którym wykonywana jest praca w ramach workation, mogą uznać, że pracodawca prowadzi tam swoją działalność, a więc posiada tzw. zakład podatkowy. W konsekwencji mogą domagać się opodatkowania części dochodów spółki w tym kraju. Ocena tego ryzyka zależy w szczególności od zakresu obowiązków pracownika oraz okresu wykonywania przez niego obowiązków zawodowych w tym państwie.
Zdaniem autorów
Jolanta Jakóbczyk - starsza menadżerka w zespole People Advisory Services, EY Polska
Dagmara Leonik - menadżerka w zespole People Advisory Services, EY Polska
Michal Włodarczyk - adwokat, menedżer w zespole prawa pracy, Kancelaria EY Law
Nawet jeśli pracodawca wspiera pracowników w ramach workation i wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom chce zorganizować pracę w tym trybie, problematyczne może okazać się dotarcie do właściwych regulacji danego kraju i ich prawidłowa analiza. Przede wszystkim trudności może sprawiać uzyskanie pełnych informacji, szczególnie w warunkach, kiedy kraje nie zawsze publikują wytyczne w sposób ogólnodostępny, kompletny czy w innych językach niż urzędowy. W związku z tym bardzo istotne jest wewnętrzne uregulowanie pracy w ramach workation, co obejmuje szereg działań. Po pierwsze, trzeba precyzyjnie określić jej zasady. Na przykład sprecyzowania wymaga wymiar pracy zdalnej w ramach workation czy to, którzy pracownicy będą nią objęci, jak również miejsce jej wykonywania z uwzględnieniem aspektu wyjazdu za granicę. Należy opracować lub zweryfikować istniejący regulamin pracy – stacjonarnej lub/oraz zdalnej, wdrożyć go w porozumieniu z reprezentacją pracowników, zakomunikować i uzyskać ich akceptację. Dodatkowo warto też zweryfikować szerszą dokumentację, w tym choćby umowy o pracę.