- Zatrudniam ponad 50 osób, więc będę musiał utworzyć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Czy jeśli sygnalista zgłosi naruszenie, będę zobowiązany wystawić mu jakieś zaświadczenie? – pyta czytelnik.
Zgodnie z art. 8 ust. 3 dyrektywy z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (art. 23 ust. 1 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa) podmiot, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób, będzie zobowiązany do ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Ma ona określać m.in.:
- sposoby przekazywania zgłoszeń,
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy je przekazać, oraz
- określenie systemu zachęt do korzystania z wewnętrznej procedury zgłoszeń, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, a zgłaszający uważa, że nie ma ryzyka działań odwetowych.
Czytaj więcej:
Długo oczekiwane przepisy wdrażające unijną ochronę sygnalistów już niedługo mogą trafić do Sejmu i wejdą w życie pod koniec tego roku.
Pro
Procedura wewnętrzna będzie zatem regulowała kwestię potwierdzania zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia. Dyrektywa ani wdrażająca ją ustawa nie nakłada na podmiot prawny obowiązku wystawiania zaświadczenia o uzyskaniu statusu sygnalisty. Przyjmujący zgłoszenie (wewnętrzna jednostka organizacyjna lub wyznaczona osoba w ramach podmiotu albo podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń) będzie musiał potwierdzić zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie poda adresu do kontaktu.
Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej nie będzie mógł przekroczyć trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Co istotne, sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia ustnego – telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej. Zgłoszenie dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, będzie trzeba udokumentować w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.
Zgłoszenie ustne, które nie będzie nagrywane, trzeba będzie dokumentować w dokładnym protokole rozmowy. Zgłaszający będzie mógł sprawdzić, poprawić i zatwierdzić transkrypcję rozmowy lub protokołu rozmowy, składając podpis.
Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane na bezpośrednim spotkaniu zorganizowanym w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Wówczas za zgodą zgłaszającego zgłoszenie będzie dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- dokładnego protokołu spotkania, który odtwarza jego przebieg.
Konkludując, podmiot nie będzie miał prawnego obowiązku wydania zaświadczenia potwierdzającego fakt dokonania zgłoszenia. Będzie jednak musiał potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni. Wydaje się jednak, że procedura wewnętrzna może pozwalać na wydanie zaświadczenia potwierdzającego fakt dokonania zgłoszenia.
Bez względu na to, czy zostanie wydane zaświadczenie, czy nie, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym dyscyplinarnej lub za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, zgłaszający będzie mógł wystąpić o jego umorzenie, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
Autor jest radcą prawnym, byłym wieloletnim pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy
