Często polegamy na powszechnym, błędnym przekonaniu, że wykonując dwie lub więcej czynności jednocześnie zwiększamy naszą efektywność i wykonujemy więcej zadań w tym samym czasie. Jednak prawda jest taka, że nie jest to możliwe. Zamiast wykonywać zadania efektywnie, przeskakujemy między czynnościami. Za każdym razem, gdy dokonujemy zmiany, tracimy czas i energię na przełączanie się, a wydajność spada. W praktyce wykonywanie wielu zadań jednocześnie prowadzi do odwrotnych skutków niż oczekiwane – wzrasta tendencja do popełniania błędów, zapominania oraz zwiększa się ryzyko dla naszego bezpieczeństwa.
Kilka zadań jednocześnie
Multitasking, czyli wykonywanie wielu działań jednocześnie, pochłania ok. 57 proc. czasu pracy. Oznacza to, że ponad połowę czasu poświęcamy na przełączanie się między zadaniami, przerywanie i powracanie do rozpoczętych wcześniej czynności. Co naturalne, wielozadaniowość nie jest wolna od konsekwencji. Występują tu m.in. koszty związane z przełączaniem się pomiędzy zadaniami, co prowadzi do spowolnienia tempa pracy wynikającego z większego obciążenia umysłowego.
Analizując dane GUS można zauważyć, że nieprawidłowe zachowanie się pracowników stanowi główną przyczynę wypadków przy pracy – w 2022 r. było to aż 61,1 proc. Ten wynik wskazuje na fakt, że pracownicy nie zawsze skupiają się w pełni na wykonywaniu jednego zadania, ale próbują jednocześnie realizować wiele czynności. Próba wykonywania wielu zadań jednocześnie może mieć negatywny wpływ na naszą zdolność do skoncentrowanego działania i podejmowania świadomych decyzji, co finalnie skutkuje zwiększonym ryzykiem zdarzeń wypadkowych.
Czytaj więcej
Jednoczesne mówienie i chodzenie staje się trudniejsze już po ukończeniu 55 lat, wynika z najnowszych badań opublikowanych w Lancet Healthy Longevity. O dziesięć lat wcześniej niż dotychczas. Ma to związek ze zmianami w funkcjonowaniu mózgu.
Weźmy pod uwagę przykładową sytuację, gdzie operator maszyny jest jednocześnie odpowiedzialny za monitorowanie pracy urządzenia, sprawdzanie parametrów technicznych, kontrolowanie jakości produkowanych wyrobów oraz komunikację z innymi pracownikami na linii produkcyjnej. Gdy skupia się na kilku zadaniach jednocześnie, istnieje wysokie ryzyko, że może przeoczyć sygnał alarmowy wskazujący na awarię maszyny lub na nagle zaistniałe zagrożenie dla siebie oraz otoczenia. Ponadto, jeśli operator próbuje równocześnie oceniać jakość produktów i utrzymywać komunikację z innymi pracownikami, istnieje większe ryzyko popełnienia błędów w ocenie jakości lub pomyłki w przekazywaniu informacjii.
Ważna prewencja
W środowiskach pracy należy zapewnić odpowiednie szkolenia, aby pracownicy zdawali sobie sprawę z ryzyka związanego z multitaskingiem. Równocześnie należy ich zachęcać do wykonywania zadań w sposób skoncentrowany i sekwencyjny z podkreśleniem priorytetu bezpieczeństwa i efektywności. Nawet trzysekundowe rozproszenie może bowiem podwoić wskaźnik popełnianych błędów.
Dane GUS wskazują także, że dominującą grupą wydarzeń powodujących urazy w 2022 r. było zderzenie z/uderzenie w nieruchomy obiekt – stanowiące 32,1 proc. wszystkich wypadków.
Z kolei badanie opublikowane w PLOS One, przeprowadzone m.in. w celu oceny wpływu pisania wiadomości tekstowych (SMS-ów) podczas chodzenia na wydajność ruchową i bezpieczeństwo wskazuje, że pisanie wiadomości tekstowych w trakcie poruszania się powoduje spowolnienie tempa chodu, zwiększa ryzyko zboczenia z wyznaczonej trasy oraz naruszenia równowagi.
Przy próbie skoncentrowania się na wielu zadaniach jednocześnie często tracimy świadomość otoczenia. W przypadku poruszania się takie rozproszenie uwagi może prowadzić do poślizgnięć, potknięć, a w skrajnych przypadkach nawet upadków. Kiedy mózg doświadcza zwiększonego obciążenia pracą, przetwarzanie informacji spowalnia, co oznacza, że jest znacznie mniej prawdopodobne, że rozpoznamy nieoczekiwane zagrożenia i zareagujemy na nie na czas, aby uniknąć wypadku lub obrażeń.
Według badań ludzki mózg potrzebuje około 9,5 minuty, aby ponownie skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Innymi słowy, tracimy około 10 minut na powrót do pełnego skupienia intelektualnego oraz zaangażowania się w zadanie. Psychologowie określają to jako „koszty zmiany zadań”. Dopiero po 10 minutach jesteśmy w stanie osiągnąć wysoki poziom koncentracji, a jego utrzymanie na optymalnym poziomie trwa około 50–60 minut.
Prawdą jest, że gdy jesteśmy skoncentrowani na jednym zadaniu, możemy pracować w spokojniejszym trybie. Skupiamy się na wykonywanym zadaniu, koncentrujemy na czynnościach, postępujemy zgodnie z wytycznymi, popełniamy mniej błędów. Bez względu na to, jakie zadanie wykonujemy, osiągamy najlepsze wyniki, gdy koncentrujemy się na jednej rzeczy na raz.
Groźny w trasie
Pracodawcy przyłączają się do budowania świadomości kierowców w zakresie bezpiecznej jazdy samochodem, wdrażając politykę zerowej tolerancji dla telefonów komórkowych w trakcie prowadzenia auta. Aby polityka zerowej tolerancji była skuteczna, ważne jest, aby zapewnić edukację na temat niebezpieczeństw związanych z rozproszoną jazdą. Regularna komunikacja i szkolenia pokazujące znaczenie bezpiecznej jazdy mogą wzmocnić świadomość pracowników.
Według Virginia Tech Transportation Institute wybieranie numeru telefonu komórkowego w trakcie prowadzenia auta zwiększało ryzyko wypadku o 2,8 razy. Z kolei pisanie i czytanie wiadomości SMS w samochodzie zwiększa ryzyko wypadku aż o 23 proc.
Zamień na Mindfulness
Badania wskazują, że prawie połowę swojego czasu spędzamy na myśleniu o czymś innym niż aktualnie się zajmujemy. Dlatego też neuronaukowcy zachęcają do doskonalenia praktyki uważności ang. Mindfulness, która ma silnie pozytywny wpływ na różne aspekty funkcjonowania intelektualnego i emocjonalnego.
Mindfulness to zdolność do koncentrowania uwagi na wewnętrznych i zewnętrznych bodźcach występujących w danej chwili. W dzisiejszym dynamicznym świecie, pełnym szybkiego tempa, jest to istotna kompetencja, która ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa. Osoby praktykujące uważność (mindfulness) wykazują się podejmowaniem decyzji o wyższej jakości, skuteczniejszym radzeniem sobie ze stresem oraz deklarują większą satysfakcję z pracy. Praktyka uważności w pracy pozwala zaobserwować mniejszą liczbę konfliktów, poprawę relacji między pracownikami oraz zwiększoną efektywność.
Im więcej zadań o takiej samej wadze i terminie mamy do zrobienia, tym bardziej jesteśmy skłonni do wykonywania wielu zadań jednocześnie. Jednak gdy jedno zadanie ma wyższy priorytet od reszty (np. zbliża się jego termin), nasza zdolność do jednoczesnego wykonywania wielu zadań maleje. Zarządzanie czasem pracy jest trudne i wymaga dużo dyscypliny. Musimy często modyfikować nasze podejście, analizować wyniki i znaleźć najbardziej efektywną strategię. Ważne jest ustalenie hierarchii zadań, czyli ich uporządkowanie według pilności. Tworzenie listy priorytetów zwiększa szanse na dotrzymanie terminów i przede wszystkim zapewnia większe bezpieczeństwo, zarówno w kontekście zmniejszenia ryzyka wypadków w różnych branżach, jak i redukcji poziomu stresu. W środowiskach, gdzie wymagane jest skupienie i precyzja, np. w przemyśle lub obsłudze maszyn, wykonywanie wielu zadań jednocześnie może stanowić poważne zagrożenie.
Zdaniem autorki
Magdalena Włastowska ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting
Chociaż wielozadaniowość (multitasking) wciąż cieszy się popularnością w środowiskach zawodowych, ma ona zdecydowanie niekorzystny wpływ na wydajność i bezpieczeństwo pracowników. Wykonywanie jednocześnie wielu zadań prowadzi do rozproszenia uwagi, zwiększonego poziomu stresu i mniejszej precyzji, co z kolei zwiększa ryzyko wypadków oraz popełnienia błędów. Istotne jest, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy byli świadomi tych zagrożeń oraz wspólnie podejmowali działania mające na celu koncentrację uwagi, ustalanie priorytetów i skuteczne zarządzanie czasem w celu poprawy dobrostanu pracowników oraz jakości pracy.
