Zanim zdecydujemy się na współpracę z freelancerem, warto poznać możliwe formy zabezpieczenia transakcji – a więc zaliczkę, zadatek, umowę poufności oraz zakaz konkurencji. W ten sposób będziemy mieć pewność, że dzieło zostanie wykonane sumiennie i terminowo, a podwykonawca nie wykorzysta zastosowanych rozwiązań w firmie konkurencyjnej.
Czytaj więcej:
Współpraca z freelancerem niesie ze sobą dużo zalet, dlatego coraz chętniej decydują się na nią przedsiębiorcy, którym brakuje rąk do pracy, a nie chcą kłopotać się przeprowadzaniem wewnętrznych rekrutacji. Warto jednak wiedzieć, jak zabezpieczyć się na wypadek niewykonanej pracy.
Zadatek i zaliczka
Podejmując współpracę z niezależnym specjalistą warto zawczasu podjąć kroki zabezpieczające ryzyko niewywiązania się freelancera z wykonania dzieła. Służą temu zadatek i zaliczka pełniące rolę gwaranta – wpłacona kwota staje się potwierdzeniem złożonego zamówienia ze strony zleceniodawcy, a jednocześnie zabezpieczeniem dla wykonawcy na poczet przyszłego wynagrodzenia.
Zaliczka to rodzaj świadczenia pieniężnego otrzymanego przez jedną ze stron przed zakończeniem umowy, które nie jest regulowane w osobnych przepisach. Stosuje się do niego przepisy kodeksu cywilnego mówiące o umowach wzajemnych. Zaliczka jest włączana w wynagrodzenie w sytuacji, gdy umowa dojdzie do skutku. Gdy obie strony postanowią odstąpić od umowy, świadczenie należy zwrócić.
Zadatek – w przeciwieństwie do zaliczki – jest opisany w art. 394 kodeksu cywilnego. Według prawa to forma świadczenia pieniężnego bądź rzeczowego przekazywanego przez jedną ze stron w momencie zawarcia umowy. Zgodnie z przepisami zadatek nie powinien przekraczać 20 proc. wartości jej przedmiotu. Gdy umowa zostanie wykonana, świadczenie ulega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Natomiast w przypadku niewykonania umowy strony nie mają obowiązku ustalania innego terminu lub zmiany warunków, które umożliwią jej wykonanie. Jeśli obie strony zdecydują się odstąpić od umowy albo gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, strona otrzymująca zadatek (freelancer) ma obowiązek zwrócić otrzymaną kwotę w tej samej wysokości.
Gdy umowa nie została wykonana z winy zleceniobiorcy, ma on obowiązek zwrócić zadatek, a wpłacający może zażądać zwrotu podwójnej jego wysokości. Z kolei kiedy do zerwania umowy dochodzi z winy drugiej strony, zadatek nie podlega zwrotowi – stanowi on więc formę rekompensaty za utraconą korzyść.
Łączenie z umową o dzieło
Zwyczajowo zabezpieczenie w postaci zadatków i zaliczek stosuje się przy zamówieniach na znaczne kwoty. Jednak postanowienia kodeksu cywilnego nie ograniczają ich użycia wyłącznie do sprzedaży towarów.
Stosując zadatek bądź zaliczkę w umowie o dzieło lub umowie zlecenia zleceniodawcy mogą napotkać inną trudność. Ponieważ firmy zazwyczaj rozliczają tego typu świadczenia na podstawie faktur zaliczkowych, jeśli niezależny specjalista nie posiada własnej działalności gospodarczej, należy zawrzeć odpowiednią umowę cywilną.
Przedmiotem umowy o dzieło jest wykonanie określonej usługi lub stworzenie nowego produktu o autorskim charakterze. To znaczy, że umowa o dzieło nie może być użyta do rozliczenia wyłącznie zadatku bądź zaliczki. Podobne ograniczenie dotyczy umowy zlecenia, której przedmiotem jest czas poświęcony na realizację dzieła. W sytuacji, gdy przedsiębiorca chce wypłacić freelancerowi zaliczkę lub dać zadatek, powinien skorzystać z umowy wzajemnej lub nienazwanej, aby uregulować płatność. Inną możliwością są dedykowane platformy, które ułatwiają rozliczenie na linii klient – freelancer i chronią obydwie strony umowy.
Zakaz konkurencji
Sytuacja rynkowa i duża konkurencja często wymusza na pracodawcach stosowanie w umowach z pracownikami i współpracownikami postanowień o zakazie konkurencji. Takie zobowiązanie nakłada na podwykonawcę powstrzymanie się od świadczenia pracy na rzecz podmiotu prowadzącego działalność konkurencyjną wobec zleceniodawcy. Zakaz konkurencji może obejmować m.in.:
- wykonywanie pracy w ramach umowy o pracę lub świadczenie usług na podstawie umowy zlecenia bądź innego stosunku prawnego, na rzecz firmy prowadzącej działalność konkurencyjną,
- prowadzenie firmy lub bycie wspólnikiem w spółce prowadzącej działalność konkurencyjną wobec zleceniodawcy.
Poprzez działalność konkurencyjną uważa się najczęściej taką aktywność prowadzoną przez zleceniobiorcę lub przez inne podmioty, w ramach której wprowadzają lub mogą wprowadzić albo nabywają lub mogą nabyć w tym samym czasie oraz na tym samym rynku towary (usługi) takie same, jakie oferuje pracodawca lub inne – jeżeli przez ich odbiorców wytwory uznane są za substytuty.
Precyzyjne zapisy
Istotne jest to, aby zakaz konkurencji precyzyjnie wskazywał, czego zleceniobiorca nie może robić, natomiast podmioty konkurencyjne powinny być zdefiniowane jak najbardziej dokładnie. Dodatkowo warto sprecyzować czas obowiązywania zakazu konkurencji – czy działa on tylko w trakcie współpracy, czy też po jej zakończeniu. Jeśli zakaz konkurencji ma działać także po ustaniu współpracy, to freelancer może negocjować dodatkowe wynagrodzenie lub odmówić kooperacji.
Zdaniem autora
Bartłomiej Król Business Developement Manager w Useme
Inną formą zabezpieczenia dla przedsiębiorców współpracujących z freelancerami może być NDA (non-disclosure agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności. Taki dokument daje zleceniodawcy pewność, że żadne informacje nie wyciekną z jego firmy, a w niektórych przypadkach może dotyczyć również wykorzystania opracowanych rozwiązań w innych projektach.
