Wraz z wejściem w życie 17 listopada 2023 r. zmian w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej: rozporządzenie) pojawiły się wątpliwości co do jego stosowania do pracowników zdalnych.

Praca zdalna z laptopem a dodatkowy monitor

Istotą problemu jest relacja pomiędzy przepisami o pracy zdalnej z kodeksu pracy a przepisami rozporządzenia. Żadna z tych regulacji nie odnosi się wprost do drugiej, a co za tym idzie – relacja pomiędzy nimi nie jest w pełni jasna. Szczególnie kontrowersyjny okazał się obowiązek doposażenia stanowiska pracy zdalnej, na którym pracownik korzysta z laptopa, w dodatkowy monitor lub podstawkę oraz zewnętrzną klawiaturę i mysz. Dla przejrzystości w dalszej części artykuł odnosi się wyłącznie do monitorów, ale jest tak samo aktualny dla pozostałych wymienionych elementów wyposażenia.

Co na to Inspekcja Pracy

Opisywany problem dostrzegła Państwowa Inspekcja Pracy, która na swojej stronie internetowej przedstawiła stanowisko w tej sprawie. Według PIP, jeśli pracownik zdalny pracuje na laptopie zapewnionym przez pracodawcę, to również na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia dodatkowego monitora. Pracodawca jest z tego obowiązku zwolniony tylko wtedy, gdy strony umówią się, że pracownik będzie korzystał z własnego laptopa.

PIP opiera swoje stanowisko głównie na treści art. 215 i  218 kodeksu pracy. Z przepisów tych wynika, że pracodawca musi zapewnić, aby stosowane narzędzia pracy uwzględniały zasady ergonomii. Według PIP laptop bez dodatkowego monitora nie uwzględnia tych zasad. Taka argumentacja budzi jednak szereg wątpliwości.

Niezbędne narzędzia

Przede wszystkim trudno zgodzić się z tym, że dodatkowy monitor jest narzędziem „niezbędnym do wykonywania pracy zdalnej”, do którego zapewnienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów o pracy zdalnej. O braku cechy „niezbędności” najbardziej dobitnie świadczy fakt, że dotychczas praca zdalna w wielu przypadkach była z powodzeniem wykonywana przy użyciu samych laptopów. Z drugiej strony, sam dodatkowy monitor będzie bezużyteczny bez – faktycznie niezbędnego – narzędzia pracy, jakim dla pracowników zdalnych jest zazwyczaj komputer.

Ergonomia przy pracy z laptopem

Po drugie, nie jest prawdą, że praca na laptopie bez dodatkowego monitora z założenia nie uwzględnia zasad ergonomii. Takiej tezie przeczą same przepisy rozporządzenia, które wymagają dodatkowego monitora wyłącznie na stanowiskach, na których pracownik użytkuje monitor co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Tym samym pracownik używający laptopa w mniejszym wymiarze formalnie nie potrzebuje dodatkowego monitora. Jest to zatem kwestia nie tyle ergonomii samego sprzętu, co stanowiska pracy.

Dla lepszego zrozumienia tej różnicy można odwołać się do innych przepisów rozporządzenia, które wymagają np. aby obraz na ekranie monitora był stabilny. Dopiero gdyby pracodawca zapewnił pracownikowi laptop, który nie spełnia tego wymogu, można by mówić o dostarczeniu sprzętu, który nie uwzględnia zasad ergonomii.

Wyłączone obowiązki BHP

Po trzecie, wymogi dla stanowisk pracy przy monitorach ekranowych, w tym zasady ergonomii, są przepisami stricte z zakresu BHP. Świadczy o tym zarówno podstawa prawna wydania rozporządzenia, tj. art. 23715 k.p., znajdujący się w dziale kodeksu pracy dotyczącym BHP, jak i sam tytuł rozporządzenia i jego treść. Tymczasem przepis art. 6731 § 1 k.p. wprost wyłącza po stronie pracodawcy obowiązki: organizowania stanowiska pracy zdalnej zgodnie z przepisami i zasadami BHP oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy zdalnej i wyposażenia technicznego (art. 212 pkt 1 i 4 k.p.).

Co więcej, przepis art. 6731 § 7 k.p. uzależnia możliwość dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej od złożenia przez niego oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Dodatkowo § 8 tego przepisu wskazuje wprost, że to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Jest to przepis szczególny w stosunku do przepisu § 4 rozporządzenia, zgodnie z którym to pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania BHP oraz ergonomii, określone w załączniku do rozporządzenia. Brak jest podstaw, by traktować wymóg wyposażenia stanowiska pracy w dodatkowy monitor inaczej niż pozostałe wymogi dotyczące stanowiska pracy, za które w przypadku pracy zdalnej niewątpliwe odpowiada pracownik.

Zdaniem autora

Piotr Podsiadły, radca prawny, Associate w kancelarii CMS

Zwolennicy tezy, że to pracodawca powinien zapewnić monitor pracownikowi zdalnemu, interpretują przepis art. 6731 § 8 k.p.

w ten sposób, że to pracownik odpowiada za organizację stanowiska pracy zdalnej, ale to pracodawca powinien zapewnić niezbędne do takiej organizacji narzędzia i wyposażenie. Kierując się tą logiką, pracodawca powinien zapewnić pracownikom zdalnym również stoły i krzesła, które w myśl rozporządzenia składają się na stanowisko pracy tak samo jak dodatkowy monitor. Tymczasem zgodnie ze słusznym stanowiskiem samej PIP pracodawca nie ma takiego obowiązku. W tym kontekście za nietrafione uznać należy również twierdzenia, że niezapewnienie pracownikom zdalnym dodatkowych monitorów byłoby przerzucaniem na nich ciężaru prowadzenia działalności gospodarczej pracodawcy. Monitor może być bowiem zastąpiony podstawką, której koszt jest dużo niższy niż np. krzesła spełniającego wymogi rozporządzenia, które pracownik musi co do zasady zapewnić sobie sam.

Z czysto prawnej perspektywy więcej argumentów przemawia za interpretacją, zgodnie z którą pracodawca nie jest zobowiązany zapewniać pracownikom zdalnym dodatkowych monitorów ani wypłacać ekwiwalentu w przypadku korzystania przez pracownikom z ich prywatnych monitorów. Jakkolwiek próby propracowniczej wykładni przepisów przez Państwową Inspekcję Pracy są zrozumiałe, to omówione stanowisko wydaje się nie uwzględniać całokształtu obowiązujących ram prawnych.

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

Kto powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie podstawkę pod laptopa lub dodatkowy monitor?

W opisanej sytuacji gdy to pracodawca zapewnia pracownikowi do pracy laptop, tablet itp. – to także pracodawca powinien zapewnić urządzenia dostosowujące ten sprzęt do wymagań ergonomii. Natomiast w sytuacji gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój sprzęt prywatny (laptop, tablet) to sprzęt ten powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem w tej sytuacji to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań.

Z dniem 17 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wprowadzone zmiany polegają m.in. na dostosowaniu przepisów rozporządzenia do aktualnych rozwiązań technologicznych. W załączniku do rozporządzenia wskazano konkretne rozwiązania, jakie należy zastosować w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Jednocześnie do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej należy:

- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

- pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 1 i 2 Kodeksu pracy, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4 Kodeksu pracy, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3 Kodeksu pracy, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy;

- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Ponadto strony (pracownik i pracodawca) mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy

(m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W związku z powyższym, w zależności od poczynionych zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej oraz w związku ze zmianą przepisów ww. rozporządzenia pracodawcy i pracownicy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy zdalnej, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)

- rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU poz. 2367)

Źródło: www.pip.gov.pl