Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika zatrudnionego od kilku lat? Pracuje u nas kilka osób. Wszystkie zostały zatrudnione przed 2019 r. – pyta czytelniczka.
Czytaj także: Ewidencja czasu pracy nie wystarczy
Jeżeli za te osoby płatnik nie złożył raportów informacyjnych w ZUS, ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez trzy lata. Niektóre dokumenty związane z czasem pracy, które obecnie wchodzą w skład dokumentów dotyczących czasu pracy, należy jednak trzymać przez cały okres objęty tym dokumentem oraz przez kolejne trzy lata.
Ważna data zatrudnienia
Czas, przez jaki należy przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy, jest uzależniony od momentu zatrudnienia pracownika oraz od tego, czy pracodawca złożył za niego raporty informacyjne:
? wobec zatrudnionych 1 stycznia 2019 r. lub później – obowiązuje nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie),
? gdy początek zatrudnienia przypadał w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – czas przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.; pracodawca może jednak złożyć za osoby zgłoszone w tym okresie do ubezpieczeń społecznych raporty informacyjne i wówczas – po ich faktycznym złożeniu – okres przechowywania dokumentacji ulega zmianie na ten, który wynika z obecnych przepisów (w praktyce w odniesieniu do dokumentacji związanej z czasem pracy będzie znacząco wydłużony),
? w razie zatrudnienia przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.
Do przedawnienia roszczeń
W przepisach obowiązujących do końca 2018 r. nie wskazywano wprost, przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pacy (wyjątkiem były – i są, gdyż nie uległy zmianie – przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, w których wskazuje się na trzy lata). Konsekwentnie przyjmowano, że są to trzy lata od dnia, w którym roszczenia pracownicze stały się wymagalne. W odniesieniu do ewidencji czasu pracy są to trzy lata po zakończeniu okresu rozliczeniowego, którego dotyczy ewidencja. Taki okres przechowywania ewidencji nadal obowiązuje w stosunku do osób z drugiej i trzeciej z wymienionych wyżej grup (przy założeniu nie złożenia raportów informacyjnych).
Autor jest prawnikiem
Indywidualny rozkład lub system weekendowy
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369) w § 6 nakazuje przechowywać osobno dla każdego pracownika także liczne dokumenty związane z czasem pracy. Część z nich trzeba przechowywać znacznie dłużej, co wynika z innego momentu rozpoczęcia liczenia okresu przedawnienia roszczeń. Nadal wynosi on trzy lata, od kiedy roszczenie stało się wymagalne, ale okres ten zacznie w niektórych przypadkach biec od zakończenia zatrudnienia lub od zakończenia okresu objętego danym dokumentem. Tak jest np. przy stosowaniu indywidualnych rozkładów czasu pracy czy systemu pracy weekendowej. Wnioski o ich zastosowanie należy przechowywać przez cały okres pracy w sposób określony we wniosku oraz przez kolejne trzy lata.
