Podatnicy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych od początku 2022 r. Ta forma dokumentowania transakcji nie cieszyła się do tej pory popularnością ani zaufaniem przedsiębiorców. Przeważająca część z nich czeka z wdrożeniem KSeF do momentu, gdy stanie się on obowiązkowy.
W pierwszej kolejności e-Faktury będą musieli wystawiać najwięksi podatnicy. Podmioty, których przychody przekroczyły w 2024 r. kwotę 200 mln zł stawią czoła KSeF już od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy – z wyjątkiem tych najmniejszych – powinni fakturować w sposób ustrukturyzowany od 1 kwietnia 2026 r. Od 2027 r. nowy obowiązek obejmie mikrofirmy, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Natomiast wszystkie wymienione wyżej kategorie przedsiębiorców powinny być gotowe do odbierania faktur zakupowych z KSeF już w lutym przyszłego roku. W tym celu będzie można użyć darmowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub komercyjnego oprogramowania. Gdy w 2026 r. mikrofirma kupi towar lub usługę u dużego przedsiębiorcy (np. w hipermarkecie lub na stacji paliw), otrzyma e-Fakturę poprzez KSeF. Bez znaczenia jest w tym kontekście fakt, że pierwsze faktury ustrukturyzowane sama wystawi dopiero w 2027 r. Sprzedawca obowiązkowo stosujący KSeF nie będzie bowiem zobligowany do wydania wizualizacji takiego dokumentu w momencie sprzedaży. Choć oczywiście może to zrobić z własnej woli, o ile będzie fakturował w trybie online.
Zagraniczni przedsiębiorcy a KSeF
Faktur ustrukturyzowanych nie będą musieli wystawiać podatnicy VAT, który nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem zagraniczne podmioty, które są jedynie zarejestrowane dla celów VAT w Polsce, będą mogły wystawiać „zwykłe” faktury papierowe lub elektroniczne. Nie będą także musiały odbierać ustrukturyzowanych faktur zakupowych poprzez KSeF. Mogą one być doręczane w inny sposób, np. jako wizualizacje w formacie PDF. Tacy podatnicy będą jednak mogli korzystać z KSeF dobrowolnie.
Poza KSeF będą fakturować także podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego i mający siedzibę w kraju UE innym niż Polska. Oni również otrzymają ewentualne faktury ustrukturyzowane poza KSeF – w formie uzgodnionej ze sprzedawcą.
Dowolność przy sprzedaży konsumenckiej
Zasadniczo sprzedaż na rzecz konsumentów powinna być dokumentowana paragonami. Obowiązkowy KSeF tego nie zmieni. Niemniej gdy konsument dodatkowo zażąda wystawienia faktury, sprzedawca będzie miał wybór. Może wystawić w KSeF fakturę ustrukturyzowaną i przekazać ją nabywcy poza systemem lub zastosować fakturę papierową lub elektroniczną jak dotychczas.
Bilety umkną przed KSeF
Fakturami ustrukturyzowanymi nie będą dokumentowane usługi przejazdu płatną autostradą. Wyłączenie zadziała, o ile bilet autostradowy można uznać za fakturę. Tak będzie, gdy znajdą się na nim elementy określone w odrębnym rozporządzeniu. Podobne będzie z biletami dotyczącymi przewozu osób koleją normalnotorową, taborem samochodowym statkami i samolotami.
Usługi finansowe i ubezpieczeniowe poza KSeF
Na gruncie VAT usługi ubezpieczeniowe i częściowo usługi finansowe podlegają zwolnieniu z opodatkowania. Preferencja ta dotyczy m.in. udzielania kredytów i pożyczek, poręczeń i gwarancji, usług dotyczących depozytów, rachunków pieniężnych i transakcji płatniczych oraz usług związanych z instrumentami finansowymi. W tych przypadkach również nie trzeba będzie wystawiać faktur ustrukturyzowanych – niezależnie od tego czy usługodawcą jest instytucja finansowa czy podatnik, który okazjonalnie wykonuje te czynności.
Samofakturowanie – czasem w KSeF, a czasem nie
Samofakturowanie to specyficzna procedura, dzięki której nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy. Warunkiem jest wcześniejsze zawarcie umowy regulującej zatwierdzanie faktur. „Autofaktura” powinna zawierać adnotację „samofakturowanie”, a sprzedawca musi zaakceptować ten dokument, zanim zostanie on ujęty w rozliczeniach VAT.
KSeF zasadniczo obsługuje tryb samofakturowania – zarówno w obowiązującej dziś wersji fakultatywnej, jak i w trybie obligatoryjnym wchodzącym w życie w przyszłym roku. Mechanizm ten bez wątpienia zadziała, gdy sprzedawca i samofakturujący nabywca to podmioty z siedzibą w Polsce, będące podatnikami VAT.
A co w przypadku, gdy sprzedawcą będzie polski podatnik VAT, a nabywcą zagraniczny kontrahent? Albo odwrotnie – gdy polski nabywca będzie fakturował czynności wykonywane przez firmę z innego kraju? W KSeF nie trzeba będzie wystawiać „autofaktur”, gdy jedna ze stron transakcji nie jest zidentyfikowana za pomocą „polskiego” NIP. Oznacza to, że transgraniczne samofakturowanie będzie wyłączone z KSeF – choć gdy nabywcą towarów lub usług będzie kontrahent unijny, e-Faktury będzie mógł wystawiać dobrowolnie.
Niektóre procedury szczególne w VAT
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych ominie również podatników stosujących wybrane szczególne procedury rozliczania VAT. Wyłączenie obejmie:
- Transakcje rozliczane za pomocą OSS (One-Stop-Shop), polegające na sprzedaży przez internet towarów lub usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych na rzecz konsumentów z UE.
- Transakcje rozliczane za pomocą IOSS (Import One-Stop-Shop), dotyczące sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI).
- Świadczenie usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
W opisanych wyżej przypadkach podatnicy w ogóle nie będą mogli fakturować w sposób ustrukturyzowany – nawet z własnej woli.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych
W pierwotnych założeniach KSeF miał nie obsługiwać jakichkolwiek załączników do e-Faktur. Pod wpływem konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów zmieniło jednak zdanie. W KSeF 2.0 przewidziano załączniki w formie ustrukturyzowanej. Będą one częścią e-Faktury, a ich stosowanie będzie uwarunkowane wcześniejszym zgłoszeniem w e-Urzędzie Skarbowym.
Problem w tym, że taki załącznik może być wykorzystany jedynie do prezentacji danych o charakterze podatkowym. Powinien on wyjaśniać czego dotyczą poszczególne pozycje towarowe lub usługowe wskazane w treści e-Faktury. Doskonale sprawdzi się więc przy dokumentowaniu usług telekomunikacyjnych (billing) lub dostawy mediów (prądu, wody, gazu).
Załącznika ustrukturyzowanego nie można jednak wykorzystać do prezentacji danych o charakterze typowo handlowym, marketingowym, reklamowym lub biznesowym. Wraz z e-Fakturą nie prześlemy więc m.in. instrukcji obsługi, broszur reklamowych, rysunków technicznych ani dokumentów magazynowych lub transportowych. Takie załączniki trzeba będzie dostarczyć innym kanałem – e-mailem, pocztą lub w przesyłce z towarem.
Podsumowanie/od autora
KSeF wejdzie w życie w 2026 r. i stopniowo będzie obejmował kolejne grupy przedsiębiorców. Docelowo niemal wszyscy w Polsce będą fakturować w sposób ustrukturyzowany – niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy korzystają ze zwolnienia. Od zasady powszechności KSeF przewidziano jednak szereg opisanych wyżej wyjątków.
Warto pamiętać, że mimo podpisu Prezydenta RP pod ustawą nowelizującą, wiele aspektów funkcjonowania KSeF nadal jest procedowanych. Dodatkowym utrudnieniem we wdrażaniu KSeF jest wszechobecny chaos informacyjny – widoczny szczególnie wyraźnie w publikacjach internetowych i działaniu AI. Wynika on ze skomplikowania i rozproszenia przepisów pomiędzy wiele aktów prawnych oraz kilkukrotnego odroczenia obowiązkowego KSeF. Warto śledzić na bieżąco komunikaty i materiały udostępniane przez władze skarbowe. Część niewiadomych wyjaśni się dopiero w przyszłym roku, gdy obligatoryjny KSeF wejdzie już w życie.
Michał Wykurz
Doradca podatkowy,
Starszy Menadżer w Sendero Tax & Legal
