Sądy powszechne zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich działają w dwóch światach: tradycyjnym, w budynku sądu z papierowymi aktami i fizyczną obecnością uczestników, oraz cyfrowym, w „cyberprzestrzeni”, gdzie dokumenty, komunikacja, dowody i część czynności procesowych funkcjonują w środowisku teleinformatycznym. Wraz z technologią zmieniają się obowiązki i rola sądów, pełnomocników i uczestników postępowań, a także sposób oceny dowodów i realizacji gwarancji procesowych. W Polsce ten stan jest wynikiem nieskoordynowanych zmian będących następstwem choćby legislacji „covidowej”. Nie piszemy tu o oprzyrządowaniu, raczej o gwarancjach, które nie doczekały się kompleksowego uporządkowania w „cybersądzie”.

Wygoda i model hybrydowy

Jednym z przejawów cyfryzacji jest odchodzenie od tradycyjnych akt papierowych. Nie jest to proces jednolity ani skoordynowany. O ile w elektronicznym postępowaniu upominawczym całość postępowania odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o tyle w postępowaniach prowadzonych przez sądy powszechne dominuje model hybrydowy. Akta pozostają papierowe, a ich zawartość jest stopniowo udostępniana przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Elektroniczny dostęp do akt nie oznacza automatycznie, że sąd prowadzi je wyłącznie cyfrowo. Portal umożliwia przede wszystkim przeglądanie zeskanowanych dokumentów. Digitalizacja nie zawsze następuje niezwłocznie, część załączników zostaje pominięta, a elektroniczne odzwierciedlenie akt nie odpowiada ich rzeczywistemu stanowi. Uczestnik może formalnie mieć dostęp do akt, ale nie dysponować pełnym materiałem procesowym, bez wiedzy o brakach w wersji cyfrowej. Domniemanie zgodności obu wersji jest niebezpieczne.

Cyfryzacja niestety generuje zjawisko wykluczenia cyfrowego. Strony działające samodzielnie mogą mieć trudności z elektroniczną komunikacją z sądem, zwłaszcza gdy nie mają odpowiedniego sprzętu lub kompetencji. Informatyzacja, o ile zyska nowelizację porządkującą postępowanie cyfrowe, powinna być prowadzona z zachowaniem proporcjonalności i przy zapewnieniu alternatywnych form dostępu do wymiaru sprawiedliwości.

Elektroniczne doręczenia

Pisma kierowane do profesjonalnych pełnomocników mogą być umieszczane w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych. Konsekwencją jest elektroniczna fikcja doręczenia. Jeżeli pełnomocnik nie odbierze pisma, po upływie ustawowego terminu uznaje się je za skutecznie doręczone. Oznacza to większą odpowiedzialność za bieżące monitorowanie systemów teleinformatycznych. Organizacja kancelarii wymaga codziennego sprawdzania elektronicznych skrzynek i zarządzania terminami procesowymi. Zaniedbanie lub błąd średniego personelu może prowadzić do bezskutecznego upływu terminu, konsekwencji dla klienta oraz dyscyplinarnych pełnomocnika.

Rozprawa przed kamerą

Rewolucyjny charakter mają rozprawy prowadzone na odległość. Umożliwiają ograniczenie kosztów podróży, ułatwiają przesłuchiwanie świadków przebywających w innych miejscowościach i mogą usprawniać organizację postępowania, pełnomocnicy co godzinę mogą być w innym sądzie!

Jednocześnie rozprawa online stawia pytanie o zasadę bezpośredniości. W tradycyjnym modelu sędzia obserwuje świadka, zwracając uwagę na treść wypowiedzi, spontaniczność reakcji, zachowanie i mowę ciała. Kamera nie zapewnia identycznych warunków percepcji. Obraz obejmuje tylko ograniczony fragment sylwetki, a opóźnienia transmisji i zakłócenia obrazu lub dźwięku mogą utrudniać wychwycenie mimiki i gestów. Technologia staje się więc filtrem pomiędzy sądem a dowodem osobowym.

Problemem jest także otoczenie świadka. Sąd nie ma pełnej kontroli nad przestrzenią poza polem widzenia kamery. Nie można całkowicie wykluczyć konsultowania odpowiedzi z innymi osobami, korzystania z notatek, dodatkowego monitora czy telepromptera. Nie oznacza to, że dowody online są z założenia mniej wiarygodne, ale wymagają większej ostrożności przy ocenie ich wartości.

Pojawiają się również problemy z identyfikacją uczestników. Okazanie dokumentu tożsamości do kamery nie daje gwarancji prawidłowości identyfikacji. Ograniczona jakość obrazu, wcześniej przygotowane materiały audiowizualne oraz rozwój technologii „deepfake” mogą sprawiać, że tradycyjne metody weryfikacji okażą się niewystarczające. Nie wszystkie dowody można też łatwo przenieść na ekran. Elektroniczny obraz oryginalnego dokumentu czy podpisu nie zawsze pozwala ocenić jego cechy fizyczne.

Cyfrowa nierówność stron

Technologia może ułatwiać dostęp do sądu, ale może też tworzyć nowe bariery. Nie każdy uczestnik dysponuje szybkim łączem, nowoczesnym sprzętem czy odpowiednimi kompetencjami cyfrowymi. Szczególnie istotna jest sytuacja, w której formalnie równe strony mają w praktyce różne możliwości techniczne. Jedna może korzystać z profesjonalnego sprzętu audiowizualnego, druga zaś z telefonu i niestabilnego połączenia.

Dlatego racjonalnym kierunkiem wydaje się model hybrydowy. Rozprawy zdalne mogą dobrze sprawdzać się w sprawach niespornych, mniej skomplikowanych i dotyczących kwestii formalnych lub prostych roszczeń majątkowych. Inaczej należy traktować postępowania, w których kluczowa jest ocena wiarygodności świadków, stron lub innych dowodów osobowych. W takich przypadkach osobista obecność pozostaje najpełniejszą gwarancją bezpośredniości.

Cyfryzacja zmieniła samo rozumienie dokumentu. Dokumentem przestaje być wy łącznie „papier”, lecz także e--mail, SMS, wiadomość przesłana za pośrednictwem komunikatora, plik tekstowy, zapis w systemie teleinformatycznym czy dokument przechowywany w chmurze. Także komunikacja prowadzona za pomocą WhatsAppa, Messengera czy Signala może stanowić materiał dowodowy, jeżeli pozwala ustalić treść oświadczeń i ich autora.

Cyfrowy materiał dowodowy jest jednak podatny na manipulację. Plik można skopiować, zmodyfikować i zapisać ponownie bez widocznych śladów ingerencji. Dlatego znaczenia nabiera cyfrowy łańcuch dowodowy, pozwalający prześledzić historię pozyskania, zabezpieczenia, kopiowania i przechowywania materiału. Ważne są także metadane oraz funkcje skrótu pozwalające potwierdzać integralność pliku. W sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy sąd może potrzebować opinii biegłego, a informatyka śledcza może pomóc w analizie metadanych, historii zapisów czy śladów technologii generatywnych.

Szczególnym przypadkiem jest screenshot. Sam zrzut ekranu nie zawiera informacji o źródle danych, nie odzwierciedla metadanych i nie pozwala samodzielnie zweryfikować autentyczności treści. Jeżeli druga strona zakwestionuje taki dowód, trzeba ustalić, czy obraz rzeczywiście odzwierciedlał stan istniejący w określonym czasie. Screenshot jest więc początkiem postępowania dowodowego, a nie jego końcem.

Na styku prawa i technologii

Skuteczne reprezentowanie klienta wymaga dziś nie tylko znajomości prawa, ale również rozumienia systemów teleinformatycznych, elektronicznych środków identyfikacji i zasad zabezpieczania danych cyfrowych. Dotyczy to także podpisów elektronicznych. Pełnomocnik powinien znać różnice pomiędzy poszczególnymi rodzajami podpisów i ich skutki prawne. Kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutki odpowiadające podpisowi własnoręcznemu, podczas gdy podpis zaufany służy przede wszystkim komunikacji z administracją publiczną. Kluczowe stają się formy cyfrowe, nie są one tożsame.

Kompetencje informatyczne stają się elementem należytej staranności zawodowej. Dotyczy to także cyberbezpieczeństwa kancelarii: ochrony danych, bezpiecznych kanałów komunikacji, szyfrowania i właściwej organizacji dostępu do informacji objętych tajemnicą zawodową.

Cyfrowe dane są często ulotne. Wiadomość może zostać usunięta, wpis w mediach społecznościowych – zniknąć, strona internetowa – zmienić treść, a dane na serwerze – zostać nadpisane. Dlatego materiał dowodowy trzeba odpowiednio zabezpieczać jeszcze przed wszczęciem postępowania. Dotyczy to korespondencji elektronicznej, publikacji w mediach społecznościowych, stron internetowych czy logów systemowych.

Portal Informacyjny stał się podstawowym elementem cyfrowego środowiska pracy pełnomocnika. Monitorowanie systemu wpływa bezpośrednio na sytuację procesową klienta, a brak codziennej kontroli może prowadzić do utraty terminów. Ryzyko procesowe wynika więc nie tylko z błędnej wykładni prawa, lecz także z niewłaściwej organizacji cyfrowego obiegu informacji.

Cyberbezpieczeństwo i AI

Im więcej danych i czynności trafia do sieci, tym większe znaczenie ma bezpieczeństwo teleinformatyczne. Akta sądowe zawierają informacje dotyczące zdrowia, życia rodzinnego, sytuacji finansowej, tajemnic przedsiębiorstwa i tajemnic zawodowych. Ich ujawnienie może naruszać prywatność uczestników i podważać zaufanie do państwa.

Ryzyko dotyczy także rozpraw zdalnych. Możliwe jest rejestrowanie ich przebiegu za pomocą programów przechwytujących obraz i dźwięk, a następnie publikowanie materiałów w mediach społecznościowych. Problemem jest również ciągłość działania infrastruktury: awaria systemu może oznaczać utratę dostępu do akt, niemożność wniesienia środka zaskarżenia czy zakłócenie rozprawy. Cyberbezpieczeństwo staje się więc jednym z warunków prawidłowego funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości.

Kolejnym etapem cyfrowej transformacji jest sztuczna inteligencja. Może wspierać czynności organizacyjne sądów: anonimizację orzeczeń, transkrypcję e-protokołów, klasyfikowanie pism czy wyszukiwanie orzecznictwa. Więcej kontrowersji budzi wykorzystanie algorytmów do przewidywania wyniku sprawy, oceny wiarygodności uczestników czy wspomagania interpretacji prawa. Algorytm uczący się na wcześniejszych orzeczeniach może bowiem powielać istniejące schematy i utrwalać nierówności.

Granica pozostaje jasna: sztuczna inteligencja może wspierać wymiar sprawiedliwości, ale nie powinna go zastępować. Ostateczna ocena dowodów, wykładnia prawa i wydanie wyroku powinny pozostać kompetencją niezawisłego sędziego, który ponosi odpowiedzialność za rozstrzygnięcie.

„Cyfrowy sąd” to tylko narzędzie

Cyfryzacja postępowania sądowego zmienia sposób prowadzenia rozpraw, komunikacji, gromadzenia dowodów i wykonywania zawodu prawnika.

Najbardziej racjonalnym kierunkiem pozostaje model, w którym rozwiązania cyfrowe i tradycyjne wzajemnie się uzupełniają. Technologia może usprawniać postępowanie, lecz nie powinna przesłaniać jego podstawowego celu, a to rzetelny proces.

autorzy: Tomasz Srokosz, partner i radca prawny w Andersen w Polsce

Michał Olechowski, prawnik w Andersen w Polsce