Umowa B2B nie jest odrębnym rodzajem umowy przewidzianym w przepisach. Najczęściej jest to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Jej ocenę należy jednak odnieść do art. 22 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: „k.p.”).

Zgodnie z tym przepisem pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie. Otrzymuje za nią wynagrodzenie. Jeżeli współpraca spełnia te warunki, jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę samej umowy.

O kwalifikacji prawnej decyduje zatem rzeczywisty sposób wykonywania umowy, a nie jej nazwa. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 10 maja 2018 r. (I PK 60/17) SN podkreślił bowiem, że kierownictwo musi być widoczne w samym procesie wykonywania pracy.

Rejestracja działalności w CEIDG, wystawianie faktur czy samodzielne rozliczanie składek nie zmieniają tej oceny. Problem dotyczy zwłaszcza firm współpracujących z wieloma osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą. Osoby te często funkcjonują w organizacji niemal tak samo jak pracownicy.

Cyfrowa struktura przedsiębiorstwa

Cyfrowa struktura przedsiębiorstwa to nie tylko zestaw narzędzi, lecz układ ról, uprawnień, kanałów komunikacji i procedur akceptacji. Może odtwarzać hierarchię firmy oraz wskazywać, kto przydziela zadania i ustala priorytety. Może także pokazywać, kto zatwierdza rezultat i reaguje na brak dyspozycyjności. Dlatego podczas kontroli istotne jest nie samo użycie systemu, lecz jego funkcja w organizacji. O sposobie wykonywania pracy mogą zatem decydować m.in.:

- logi dostępu, wirtualna sieć prywatna, statusy online, obowiązkowe godziny dostępności. Sam log nie dowodzi jednak stosunku pracy, jeżeli potwierdza wyłącznie dostęp do systemu potrzebnego do wykonania usługi,

- cyfrowy obieg zadań i system obsługi zgłoszeń pokazują, kto przydziela zadania, zmienia priorytety, wyznacza terminy i zatwierdza rezultaty. Przy czym „kontrolę rezultatu” trzeba odróżnić od bieżącego kierowania procesem,

- wiadomości e-mail i w komunikatorach mogą zawierać polecenia dotyczące terminu, priorytetu lub dostępności. Znaczenie ma jednak powtarzalny wzorzec, a nie pojedyncza wiadomość,

- kalendarze, codzienne spotkania zespołu, ustalone godziny dostępności, raporty i ewidencja czasu pracy mogą ujawniać kontrolę dyspozycyjności. Należy więc ustalić, czy służą rozliczeniu rezultatu, czy także kontroli procesu,

- uprawnienia systemowe, osobiste konto, uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz odebranie dostępu mogą wskazywać na zależność organizacyjną. Znaczenie ma również wpływ odebrania dostępu do systemu na realizację kolejnych usług.

Nie każde wykorzystanie takich narzędzi przesądza o podporządkowaniu i istnieniu stosunku pracy. Kontrola rezultatu, samodzielność w wyborze metod technicznych i rozliczanie usługi są typowe także w relacjach między przedsiębiorcami. Ryzyko zakwalifikowania współpracy jako stosunku pracy wzrasta, gdy kontrahent na bieżąco organizuje pracę wykonawcy. Dotyczy to zadań, określania priorytetów, dyspozycyjności oraz akceptacji sposobu wykonywania usług. Wykonawca może sam wybierać rozwiązania techniczne, a jednocześnie pozostawać podporządkowany organizacyjnie. Sama klauzula umowna o zastępstwie nie wystarczy, jeżeli system i praktyka wykluczają to zastępstwo.

Praktyczny ciąg dowodowy obejmuje przydział zadania, obowiązkową dostępność, zmianę polecenia, akceptację i wpływ na dalszą pracę. Taki powtarzalny wzorzec organizacyjny może odtwarzać bieżące kierownictwo. Pojedynczy log, komunikat lub wpis systemowy nie przesądza o istnieniu stosunku pracy.

Kontrola zdalna PIP

Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU 2026 poz. 473) dostosowała kontrolę PIP do cyfrowych form organizacji pracy. Nowelizacja dopuściła zdalne przeprowadzenie całej kontroli albo jej części, jeżeli nie utrudnia to realizacji jej celu.

Zdalna forma kontroli zmienia przede wszystkim środowisko dowodowe. Inspektor może żądać dokumentów dotyczących osób współpracujących na innej podstawie niż umowa o pracę, w tym B2B, w formie papierowej lub elektronicznej. W praktyce inspektor może zestawić treść umowy, faktury i deklarowaną samodzielność z danymi systemowymi, historią zadań, kalendarzami, komunikacją oraz rejestrami dostępu. Ta forma kontroli ułatwia odtworzenie rzeczywistego sposobu organizowania pracy na podstawie rozproszonych danych cyfrowych.

PIP posiada elektroniczny dostęp do danych ZUS o płatnikach składek, osobach ubezpieczonych i umowach cywilnoprawnych. Z kolei informacje ustalone podczas kontroli przekazuje do ZUS. Krajowa Administracja Skarbowa może udostępniać PIP i ZUS dane objęte tajemnicą skarbową. Wszystkie trzy instytucje mają też korzystać ze wspólnego systemu do analizy ryzyka.

Zmienia się zatem filozofia kontroli, ponieważ liczą się już nie tylko dokumenty okazane inspektorowi. Coraz ważniejsza staje się spójność danych z różnych rejestrów i systemów.

Istnienie stosunku pracy

Najważniejszą zmianą jest przyznanie okręgowemu inspektorowi pracy uprawnienia do stwierdzenia istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej. Postępowanie wszczyna się na podstawie ustaleń dokonanych podczas kontroli. Organ zawiadamia o jego wszczęciu podmioty i osoby, których decyzja może dotyczyć. Jeżeli organ ustali, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 kodeksu pracy, może wydać decyzję albo wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Nie oznacza to obligatoryjnego obowiązku wydania wcześniejszego polecenia zawarcia umowy o pracę.

Decyzja wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania, a pracodawca może odwołać się do sądu pracy w terminie miesiąca. Pracodawca nie może w związku z wydaniem decyzji traktować pracownika niekorzystnie, w szczególności wypowiedzieć mu umowy. Co do zasady decyzja staje się wykonalna następnego dnia po upływie terminu do wniesienia odwołania. W razie wniesienia odwołania decyzja staje się wykonalna z dniem wydania prawomocnego orzeczenia sądu. Wyjątek stanowi nadanie decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Okręgowy inspektor pracy może też wystąpić do sądu z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy. Jest to szczególnie uzasadnione, gdy konieczne jest objęcie postępowaniem wcześniejszego okresu. W takim przypadku organ nie wydaje decyzji w zakresie objętym powództwem.

Z punktu widzenia cyfrowej organizacji pracy decyzja PIP nie zmienia kryteriów podporządkowania. Zmienia natomiast sposób ich ustalania. W praktyce organ może oceniać nie tylko treść umowy, lecz także spójność danych systemowych, komunikacji, kalendarzy, ewidencji dostępu i historii realizacji zadań. Polecenie przełożonego może więc zostać odtworzone z powtarzalnego układu przydziałów, terminów, zmian priorytetów, akceptacji i konsekwencji organizacyjnych.

Na co zwrócić uwagę?

Najważniejsza będzie zatem spójność cyfrowego modelu organizacji pracy wynikająca z dokumentów i systemów. Przy współpracy B2B warto ustalić w szczególności:

- kto przydziela i zmienia zadania oraz priorytety,

- kto ustala dostępność, dyżury i obowiązek udziału w spotkaniach,

- kto akceptuje rezultat usług i czy akceptacja dotyczy także sposobu wykonania,

- czy wykonawca może odmówić zadania lub zapewnić zastępstwo,

- jakie skutki ma odebranie dostępu lub usunięcie z projektu,

- czy ewidencja czasu pracy służy wyłącznie rozliczeniu usługi, czy również bieżącej kontroli sposobu jej wykonywania.

Żaden z tych elementów samodzielnie nie przesądza o istnieniu stosunku pracy. Decydująca jest łączna, funkcjonalna ocena okoliczności. System może bowiem dokumentować rezultaty usług albo odtwarzać organizowanie pracy, dyspozycyjność i bieżące kierownictwo. Każdy przypadek wymaga oceny jego rzeczywistego funkcjonowania.

Jak przygotować się do kontroli?

Praktyczne przygotowanie powinno polegać na prześledzeniu kilku rzeczywistych przykładów współpracy w systemach, a nie na samym przeglądzie wzorów umów. Taka ocena powinna obejmować:

- odtworzenie pełnego przebiegu realizacji zadania, począwszy od jego przydzielenia aż po akceptację, wraz z zestawieniem zapisów systemowych z umową, fakturami, kalendarzem i komunikacją,

- oddzielenie danych służących bezpieczeństwu lub rozliczeniu rezultatu od danych obrazujących bieżące zarządzanie pracą wykonawcy,

- ocenę ryzyka gospodarczego, tj. tego, czy wykonawca rzeczywiście odpowiada za rezultat.

Warto zweryfikować, czy regulaminy i polityki wewnętrzne adresowane do pracowników obejmują również kontrahentów B2B oraz wyłączają możliwość zastępstwa. Taka rozbieżność między treścią dokumentów a praktyką może stać się dla inspektora istotnym dowodem faktycznego podporządkowania.

Nowelizacja przewiduje również okres przejściowy. Pracodawca, który do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrze z wykonawcą umowę o pracę, uniknie odpowiedzialności wykroczeniowej za wcześniejszą umowę cywilnoprawną. Rozwiązanie to nie przesądza jednak kwestii składek i podatków za wcześniejszy okres.

Przedsiębiorca może wystąpić do głównego inspektora pracy o interpretację indywidualną. Opłata wynosi 40 zł, a interpretacja powinna zostać wydana w ciągu 30 dni. Wiąże ona organy PIP w opisanym stanie faktycznym.

Największe ryzyko

Nowelizacja nie zmienia definicji stosunku pracy ani nie definiuje na nowo podporządkowania. Zdalna kontrola zmienia jednak sposób jego rekonstrukcji, ponieważ cyfrowa struktura przedsiębiorstwa pozostawia ślady hierarchii i bieżącego kierownictwa. Największe ryzyko dotyczy zatem sytuacji, w której B2B jest formalnie usługą, ale cyfrowy sposób organizacji pracy traktuje wykonawcę jak pracownika. Liczy się więc nie tylko poprawna umowa, ale przede wszystkim to, jak firma rzeczywiście działa.

autorka: Katarzyna Sikora, prawnik, Kancelaria Brightspot Legal Katarzyna Orzeł, Maciej Jojczyk sp.k.