- Niekiedy etatowiec ma wątpliwości co do wysokości swoich poborów za konkretny miesiąc pracy i żąda pisemnych wyjaśnień. Jak zatrudniający ma wówczas postąpić? – pyta czytelnik.
Najlepiej takie żądanie pracownika potraktować jako wniosek złożony na mocy art. 85 § 5 k.p. o udostępnienie mu do wglądu dokumentów stanowiących podstawę wyliczenia jego pensji >patrz przykład wniosku. Pracodawca jest związany takim wnioskiem. Nawet ustnym, bo dla jego zgłoszenia nie jest wymagana żadna szczególna forma.
Potwierdzenie w notatce
Warto też, aby przełożony (albo upoważniona przez niego osoba) – gdy podwładny zapozna się ze swoimi dokumentami płacowymi – sporządził na tę okoliczność notatkę służbową. W niej poda, jakie konkretnie udostępniono papiery, kiedy i z jakiego powodu, a następnie zainteresowany pracownik ją podpisze >patrz przykład notatki służbowej.
Jest to istotne, ponieważ w ten sposób zatrudniający zyskuje dowód, że uczynił zadość temu wnioskowi etatowca. Gdyby zaś szef odmówił temu żądaniu, mógłby mieć kłopoty. Podwładny zyskałby bowiem roszczenie o nakazanie szefowi udostępnienia dokumentów płacowych do wglądu. Można to egzekwować albo w drodze powództwa skierowanego do właściwego sądu pracy, albo np. interweniując w Państwowej Inspekcji Pracy. Uruchomienie tej procedury może grozić pracodawcy konsekwencjami finansowymi.
Tylko własny pasek
Z art. 85 § 5 k.p. wynika, że angażujący jest jedynie zobligowany do przedstawienia podwładnemu jego dokumentów płacowych do wglądu. Nie musi zatem, choć może, wykonać i wydać mu ich kserokopii. Zakazane jest natomiast przedstawienie zainteresowanemu podwładnemu na jego prośbę takich dokumentów innych pracowników. Godziłoby to bowiem w ich dobra osobiste (tajemnicę uposażenia za pracę).
Pisemny wniosek pracownika o udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych szef powinien umieścić (choć nie ma takiego wymogu) w porządku chronologicznym w części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Dotyczy to także notatki służbowej sporządzonej z przebiegu tej czynności.
—Anna Borysewicz, adwokat
podstawa prawna: art. 85 § 5 kodeksu pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.)
podstawa prawna: § 6 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)
