ZFŚS: z początkiem roku firmy powinny sprawdzić i zaktualizować regulaminy funduszu socjalnego

Prawidłowo skonstruowany regulamin ochroni szefa przed zarzutami pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy i zakusami ZUS, aby ściągnąć składki społeczne od niektórych wypłacanych świadczeń.

Słaba świadomość

Choć ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111, dalej: ustawa o zfśs) obowiązuje od 1994 r., regulaminy tych firmowych środków i zasad ustalone przez pracodawców wciąż roją się od błędów. Sytuacji nie ułatwia zmieniające się orzecznictwo Sądu Najwyższego i interpretacje urzędów. Powodują one, że wielu pracodawców ma nieprawidłowe wewnętrzne akty prawne skutkujące niewłaściwym zarządzaniem środkami socjalnymi.

Zgodnie z ustawą o zfśs zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego pieniędzy na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie.

W myśl art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych ustala go z działającymi w firmie organizacjami związkowymi. Tak przygotowany regulamin staje się wewnętrznym aktem prawnym. Jak zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z 10 lipca 2014 r. (II UK 472/13), „regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowi źródło prawa pracy na podstawie art. 9 k.p. Jest wiążący nie tylko w zakresie ogólnych zasad (kryteriów) podziału środków funduszu świadczeń socjalnych, ale także w odniesieniu do ustanowionego w nim trybu ich przyznawania pracownikom, uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów".

Jakie błędy

Tym samym każdy regulamin jako narzędzie wykonawcze do gospodarowania funduszem należy sporządzić ze szczególną starannością. Powinien też uwzględniać bieżące interpretacje.

Analizując regulaminowe postanowienia, warto sprawdzić je pod kątem listy najczęstszych błędów występujących u pracodawców >patrz ramka niżej.

Przykre reperkusje

Najpoważniejsze skutki przy uchybieniach związanych z zfśs spotkają pracodawców ze strony ZUS. Już od kilku lat jego kontrolerzy sprawdzają wydatkowanie pieniędzy socjalnych pod kątem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych.

W sukurs ZUS przyszedł Sąd Najwyższy, którego orzeczenia zmierzają ku temu, że gdy nie zostało zachowane kryterium socjalne, środki te nie są środkami z funduszu socjalnego. Tym samym nie korzystają ze zwolnienia z oskładkowania.

SN w wyroku z 20 czerwca 2012 r. (I UK 140/12) potwierdził tę tezę: „stosownie do treści § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs. Przepis ten nie tylko wskazuje źródło finansowania wymienionych świadczeń (fundusz świadczeń socjalnych), lecz także odnosi się do zasad ich wypłacania, skoro są to świadczenia wypłacane pracownikom »w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych«. Ramy te zaś zakreślają przepisy ustawy o zfśs oraz regulaminy ustanawiające zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej".

PIP może zalecić zmianę regulaminu i nakazać jego dostosowanie do wymogów ustawowych.

Zapisy, których należy  unikać

1.

Świadczenia uzależnione od stażu zatrudnienia Stosując pewien rodzaj karencji, szczególnie dla osób nowo zatrudnionych, pracodawcy przyznają świadczenia np. po pół roku pracy. Tymczasem jedynym kryterium przydziału świadczeń są warunki socjalne określone w art. 8 ustawy o zfśs. Zgodnie z nim przyznawanie świadczeń powinno zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dlatego każdy nowo zatrudniony pracownik ma prawo do pomocy socjalnej od chwili zatrudnienia. Potwierdził to SN w wyroku z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05). W sentencji zanegował on taką praktykę: „przede wszystkim [...] posłużono się kryterium stażu pracy, a więc kryterium całkowicie oderwanym od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń. Oznacza to, że strona pozwana przyznała świadczenia (wydatkowała środki funduszu), nie zachowując kryterium socjalnego, co samo w sobie oznacza już niezachowanie przepisów ustawy".

2.

Świadczenia powiązane z wielkością etatu Z tym często powtarzającym się uchybieniem mają szczególnie kłopot w oświacie. Ustalanie świadczeń w proporcji do zajmowanego stanowiska jest niczym nieuzasadnioną dyskryminacją i narusza zasady kryterium socjalnego. Pracodawca zawsze musi zbadać sytuację życiową, rodzinną i materialną. Dopiero wtedy ustala adekwatną pomoc dla pracownika. Bez znaczenia jest to, jaki jest wymiar jego czasu pracy.

3.

Pomoc przyznawana bez zróżnicowania Występuje, gdy przy wypłacie świadczeń głównych z zfśs, np. pomocy wakacyjnej, pracodawca różnicuje załogę pod względem materialnym. Natomiast drobniejsze świadczenia, np. bony towarowe czy dopłaty do imprez kulturalnych, zapewnia załodze w tej samej wysokości. Takie zachowanie jest niezgodne z ustawowymi zasadami gospodarowania zfśs.

Już w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09) SN stwierdził, że „podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zfśs nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Ad casum taka sytuacja nie wystąpiła. Wszyscy pracownicy otrzymali bony towarowe o jednakowej wartości, co spowodowało, iż bony te trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy, a nie świadczenia z funduszu świadczeń socjalnych, ze wszystkimi tego konsekwencjami prawnymi".

Stanowisko ZUS z 16 grudnia 2014 r., wyrażone w decyzji 1335/2014 (WPI/200000/43/1335/ 2014)wskazuje, że jest szansa, aby płatnicy mogli stosować ulgę do organizowanych spotkań integracyjnych, mimo przyznawania do nich prawa uczestnikom na równych zasadach. Dla pewności jednak każdy płatnik, który chce zorganizować imprezę ze środków socjalnych, powinien wnioskować do ZUS o wydanie indywidualnej interpretacji w jego sprawie.

4.

Przyznawanie świadczeń bez zapisania ich w regulaminie Regulamin to podstawowy dokument o gospodarowaniu środkami funduszu. Jego postanowienia mają być zgodne z prawem, gdyż w przeciwnym razie nie będą ważne.

Regulamin powinien obejmować całość występującego obrotu prawnego. Tymczasem zdarza się, że pracodawcy doraźnie ustalają formę dofinansowania, która nie ma umocowania w regulaminie. Potwierdza to cytowany już wyrok SN z 10 lipca 2014 r.: „przyznanie zaś świadczenia poza wymaganym trybem (tj. pozaregulaminowo – przyp. autora) – nawet za zgodą organizacji związkowej – oznacza naruszenie przez pracodawcę regulaminu wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a tym samym naruszenie art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs".

5.

Brak dokładnego zbadania sytuacji materialnej pracowników Pracodawcom zdarza się, że ustalają sytuację materialną etatowców w sposób uproszczony. Oznacza to, że uwzględniają tylko wynagrodzenie osiągane w zakładzie, pomijając oświadczenia pracowników o ogólnie uzyskanym dochodzie. To niewłaściwa praktyka.

Chcąc przyznać świadczenie, szef ma wręcz obowiązek ustalić sytuację materialną podwładnych. Już w wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01) SN nakazał konieczność złożenia oświadczenia o wszystkich dochodach pracownika: „[...] nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny".