Bezwzględny obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) dotyczy tylko jednostek sektora finansów publicznych. Obowiązuje je również ustawowa wysokość odpisów na ten fundusz >> patrz tabelka.
Prywatna firma powinna utworzyć zfśs w danym roku, jeśli 1 stycznia tego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli jednak dopiero rozpoczyna działalność, w pierwszym roku jej prowadzenia nie musi przekazywać odpisów na fundusz. Takie odroczenie nie przysługuje jednak, gdy start działalności nastąpił w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału bądź połączenia zakładu albo jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.
Pozostałe podmioty, które nie osiągają takiego stanu zatrudnienia, mogą utworzyć fundusz, ale nie muszą.
Przykład
W PRZELICZENIU NA ETATY
1 stycznia pracodawca zatrudniał: 17 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, jednego na 3/4 etatu, dwóch na 1/2 etatu i trzech na 1/4 etatu. Nie musi tworzyć zfśs, gdyż ogólny stan zatrudnienia 1 stycznia w przeliczeniu na pełne etaty to 19,5 etatu. Wynika to z następujących obliczeń:
17 etatów + 0,75 etatu + (2 x 0,5 etatu) + (3 x 0,25 etatu) = 17 etatów + 0,75 etatu + 1 etat + 0,75 etatu = 19,5 etatu.
Prawo odstąpienia
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą odstąpić od tworzenia funduszu lub dowolnie modyfikować wysokość odpisów. Wymaga to jednak wcześniejszych konsultacji z zakładową organizacją związkową, a jeśli w firmie nie ma związków – uzgodnień z wybranym przedstawicielem pracowników. Postanowienia wprowadzające takie zmiany trzeba zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.
Taki pracodawca może zrezygnować z zfśs w dowolnym momencie. Jeśli jednak taką decyzję podejmie w trakcie roku, musi odprowadzić odpis za okres ją poprzedzający.
Przykład
PROPORCJONALNA WPŁATA
Na skutek trudnej sytuacji finansowej pracodawca w marcu zrezygnował z tworzenia zfśs. Zapis w regulaminie wynagradzania wszedł w życie 1 kwietnia. Od stycznia do marca firma miała niezmienny stan zatrudnienia, który w przeliczeniu na pełne etaty wynosił 67 (wszyscy zatrudnieni w normalnych warunkach). Mimo podjętego postanowienia pracodawca musi wpłacić na rachunek zfśs 18 323,33 zł odpisu. Wyliczono go tak:
(67 x 3 miesiące + 0 x 9 miesięcy) : 12 = 16,75
16,75 x 1093,93 zł = 18 323,33 zł, z czego należy odprowadzić:
- do końca maja – 13 742,50 zł (18 323,33 zł x 75 proc.)
- do końca września – 4580,83 zł (18 323,33 zł – 13 742,50 zł).
Ta sama zasada działa przy powrocie do tworzenia zfśs w trakcie roku. W tym celu wystarczy uchylić poprzednie postanowienie.
Ostrożnie z terminami
Mały pracodawca może utworzyć fundusz dobrowolnie, ale może też wypłacać świadczenie urlopowe. Jeżeli chce się uwolnić od którejkolwiek formy socjalnej, decyduje o tym do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Informację taką przekazuje załodze w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie (tablica ogłoszeń, e-mail). Jeżeli nie postanowi o ponownym utworzeniu zfśs lub wypłacie świadczenia urlopowego, powinien ponawiać powiadomienia w styczniu każdego roku.
Baza rachunków
Podstawą do naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętna planowana liczba zatrudnionych w firmie w roku kalendarzowym. Ustala się ją osobno dla osób zatrudnionych w normalnych warunkach, jak i dla pracujących w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Średnią liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku sumuje się – w podziale na poszczególne grupy zawodowe – a następnie dzieli przez 12 miesięcy.
Wlicza się tu wszystkich pracowników, niezależnie od zawartej z nimi umowy, a także tych:
- przebywających na urlopach związanych z macierzyństwem i wychowawczych,
- pobierających zasiłek chorobowy, opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne.
Pomija się natomiast:
- pracowników korzystających przez cały miesiąc z urlopu bezpłatnego,
- osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, kontraktów menedżerskich i innych umów o zarządzanie,
- poborowych odbywających służbę zastępczą (stanowisko MPiPS z 27 maja 2007 r.).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się:
- pracowników młodocianych, choć ustala się na nich odpis,
- emerytów i rencistów – byłych pracowników, mimo że mają prawo do świadczeń z zfśs, a pracodawca może fakultatywnie za każdego z nich odprowadzić na fundusz o 6,25 proc. więcej przeciętnego wynagrodzenia.
Przelew w transzach
Odpis na zfśs można wpłacić w dwóch ratach. 75 proc. wartości naliczonych środków – tych obowiązkowych – pracodawca przekazuje na odpowiedni rachunek bankowy do 31 maja, a pozostałą kwotę – do 30 września. Terminy te nie wiążą firmy, która tworzy fundusz dobrowolnie.
Na finiszu mniej
Przy rotacji pracowników w trakcie roku trzeba skorygować stan zatrudnienia na ostatni dzień grudnia. Ustala się go tak jak pierwotnie, ale z faktycznymi danymi.
Jeśli przekazana wcześniej kwota okaże się za niska, pracodawca musi przelać na konto socjalne brakujące pieniądze. Natomiast przy nadpłacie może wyksięgować nadwyżkę z rachunku lub pozostawić ją na poczet przyszłorocznego odpisu.
W oświacie inne zasady
Odpis na nauczycieli ustala się jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej na koniec roku do faktycznego stanu (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej z ustawy budżetowej, obowiązującej 1 stycznia danego roku.
W 2015 r. w dalszym ciągu stosuje się kwotę bazową z 1 stycznia 2012 r., czyli 2618,10 zł. Odpis na zfśs dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2015 r. wynosi 2879,91 zł (2618,10 zł x 110 proc.).
Za nauczycieli emerytów, rencistów – byłych pracowników lub pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, odpis to 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych.
U pracowników uczelni publicznych odpis na zfśs, co do zasady, wynosi 6,5 proc. planowanych rocznych wynagrodzeń osobowych. Z kolei odpis na jednego emeryta i rencistę – byłego pracownika uczelni publicznej, to 10 proc. rocznej sumy najniższej emerytury lub renty z poprzedniego roku.
