Kiedy pracodawca nie musi tworzyć funduszu świadczeń socjalnych

Bezwzględny obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) dotyczy tylko jednostek sektora finansów publicznych. Obowiązuje je również ustawowa wysokość odpisów na ten fundusz >> patrz tabelka.

Prywatna firma powinna utworzyć zfśs w danym roku, jeśli 1 stycznia tego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli jednak dopiero rozpoczyna działalność, w pierwszym roku jej prowadzenia nie musi przekazywać odpisów na fundusz. Takie odroczenie nie przysługuje jednak, gdy start działalności nastąpił w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału bądź połączenia zakładu albo jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

Pozostałe podmioty, które nie osiągają takiego stanu zatrudnienia, mogą utworzyć fundusz, ale nie muszą.

Przykład

W PRZELICZENIU NA ETATY

1 stycznia pracodawca zatrudniał: 17 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, jednego na 3/4 etatu, dwóch na  1/2 etatu i trzech na 1/4 etatu. Nie musi tworzyć zfśs, gdyż ogólny stan zatrudnienia 1 stycznia w przeliczeniu na pełne etaty to 19,5 etatu. Wynika to z następujących obliczeń:

17 etatów + 0,75 etatu  + (2 x 0,5 etatu) + (3 x 0,25 etatu) = 17 etatów + 0,75 etatu + 1 etat + 0,75 etatu = 19,5 etatu.

Prawo odstąpienia

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą odstąpić od tworzenia funduszu lub dowolnie modyfikować wysokość odpisów. Wymaga to jednak wcześniejszych konsultacji z zakładową organizacją związkową, a jeśli w firmie nie ma związków – uzgodnień z wybranym przedstawicielem pracowników. Postanowienia wprowadzające takie zmiany trzeba zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.

Taki pracodawca może zrezygnować z zfśs w dowolnym momencie. Jeśli jednak taką decyzję podejmie w trakcie roku, musi odprowadzić odpis za okres ją poprzedzający.

Przykład

PROPORCJONALNA WPŁATA

Na skutek trudnej sytuacji finansowej pracodawca w marcu zrezygnował z tworzenia zfśs. Zapis w regulaminie wynagradzania wszedł w życie 1 kwietnia. Od stycznia do marca firma miała niezmienny stan zatrudnienia, który w przeliczeniu na pełne etaty wynosił 67 (wszyscy zatrudnieni w normalnych warunkach). Mimo podjętego postanowienia pracodawca musi wpłacić na rachunek zfśs 18 323,33 zł odpisu. Wyliczono go tak:

(67 x 3 miesiące + 0 x 9 miesięcy) : 12 = 16,75

16,75 x 1093,93 zł = 18 323,33 zł, z czego należy odprowadzić:

- do końca maja – 13 742,50 zł (18 323,33 zł x 75 proc.)

- do końca września – 4580,83 zł (18 323,33 zł – 13 742,50 zł).

Ta sama zasada działa przy powrocie do tworzenia zfśs w trakcie roku. W tym celu wystarczy uchylić poprzednie postanowienie.

Ostrożnie z terminami

Mały pracodawca może utworzyć fundusz dobrowolnie, ale może też wypłacać świadczenie urlopowe. Jeżeli chce się uwolnić od którejkolwiek formy socjalnej, decyduje o tym do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Informację taką przekazuje załodze w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie (tablica ogłoszeń, e-mail). Jeżeli nie postanowi o ponownym utworzeniu zfśs lub wypłacie świadczenia urlopowego, powinien ponawiać powiadomienia w styczniu każdego roku.

Baza rachunków

Podstawą do naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętna planowana liczba zatrudnionych w firmie w roku kalendarzowym. Ustala się ją osobno dla osób zatrudnionych w normalnych warunkach, jak i dla pracujących w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Średnią liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku sumuje się – w podziale na poszczególne grupy zawodowe – a następnie dzieli przez 12 miesięcy.

Wlicza się tu wszystkich pracowników, niezależnie od zawartej z nimi umowy, a także tych:

- przebywających na urlopach związanych z macierzyństwem i wychowawczych,

- pobierających zasiłek chorobowy, opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne.

Pomija się natomiast:

- pracowników korzystających przez cały miesiąc z urlopu bezpłatnego,

- osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, kontraktów menedżerskich i innych umów o zarządzanie,

- poborowych odbywających służbę zastępczą (stanowisko MPiPS z 27 maja 2007 r.).

W przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się:

- pracowników młodocianych, choć ustala się na nich odpis,

- emerytów i rencistów – byłych pracowników, mimo że mają prawo do świadczeń z zfśs, a pracodawca może fakultatywnie za każdego z nich odprowadzić na fundusz o 6,25 proc. więcej przeciętnego wynagrodzenia.

Przelew w transzach

Odpis na zfśs można wpłacić w dwóch ratach. 75 proc. wartości naliczonych środków – tych obowiązkowych – pracodawca przekazuje na odpowiedni rachunek bankowy do 31 maja, a pozostałą kwotę – do 30 września. Terminy te nie wiążą firmy, która tworzy fundusz dobrowolnie.

Na finiszu mniej

Przy rotacji pracowników w trakcie roku trzeba skorygować stan zatrudnienia na ostatni dzień grudnia. Ustala się go tak jak pierwotnie, ale z faktycznymi danymi.

Jeśli przekazana wcześniej kwota okaże się za niska, pracodawca musi przelać na konto socjalne brakujące pieniądze. Natomiast przy nadpłacie może wyksięgować nadwyżkę z rachunku lub pozostawić ją na poczet przyszłorocznego odpisu.

W oświacie inne zasady

Odpis na nauczycieli ustala się jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej na koniec roku do faktycznego stanu (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej z ustawy budżetowej, obowiązującej 1 stycznia danego roku.