Powodem kłopotów z ustaleniem wynagrodzenia – ustalonego w stałej wysokości – za niepełny miesiąc pracy jest nieprecyzyjne brzmienie jedynego przepisu, który dotyczy tej kwestii. Problemy są głównie rachunkowe – przez co podzielić stałą pensję i jak dokonywać zaokrągleń.

Mniej za nieobecność

Pewne problemy praktyczne sprawia obliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, gdy przez jego resztę zatrudniony jest nieobecny w pracy, nie zachowując za te dni prawa do wynagrodzenia. Zagadnieniu temu poświęcono jeden przepis – § 12 rozporządzenia MPiPS ?z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Wynika z niego, że pensję liczy się wówczas trzyetapowo:

- ?miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania ?w danym miesiącu,

- ?otrzymaną kwotę trzeba pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn,

- ?tak obliczoną kwotę odejmuje się następnie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Omawiana regulacja ma zastosowanie w przypadku nieobecności w pracy z przyczyn innych niż choroba, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W szczególności chodzi zatem o zwolnienia od pracy bez prawa do pensji, urlopy bezpłatne oraz nieobecności nieusprawiedliwione. W ten sposób oblicza się również wynagrodzenie za niepełny miesiąc pracy, gdy osoba opłacana stałą stawką podejmuje lub kończy zatrudnienie w trakcie miesiąca. Zasada ta ma też zastosowanie – zgodnie ze stanowiskiem GIP z 6 kwietnia 2009 r. (GPP-471-4560-24/09/PE/RP) – w przypadku obliczania wynagrodzenia przy zmianie etatu w ciągu miesiąca.

Powinno być sprawiedliwie

Z omawianego przepisu można wywieść, że wolą ustawodawcy było proporcjonalne pomniejszenie wynagrodzenia za okres nieobecności, z uwzględnieniem zasady wyrażonej w art. 80 k.p., przyznającej płacę tylko za pracę wykonaną. Odwołanie się do liczby godzin nieobecności w pracy powoduje, że ustalając jej wymiar pracodawca musi korzystać z obowiązującego pracownika rozkładu. Tylko w ten sposób można ustalić, ile pracownik powinien był przepracować w trakcie niepłatnej nieobecności. Przyjęcie takiej zasady obniżania pensji za nieobecności inne niż choroba powoduje, że przy prawidłowym planie pracy wypłacona pracownikowi kwota będzie odpowiadać liczbie godzin faktycznie przepracowanych w pozostałej części miesiąca. Ale w praktyce nie zawsze obniżenie pensji wydaje się sprawiedliwe i uzasadnione.

Wątpliwość 1.

Przez ile dni dzielić stawkę

Podstawowa wątpliwość, na jaką napotykają osoby naliczające pensje za niepełny miesiąc, jest wybór dzielnika, jaki należy zastosować przy ustalaniu stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Przepis stanowi, że wynagrodzenie ustalone w stałej stawce miesięcznej należy podzielić „przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu". To sformułowanie nie rozstrzyga jednak, czy dzielnikiem powinien być:

- ?wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania ?w danym miesiącu zgodnie z art. 130 k.p., czy też

- ?liczba godzin zaplanowanych na dany miesiąc w  harmonogramie pracy ustalonym dla danego pracownika.

Warto mieć świadomość, że dokonany w tym względzie wybór będzie istotnie wpływał na wysokość ustalonej stawki godzinowej, a co za tym idzie – również na ostateczną pensję pracownika.

Przykład

Trzech pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną było w styczniu 2014 r. nieobecnych w pracy przez jeden dzień ?(z przyczyn innych niż choroba). Za czas jej trwania żaden ?z nich nie zachował prawa do pensji. Pierwszy podwładny ?został wezwany przez WKU, drugi przez policję w charakterze świadka, a trzeci – w charakterze biegłego. Dwóch pierwszych pracowników jest zatrudnionych na produkcji, w systemie równoważnym, w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych. Pracodawca planuje im nierównomierny rozkład czasu pracy. Pierwszy z nich miał zaplanowane na styczeń 200 godzin, ?a drugi jedynie 140 pracy. Trzecia osoba pracuje w dziale bhp ?w miesięcznych okresach rozliczeniowych w ramach ?systemu podstawowego. Na styczeń szef zaplanował mu ?168 godzin pracy, czyli wartość zgodną z wymiarem. ?Wszyscy pracownicy zarabiają 3000 zł miesięcznie, więc przyjęcie jako dzielnika planowanej liczby godzin pracy spowoduje, że każdemu z nich wyjdzie inna stawka. ?W przypadku pracownika:

- pierwszego będzie to 15 zł (3000 zł : 200 godz.),

- ?drugiego wyjdzie w zaokrągleniu 21,43 zł ?(3000 zł : 140 godz.),

?trzeciego to ok. 17,86 zł (3000 zł : 168 godz.).

Zakładając, że wszyscy pracownicy mieli w dniu nieobecności zaplanowane 8 godzin pracy, każdy z nich otrzyma inną pensję za ten miesiąc. ?Pierwszy otrzyma 2880 zł [3000 – (15 zł x 8 godz.)],  ?drugi 2828,57 zł (3000 zł – 171,43 zł), ?a trzeci 2857,14 zł (3000 zł – 142,86 zł).

Jak wynika z przykładu, różnice w kwocie do wypłaty przekraczają 50 zł, mimo takiego samego rozmiaru nieobecności, za którą pracownicy nie zachowali prawa do wynagrodzenia. Taka sytuacja jest niedopuszczalna. Rozkład czasu pracy nie może uzasadniać takich wahań  wynagrodzenia pracowników. Z tego względu powszechnie przyjmuje się, że liczba godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu to wymiar obliczony na podstawie art. 130 k.p. Tylko w ten sposób można zagwarantować pozostawanie w zgodzie z przepisem prawa ?zasadami sprawiedliwości.

Problem ten ujawnia się również w przypadku osób zatrudnionych w części etatu. Choć nie wynika to wprost z przepisu, względy słuszności nakazują, aby liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu ustalać dla nich z uwzględnieniem obowiązującego danego pracownika wymiaru zatrudnienia, określonego ?w umowie i odnosząc się do ich proporcjonalnego rozłożenia w okresie rozliczeniowym, np. 1/4 etatu to praca po 2 godziny dziennie, a 3/4 to 6 godzin dziennie. Tylko wtedy pracodawca ma gwarancję, że wypłaci podwładnemu wynagrodzenie za faktycznie przepracowaną liczbę godzin.

Wątpliwość 2.

Na jakim etapie zaokrąglenie

Omawiany § 12 ust. 1 rozporządzenia MPiPS oraz jego odpowiednik – § 11 tego samego rozporządzenia dotyczący obliczania wynagrodzenia za część miesiąca w razie nieobecności spowodowanej chorobą – to jedyne przepisy płacowe, w których ustawodawca zastosował wyraźnie koniunkcję między poszczególnymi działaniami matematycznymi. Nie rozdzielił bowiem poszczególnych działań. Stosując łącznik „i" ustanowił, że wynik podzielenia stałej stawki miesięcznej przez wymiar czasu pracy obliczony dla danego miesiąca mnoży się od razu przez liczbę godzin nieobecności pracownika. W efekcie wynagrodzenia za jedną godzinę pracy nie powinno się zaokrąglać przed pomnożeniem go przez liczbę godzin przypadających do przepracowania. Ponieważ jest to jedyny przypadek, kiedy powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy zakładają taki sposób obliczania, powstaje wątpliwość, czy jest to zabieg celowy.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełny etat w systemie podstawowym za wynagrodzeniem miesięcznym 2000 zł, skorzystał w styczniu 2014 r. z 5 dni urlopu bezpłatnego – od 27 do 31 dnia tego miesiąca. Zgodnie z rozkładem miał wtedy przepracować ?40 godzin. Obliczając wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należy:

- ?po pierwsze – obliczyć stawkę godzinową z pensji zasadniczej, czyli podzielić 2000 zł przez 168 godzin przypadających do przepracowania w styczniu, co daje wynik 11,9047619047 zł,

- ?zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu kwoty tej nie należy zaokrąglać przed pomnożeniem przez 40 godzin nieobecności, co daje łącznie 476,19 zł.

Gdyby jednak zaokrąglić stawkę godzinową przed drugim działaniem, wynik okazałby się niższy: 11,90 zł x 40 godz. ?= 476 zł. W tym konkretnym przypadku zaokrąglenie spowoduje więc, że pracownik zarobi o 19 groszy więcej (od pensji przysługującej za pełny przepracowany miesiąc odejmiemy mniejszą kwotę).

Powyższa różnica nie jest duża, ale biorąc pod uwagę częstsze występowanie takiego przypadku i dużą liczbę zatrudnionych pracowników, możliwe są bardziej zauważalne przez firmę różnice w skali miesiąca.

Wątpliwość 3.

Zatrudnienie po „pierwszym"

W praktyce najczęściej zdarzają się przypadki, gdy pracownik nie jest zatrudniany od pierwszego dnia miesiąca – gdy miesiąc „roboczy" rozpoczyna się po weekendzie lub po ustawowo wolnym święcie. Taki przypadek miał miejsce w styczniu i lutym 2014 r., ?a zdarzy się również w marcu, maju, czerwcu i listopadzie tego roku. Czy zatrudnienie od drugiego czy nawet trzeciego dnia miesiąca ma wpływ na pensję pracownika wynagradzanego stałą stawką miesięczną, jeśli pierwsze dni miesiąca były dniami ustawowo wolnymi od pracy? Wszystko zależy od obowiązującego pracownika rozkładu oraz rodzaju prowadzonej przez pracodawcę działalności.

W klasycznym rozkładzie, gdzie podwładny pracuje wyłącznie od poniedziałku do piątku, korzystając ?z wolnych weekendów i świąt, pracodawca może pominąć obliczenia i wypłacić mu pensję za cały miesiąc. ?W takich okolicznościach zatrudnienie np. od 2 stycznia 2014 r. nie wywiera wpływu na możliwość wypracowania pełnego miesięcznego wymiaru czasu pracy. Obniżanie jego miesięcznej pensji byłoby więc nie tylko bezpodstawne, ale też niemożliwe w związku z brzmieniem § 12 przywołanego na wstępie rozporządzenia (które pozwala pomniejszyć wynagrodzenie o godzinowy wymiar nieobecności, wynoszący w omawianym przypadku zero).

Wyjątkiem od tej zasady są m.in. instytucje kultury, gdzie poniedziałek jest przeważnie dniem wolnym ?w zamian za pracę w niedziele albo z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. W takim przypadku zatrudnienie od drugiego czy trzeciego dnia miesiąca może spowodować, że zatrudniony nie przepracuje obowiązującego go wymiaru. Problem polega na tym, że dla osoby podejmującej zatrudnienie w trakcie miesiąca, pracodawca nie sporządza planu pracy na pierwsze dni, kiedy nie pozostawała ona jeszcze w stosunku pracy. Trudno więc mówić o obniżeniu pensji o liczbę godzin przypadających do przepracowania w ramach okresu nieobecności, skoro nie można jej ustalić w oparciu o obowiązujący pracownika rozkład. W efekcie proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia będzie skutkiem zastosowania chłodnej logiki i zasad sprawiedliwości, a nie normy omawianego przepisu.

Uwaga! Poza pracownikami instytucji kultury, taki problem może wystąpić w każdym zakładzie pracy, który spełnia warunki określone w art. 15110 k.p., określającym przypadki umożliwiające planowanie pracy ?w niedziele i święta – np. pracujących w ruchu ciągłym. Również w takich zakładach istnieje ryzyko, że zatrudnienie w trakcie miesiąca – z uwagi na wystąpienie świąt lub dni wolnych – spowoduje niewypracowanie pełnego wymiaru, choć trudno będzie jednoznacznie określić wymiar pracy przypadający w okresie nieobecności. Aby uniknąć związanych z tym wątpliwości pracodawcy musieliby pilnować, żeby plan pracy obejmował również godziny, które pracownik przepracowałby ?w pierwszych dniach miesiąca, gdyby wcześniej zawarto z nim umowę.

Podobny problem wystąpi w razie zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca na część etatu. Ma to szczególne znaczenie w zakładach, które nie planują takim osobom pracy przez 5 dni w tygodniu w wymiarze dobowym odpowiadającym umówionej części etatu, dzieląc wymiar na mniejszą liczbę dłuższych dniówek. Rodzi to wątpliwość dotyczącą tego, czy przy ustalaniu wymiaru czasu pracy w okresie nieobecności można przyjąć fikcyjne założenie, że podwładny przychodziłby do pracy ?w każdym dniu powszednim na liczbę godzin zgodną z jego wymiarem. W praktyce może się jednak okazać, że będzie to jedyny sposób na ustalenie wysokości wynagrodzenia pracownika za przepracowaną część miesiąca.

Autor jest asystentem sędziego ?w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego