Jeśli firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, może, ale nie musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) lub wypłacać świadczenie urlopowe. Ci pracodawcy, którzy decydują się na to dobrowolnie, nie zakładają odrębnego rachunku bankowego. Nie obowiązują ich także terminy, w jakich trzeba zasilać fundusz przekazywanymi odpisami. Pozostałe jednak zasady gospodarowania pieniędzmi zfśs wiążą także i te firmy. Chodzi m.in. o zakres działalności socjalnej, wykaz uprawnionych do korzystania z pomocy czy zasady wydatkowania zgromadzonych pieniędzy.
Małe firmy zatrudniające ?co najmniej 20 pracowników, lecz mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli chcą uwolnić się od funduszu ?w 2014 r., postanowienie o jego nietworzeniu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego zamieszczają w regulaminie wynagradzania. Ale zmianę jego treści trzeba uzgodnić z przedstawicielem załogi.
Przedsiębiorcy, którzy 1 stycznia br. zatrudniali mniej niż ?20 osób na etatach, mają czas do końca stycznia, aby poinformować personel o tym, że nie tworzą funduszu na 2014 r. Tej decyzji nie muszą z nikim uzgadniać ani konsultować. Pracownicy nie mają więc żadnego wpływu na decyzję szefa. Wcale to nie oznacza jednak, że zgromadzone wcześniej pieniądze na cele socjalne szef może dowolnie wydać, np. na bieżące potrzeby firmy. Trzeba je spożytkować zgodnie z przeznaczeniem, czyli na działalność socjalną, np. kulturalną-oświatową, sportowo-rekreacyjną. Chodzi o to, aby za pozostałe środki sfinansować np. karnety sportowe dla załogi.
Trzeba też pamiętać, że spłacane przez podwładnych raty pożyczek zaciągniętych z zfśs nie zasilą firmowych środków obrotowych. Te pieniądze cały czas będą miały status socjalnych, które mają trafić do podwładnych. Oczywiście jeśli te kwoty wracają do firmy w czasie, kiedy nie ma już funduszu, szef może nimi swobodniej obracać i np. nie udzielać dalszych pożyczek. Takie zachowanie nie wynika wprost z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jednak po pierwsze obowiązuje zasada, że pieniądze niewydane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny (art. 11 ustawy o zfśs), a po drugie trzeba pamiętać o intencji ustawodawcy wyrażonej w art. 2 ustawy z 21 listopada 1996 r. o zmianie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz o zmianie niektórych ustaw (DzU nr 147, poz. 686). Z tego przepisu jednoznacznie wynika, że pracodawcy, którzy prowadzili kiedyś taką działalność, a w danym roku nie muszą jej kontynuować, wydają zgromadzone w funduszu pieniądze na zasadach i na cele określone w ustawie.
Zmiany w stanie załogi w ciągu roku kalendarzowego to naturalny proces u każdego pracodawcy. Rotacja liczby zatrudnionych w 12 miesiącach nie wpływa na restartowanie działalności socjalnej. Jeśli firma rozpocznie działalność w ciągu roku, choćby 15 stycznia br., i w pierwszym miesiącu będzie zatrudniać 21 pracowników, to ?i tak w 2014 r. nie musi tworzyć funduszu socjalnego. Odwrotna sytuacja działa natomiast ?w drugą stronę. Jeśli 1 stycznia było 22 etatowców, a po pierwszym kwartale zostało ich już 15, szef nie uwolni się od działalności socjalnej w tym roku.
