Wpływ wyjść prywatnych na pensję pracownika

Ostatnie zmiany w przepisach działu szóstego k.p. zmieniły zasady rządzące odpracowywaniem prywatnych wyjść pracowników w godzinach pracy. Zgodnie z dodanym do art. 151 k.p. § 21, czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Mamy więc jasność w zakresie relacji odpracowania do czasu pracy,  czego nie można jednak powiedzieć o wynagrodzeniu. Przepis nie rozstrzyga bowiem wątpliwości związanych z wpływem udzielania i odpracowywania wyjść prywatnych na pensję pracownika.

W tym kontekście zastosowanie znajdzie więc ogólna zasada wynikająca z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. W efekcie udzielanie i odpracowywanie wyjść prywatnych nie powoduje konieczności regularnego przeliczania wynagrodzenia jedynie u tych pracodawców, którzy wprowadzą i będą egzekwować zasadę odpracowywania prywatnego wyjścia w tym samym miesiącu, w którym miało ono miejsce. Pozostali pracodawcy będą zaś musieli stale przeliczać należne podwładnym uposażenie.

Prosto przy stawce godzinowej

Najmniej problemów przysparza rozliczanie wyjść prywatnych pracowników wynagradzanych stawką godzinową. Ich miesięczna pensja jest bowiem iloczynem liczby przepracowanych godzin i stawki wynikającej z treści przepisów płacowych lub wiążącej strony umowy. W efekcie za miesiąc, w którym pracownik zwolnił się z pracy w celu załatwienia prywatnej sprawy, otrzyma on wynagrodzenie proporcjonalnie pomniejszone, a za miesiąc jego odpracowania – odpowiednio podwyższone.

Przykład

Pracownik magazynu jest zatrudniony w ramach systemu podstawowego, od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30–15.30, za wynagrodzeniem w kwocie 30 zł za godzinę. Praca jest planowana w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych, pokrywających się z kwartałami roku kalendarzowego. W piątek 22 listopada 2013 r. etatowiec zawnioskował o zwolnienie go z pracy na 4 godziny, w celu załatwienia sprawy urzędowej. Przełożony wyraził na to zgodę, ustalając termin odpracowania wyjścia prywatnego w piątek, 6 grudnia. Tym sposobem w listopadzie podwładny przepracuje jedynie 148 godzin, przy wymiarze wynoszącym 152 godziny. Z kolei w grudniu przekroczy obowiązujący go wymiar (tj. 160 godzin) o 4 godziny, pracując w sumie przez 164 godziny. Z uwagi na godzinową stawkę wynagrodzenia, jego naliczenie nie przysparza najmniejszych wątpliwości. Pracownik powinien otrzymać za listopad 4440 zł (148 godzin x 30 zł), z kolei za grudzień 4920 zł (164 godziny x 30 zł).

Więcej liczenia przy miesięcznej

Trochę komplikacji przysparza prawidłowe naliczanie pensji w przypadku wyjść prywatnych osób wynagradzanych stałą stawką miesięczną. Również tutaj żaden przepis nie przewiduje po stronie pracownika prawa do wynagrodzenia za czas prywatnego wyjścia w godzinach pracy, więc trzeba je wypłacić wraz z pensją za miesiąc, w którym pracownik je odpracował.

Przykład

Pracownik wynagradzany stałą miesięczną pensją w kwocie 3000 zł, wystąpił do szefa z wnioskiem o udzielenie zgody na 3-godzinne wyjście prywatne w środę, 6 listopada 2013 r. Zwierzchnik zaakceptował wniosek pracownika ustalając, że odpracowanie nastąpi w piątek, 29 listopada. Jeśli rzeczywiście podwładny przepracuje dodatkowe 3 godziny w ostatni piątek tego miesiąca, wyrówna niedobór godzin pracy wynikający z wcześniej udzielonego wyjścia prywatnego. Nie będzie wtedy podstaw do obniżenia jego wynagrodzenia. Jeśli jednak zatrudniony odpracuje prywatne wyjście dopiero w grudniu, za listopad dostanie proporcjonalnie obniżoną pensję, a za grudzień odpowiednio podniesioną.

Aby ustalić proporcjonalnie niższe wynagrodzenie, należy zacząć od obliczenia godzinowej stawki pensji, stosując zasadę wyrażoną w § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.). Oznacza to konieczność:

- podzielenia stałej miesięcznej pensji przez liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu,

- pomnożenia uzyskanego wyniku przez liczbę godzin nieobecności pracownika,

- a następnie odjęcia uzyskanej kwoty od wynagrodzenia przysługującego za pełen miesiąc.

Odnosząc to do powyższego przykładu należy uznać, że w listopadzie 2013 r. 3000 zł pensji zasadniczej należy podzielić przez 152 godziny wymiaru przypadającego do przepracowania w tym miesiącu, co daje stawkę godzinową 19,74 zł. Uzyskany wynik trzeba pomnożyć przez 3 godziny nieobecności, uzyskując kwotę 59,22 zł. Oznacza to, że za listopad pracownik powinien otrzymać pensję w wysokości 2940,78 zł. Z kolei w grudniu przepracował on o 3 godziny więcej, co w praktyce oznacza konieczność obliczenia normalnego wynagrodzenia za te dodatkowe godziny, z uwzględnieniem wymiaru obowiązującego w miesiącu, w którym miały miejsce. Wiąże się to z koniecznością ustalenia stawki godzinowej wynagrodzenia pracownika w grudniu (3000 zł : 160 godzin = 18,75 zł), a następnie pomnożenia jej przez 3 godziny dodatkowej pracy (3 godziny x 18,75 zł = 56,25 zł). Prawidłowe wywiązanie się z obowiązku wypłaty wynagrodzenia wymaga więc, aby pensja za grudzień wyniosła w tych okolicznościach 3056,25 zł.

Wyznaczenie godzin nocnych

Ustawodawca nie ogranicza swobody co do ustalenia terminu odpracowania prywatnego wyjścia. Stanowi jedynie, że nie może to naruszać prawa do nieprzerwanych odpoczynków dobowych (11 godzin) i tygodniowych (35 godzin). W praktyce oznacza to, że nie ma przeszkód, aby wyznaczyć ten termin w granicach obowiązującej w danym zakładzie pory nocnej. Takie działanie rodzi jednak istotne wątpliwości, czy podwładny odpracowujący wyjście prywatne w porze nocnej nabywa prawo do dodatku za pracę w nocy z art. 1518 § 1 k.p.

Aby je rozstrzygnąć, należy wrócić do przepisu art. 151 § 21 k.p., który wprowadza możliwość odpracowywania wyjść prywatnych. Wyłącza on stosowanie w takich okolicznościach przepisów o nadgodzinach, więc odpracowujący wyjście pracownik z pewnością nie nabędzie prawa do dodatku z art. 1511 k.p. Nie ma zatem ryzyka, że wyznaczenie odpracowania na porę nocną spowoduje konieczność przyznania pracownikowi 100 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia za pracę. Przepis ten milczy jednak na temat dodatku za pracę w porze nocnej, przysługującego w wysokości 20 proc. stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Skoro zaś regulacja ta nie została wyłączona wobec osób odpracowujących czas wyjść prywatnych, a o tym terminie decyduje samodzielnie pracodawca, należy przyjąć, że podwładni mogą nabyć prawo do dodatku za pracę w porze nocnej.

Będzie to szczególnie częste w przypadku zakładów świadczących swoje usługi nieprzerwanie, np. w zakresie zmianowej organizacji pracy. Aby zapewnić etatowcowi wymagane okresy odpoczynku i nie naruszać doby pracowniczej, najkorzystniej planować odpracowywanie prywatnych wyjść bezpośrednio po zakończeniu pracy. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że pracodawca nie będzie miał innej możliwości niż polecenie odpracowania prywatnego wyjścia w porze nocnej.

Przykład

Pracownik huty skorzystał w listopadzie 2013 r. z trzech wyjść prywatnych w łącznym wymiarze 9 godzin. Jest on zatrudniony na zmiany, pracuje w systemie podstawowym, a szef zdecydował, że te godziny odpracuje pod koniec grudnia. Z uwagi na to, że pracownicy  przechodzili na kolejne zmiany po skorzystaniu z odpoczynku tygodniowego, w ostatnim tygodniu grudnia pracownik przychodził na drugą zmianę trwającą od 14 do 22. Zobowiązanie go do odpracowywania wyjść prywatnych przez 3 kolejne dni po 3 godziny, bezpośrednio po zakończeniu pracy spowoduje, że za wszystkie 9 godzin podwładny nabędzie – obok normalnego wynagrodzenia – prawo do dodatku za pracę w porze nocnej. Za jedną godzinę pracy nocnej wynosi on 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j

Dwie szanse na odliczenie nadpłaty

Wydawać by się mogło, że przy wynagrodzeniu ustalonym w stałej stawce miesięcznej, można niczego nie przeliczać i zarówno w miesiącu skorzystania z wyjścia prywatnego, jak i w miesiącu jego odpracowania, wypłacać po prostu stałą stawkę. Decydując się na takie rozwiązanie pracodawca ryzykuje jednak nienależną nadpłatę pensji, gdyby z jakichś względów (np. choroby pracownika) w ustalonym terminie (przypadającym w kolejnych miesiącach) nie doszło do odpracowania wyjścia prywatnego.

Jedynie w dwóch terminach wypłat pracodawca może bowiem proporcjonalnie pomniejszyć wynagrodzenie pracownika w związku z nieodpracowaniem wyjścia prywatnego. Po pierwsze – na bieżąco w miesiącu, w którym w związku z prywatnym wyjściem pracownik nie przepracował pełnego wymiaru. Po raz drugi natomiast w kolejnym terminie płatności, tj. z pensji za kolejny miesiąc (art. 87 § 7 k.p.).

Zatem w razie wypłacenia pełnej pensji za miesiąc, w którym miało miejsce prywatne wyjście, a następnie nieodpracowania czasu jego trwania w kolejnych miesiącach, szef – bez zgody podwładnego – nie będzie miał już możliwości potrącenia nadpłaconej wcześniej kwoty. Takie działanie oznacza zaś stratę dla zakładu, który zapłacił pracownikowi za czas niewykonywania pracy, choć obowiązek ten nie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów.

Przykład

Pracownik zatrudniony w biurze w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wyrażenie zgody na wyjście prywatne na 4 godziny 31 października. Pracodawca przystał na jego propozycję, ustalając, że odpracuje te godziny 30 i 31 grudnia, po 2 godziny w każdym z nich. Pech chciał, że pod koniec grudnia podwładny złapał grypę i przedstawił zwolnienie lekarskie na ostatni tydzień miesiąca. W tych okolicznościach pracodawca, który nie obniżył wynagrodzenia należnego podwładnemu za październik straci podwójnie. Po pierwsze aby odzyskać wynagrodzenie za niedopracowane w październiku 4 godziny, musi mieć pisemną zgodę etatowca. Bez niej mógł odliczyć sobie nadpłatę jedynie z pensji wypłaconej w październiku lub w listopadzie. Po drugie to, że podwładny usprawiedliwił nieobecność w okresie, w którym wyznaczono mu termin odpracowania prywatnego wyjścia oznacza, że pracodawca nie ma również podstaw dla obniżenia pensji za ten miesiąc.