Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Zgodnie zaś z art. 23 ust. 1 pkt 55 tej ustawy, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba. Należności z tytułu wypłat pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi nie stanowią podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Zatem jeśli czytelnik nie wypłaci wynagrodzeń do końca miesiąca (tak, jak to wynika z umów o pracę z jego pracownikami), to nie będzie mógł zaliczyć ich wartości do kosztów tego miesiąca. Wynagrodzenia pracowników pomniejszą w takim przypadku przychody firmy dopiero w miesiącu wypłaty. Przykłady w artykule oparte są na założeniu, że termin wypłaty wynagrodzeń w opisanych w nich sytuacjach jest taki, jak w przypadku firmy pytającego czytelnika.
Trzeba udowodnić
Kosztem uzyskania przychodów jest więc taki koszt, który:
Dla kosztów uzyskania przychodów istotne znaczenie mają zdarzenia faktycznie, przy czym prawidłowe ustalenie tych kosztów nie może nastąpić z pominięciem unormowań zawartych w art. 23 ustawy o PIT. Aby można było uznać, że dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, jego poniesienie powinno zostać odpowiednio udowodnione, a ciężar dowodu w tym przypadku spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi dla siebie określone skutki prawne.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od dokonywanego świadczenia.
Nie ma zaliczki
Jeśli świadczenie nie było wykonane np. w grudniu, to zaliczka na podatek nie może być pobrana w tym miesiącu. Z tego zaś wynika, że ani kwota netto wynagrodzenia, ani zaliczka na podatek od wynagrodzenia nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów w grudniu (wyrok WSA w Lublinie z 3 lipca 2013 r., I SA/Lu 978/12). Zaliczka na podatek najwcześniej może obciążyć koszty płatnika w miesiącu wypłaty wynagrodzenia.
