Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Zgodnie zaś z art. 23 ust. 1 pkt 55 tej ustawy, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 ustawy o PIT,  z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba. Należności z tytułu wypłat pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi nie stanowią podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Zatem jeśli czytelnik nie wypłaci wynagrodzeń do końca miesiąca (tak, jak to wynika z umów o pracę z jego pracownikami), to nie będzie mógł zaliczyć ich wartości do kosztów tego miesiąca. Wynagrodzenia pracowników pomniejszą w takim przypadku przychody firmy dopiero w miesiącu wypłaty. Przykłady w artykule oparte są na założeniu, że termin wypłaty wynagrodzeń w opisanych w nich sytuacjach jest taki, jak w przypadku firmy pytającego czytelnika.

Trzeba udowodnić

Kosztem uzyskania przychodów jest więc taki koszt, który:

Dla kosztów uzyskania przychodów istotne znaczenie mają zdarzenia faktycznie, przy czym prawidłowe ustalenie tych kosztów nie może nastąpić z pominięciem unormowań zawartych w art. 23 ustawy o PIT. Aby można było uznać, że dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, jego poniesienie powinno zostać odpowiednio udowodnione, a ciężar dowodu w tym przypadku spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi dla siebie określone skutki prawne.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od dokonywanego świadczenia.

Nie ma zaliczki

Jeśli świadczenie nie było wykonane np. w grudniu, to zaliczka na podatek nie może być pobrana w tym miesiącu. Z tego zaś wynika, że ani kwota netto wynagrodzenia, ani zaliczka na podatek od wynagrodzenia nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów w grudniu (wyrok WSA w Lublinie z 3 lipca 2013 r., I SA/Lu 978/12). Zaliczka na podatek najwcześniej może obciążyć koszty płatnika w miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Artykuł 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT ustanawia wyłom od zasady, że można zarachować wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu pomimo braku faktycznego jego poniesienia. Celem wprowadzenia takiego uregulowania, które umożliwia podatnikom zaliczenie w poczet kosztów uzyskania przychodu omawianych wydatków dopiero w momencie ich faktycznego poniesienia, było zdyscyplinowanie pracodawców do terminowego wypłacania wynagrodzeń oraz płatności składek z tych tytułów (wyrok WSA we Wrocławiu z 24 kwietnia 2007 r., I SA/Wr 109/07).

Przykład

Kwota wynikająca z wynagrodzeń pracowników w wysokości netto 32 421,50 zł, w tym dieta za czas podróży służbowych, została zarachowana w grudniu 2012 r. Wypłata z tego tytułu nastąpiła częściowo w grudniu 2012 r. w kwocie 22 400,50 zł, a częściowo w kwocie 10 021,00 zł została wypłacona w styczniu 2013 r. Z uwagi na moment wypłaty kosztem uzyskania przychodu w grudniu 2012 r. jest kwota 22 400,50 zł, zaś kwota 10 021,00 zł staje się kosztem podatkowym dopiero w styczniu 2013 r.

Jeśli pracodawca dokonuje wydatków za pośrednictwem rachunku bankowego w drodze przelewów, to przez wypłatę należy rozumieć moment obciążenia rachunku bankowego wypłacającego i tak należy rozumieć postawienie środków finansowych do dyspozycji pracownika.

Przykład

Właściciel firmy PPHU ABC prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu krajowego i międzynarodowego. Księgowość prowadzi upoważniony i wyznaczony do tego pracownik, który nie ma uprawnień do dokonywania przelewów. Raz w tygodniu dokonywane są wszelkie wymagane płatności. Z uwagi na przebywanie na urlopie wypoczynkowym właściciela firmy, wypłata wynagrodzeń za pracę za czerwiec 2013 r. z rachunku bankowego przedsiębiorcy na konta bankowe pracowników nastąpiła dopiero 1 lipca 2013 r. Wydatek na wypłatę wynagrodzeń przedsiębiorca może zaksięgować w koszty dopiero w lipcu 2013 r., jako że w tym miesiącu obciążony został rachunek bankowy wypłacającego – przedsiębiorcy.