Surowe zasady ochrony danych osobowych pracownika, których wyrazem jest art. 221 k.p., są poważnie ograniczone, gdy pracodawca prowadzi działalność finansowaną z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ograniczenia te narzuca konieczność przestrzegania przyjętego w art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592, dalej ustawa o zfśs) wymogu różnicowania świadczeń przy zastosowaniu tzw. kryterium socjalnego. Oznacza to uzależnienie ich wysokości  i/lub prawa do nich od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Ustawa o zfśs nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyjątków.

Co wolno zbierać

Naturalną konsekwencją udzielania świadczeń na określone cele oraz ich różnicowania według kryterium socjalnego jest konieczność przetwarzania danych o beneficjentach świadczeń dokumentujących ich sytuację (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r., I PKN  267/01).

Ustawa o zfśs nie określa katalogu, a nawet rodzaju informacji, które administrujący funduszem szef powinien pozyskać od pracowników w związku z prowadzoną działalnością socjalną. Nie zawiera też regulacji, które choćby pośrednio wskazywałyby na sposoby pozyskiwania takich danych (zob. uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 27 września 2012 r., III AUa 429/12).

W ten sposób zakres, jak i sposób pozyskiwania informacji stają się naturalną materią dla unormowań w autonomicznych źródłach prawa pracy, a wśród nich przede wszystkim w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wprawdzie art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs ramowo określa przedmiot regulaminu jako „zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu", to jednak wobec zakresu i sposobów pozyskiwania informacji niezbędnych do prowadzenia działalności socjalnej nie oznacza braku jakichkolwiek granic dla przetwarzania związanych z działalnością socjalną danych pracowników i innych osób uprawnionych do świadczeń.

Jaki cel

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych nie może prowadzić do gromadzenia ich w szerszym zakresie, niż jest to konieczne do realizacji celu, w jakim są one pozyskiwane, czyli w pojęciu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) – przetwarzane. Zgodnie bowiem z jej art. 26 ust. 1 pkt 3 administrator danych osobowych przetwarzający dane osobowe powinien dołożyć szczególnej staranności, aby ochronić interesy osób, których dane dotyczą. W szczególności musi zapewnić to, aby były one merytorycznie poprawne i adekwatne do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność powinna być rozumiana jako równowaga między uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych.

Dwa modele

W praktyce spotyka się dwa modele pozyskiwania informacji niezbędnych do przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego. Pierwszy opiera się na zaufaniu do beneficjenta, którym najczęściej jest pracownik. Sytuację życiową, rodzinną i materialną ustala się na podstawie oświadczenia zainteresowanego. Nierzadko modelowi temu towarzyszy katalog sankcji za to, że pracownik poda nieprawdziwe informacje, np. zwraca świadczenia, czasowo zostaną mu one wstrzymane itp.Drugi – bardziej sformalizowany, wymaga od beneficjenta udokumentowania informacji, np. musi przedłożyć roczne zeznania podatkowe (PIT) osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, zaświadczenia potwierdzające naukę dzieci w szkołach itp.

Zarówno pierwszemu, jak i drugiemu modelowi trudno zarzucić niezgodność z prawem. To do pracodawców (a gdy działa u niego zakładowa organizacja związkowa – również do niej) należy rozstrzygnięcie w regulaminie co najmniej dwóch kwestii:

Zła pokusa

Jakiego jednak nie dokonalibyśmy wyboru, prowadzenie działalności socjalnej wymaga dość głębokiej ingerencji w sferę prywatności pracownika. Dla pracodawcy to konieczność i warunek zachowania elementarnego bezpieczeństwa prawnego i finansowego. Ingerencja ta ma służyć zgodnym z prawem gospodarowaniem funduszem socjalnym, a nie żadnym innym celom. Choć gwarancji, że tak nie będzie, nie ma żadnych. Któż zapewni, że dane uzyskane w związku z działalnością socjalną nie zostaną wykorzystane (oczywiście nieoficjalnie) np. przy typowaniu do zwolnień grupowych zwolnień z pracy, skoro redukcje i działalność socjalną prowadzi ten sam podmiot? Czy możemy być pewni, że pracodawca nie zdecyduje się na wytypowanie do zwolnienia właśnie takiego pracownika, którego małżonek lub inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie mają dobre dochody, mimo że jest on pracownikiem wyraźnie lepszym od tych, którzy zachowają posady?

Autor jest radcą prawnym w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

WĄTPLIWOŚĆ

Jak pogodzić, skądinąd słuszne, ograniczenie dostępu do danych osobowych kandydata do pracy i pracownika przewidziane w art. 221 k.p. z otwarciem tego dostępu przez ustawę o zfśs i wydanych na jej podstawie regulaminów zakładowych? Skoro pracodawców obarczono wymogiem prowadzenia polityki społecznej, to nie da się wykluczyć i takich kosztów.