W ostatnim czasie rozstawaliśmy się z dwoma pracownikami, dla których dni wolne od pracy z racji pięciodniowego tygodnia zadań były ustalane co miesiąc. Chodziło o to, aby wykorzystać możliwość określenia ich na daty, kiedy przypadały święta. Jednemu z nich okres wypowiedzenia upłynął z końcem 2012 r., a drugiemu skończy się 31 stycznia 2013 r.

Obaj mieli zaległe urlopy wypoczynkowe, których nie zdołali wybrać podczas wymówienia i dlatego konieczna jest wypłata ekwiwalentu pieniężnego. O ile z pracownkiem, którego pożegnamy niebawem, nie ma problemu, bo urlop zostanie przeliczony według tegorocznego współczynnika, to czy nie należałoby zrewidować rachunków u osoby, która odeszła z etatu w grudniu? –

pyta czytelniczka.

Niewykluczone, że pracownik, który od kilku tygodni jest już poza firmą, sam będzie się tego domagał. Czytelniczka słusznie podejrzewa, że przyczyną mogą być pretensje o zaniżoną rekompensatę za urlop wypoczynkowy. Z czego to wynika?

Do obliczenia ekwiwalentu urlopowego służy współczynnik ekwiwalentowy. Wskaźnik ten oznacza przeciętną miesięczną liczbę dni pracy. Im jest wyższy, bo uwzględnia więcej dniówek roboczych, tym szef mniej zapłaci w razie rozstania, gdy przed finiszem angażu zatrudniony nie wykorzystał wakacji w naturze. Pracownikom z kolei zależy na tym, aby ten parametr był jak najniższy.

Do wyroku TK

Przez ponad dziewięć miesięcy ubiegłego roku można było sterować tym współczynnikiem, czyli tak ustalić ustawowo wolne dni świąteczne, aby pokrywały się z tymi wynikającymi z pięciodniowego tygodnia pracy konkretnej osoby, np. sobotą czy czwartkiem, jeśli tak było ustalone w zakładzie.

Przypominamy, że szef może swobodnie określić takie wolne na wybrany przez siebie dzień tygodnia i niekoniecznie musi to być najbardziej popularna sobota. A w ubiegłym roku mógł to zmieniać nawet z miesiąca na miesiąc, aby w konkretnym okresie zyskać na aktywności załogi. Dzięki temu personel więcej pracował, a mniej wypoczywał. Oddziałuje to na wypłatę rekompensaty w razie braku urlopu wypoczynkowego w naturze.

Mechanizm obliczenia tego parametru zależy od liczby dni roboczych oraz tych bez obowiązków, ustawowo zapewnionych wolnych niedziel, a także w ten sam sposób gwarantowanych świąt. Precyzyjnie określa to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).

Skoro dzień świąteczny nachodził na wolne z racji tygodnia pracy, to przy obliczaniu współczynnika ekwiwalentowego w zeszłym roku odejmowało się go tylko raz (zgodnie z opinią Głównego Inspektoratu Pracy z 15 lutego 2011 r. w sprawie ustalania współczynnika ekwiwalentowego, GPP-364/501-4560-93-1/10/PE/RP).

Takiej praktyki w kumulowaniu podwójnego wolnego w jednym dniu w rozkładzie zatrudnionych zabronił jednak 2 października 2012 r. Trybunał Konstytucyjny. Uznał, że art. 130 § 21 k.p., dopuszczający swobodne ustalenie świętowania przez szefa, jest niezgodny z konstytucją (K 27/11) i narusza zasadę równości, bezpodstawnie różnicując liczbę dni wolnych od pracy przysługujących pracownikom.

Konieczna korekta

Stąd od tej daty, a już z pewnością od opublikowania wyroku TK w Dzienniku Ustaw (z 2012 r., poz. 1110), co miało miejsce 8 października 2012 r., nie wolno tak postępować. Trzeba przestrzegać art. 130 § 2 k.p. Zgodnie z nim każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o osiem godzin. A to oznacza konieczność podwójnego ujmowania we wskaźniku urlopowym dni wolnych od pracy i dublujących się wtedy świąt.

Aby nie narazić się na zarzut pokrzywdzenia odchodzącego z pracy, lepiej było uwzględnić przepisy uchylone od października ubiegłego roku i ponownie przeliczyć mu współczynnik ekwiwalentowy.

Przykład

Załóżmy, że w 2012 r. pracodawca z góry na cały rok ustalił wolne z racji pięciodniowego tygodnia pracy na czwartek pokrywający się wówczas ze świętami ustawowymi. U niego współczynnik ekwiwalentowy wynosił 21,25. Pojedynczo uwzględnił w nim bowiem uroczystość Konstytucji 3 Maja, Bożego Ciała i Wszystkich Świętych.

Po październiku musiał to już zrewidować o świąteczny 1 listopada. To oznaczało, że zamiast 255 dni pracy w roku, taka osoba miała ich 254. Wtedy współczynnik spada do 21,17. Niższy jego wynik daje podwładnemu wyższą wypłatę, bo dni z obowiązkami zawodowymi jest mniej.

Jeśli więc czytelniczka nie zmieniła przeliczników i do odchodzącego w grudniu 2012 r. zastosowała np. 21,25, to z 20 dniami niewykorzystanego urlopu, czyli 160 godzinami, (przy miesięcznej pensji podwładnego 4300 zł) postąpiła tak:

- wynagrodzenie miesięczne podzieliła przez współczynnik urlopowy 4300 zł : 21,25 = 202,35 zł (stawka dzienna ekwiwalentu),

- stawkę dzienną podzieliła przez osiem 202,35 zł : 8 = 25,29 zł (stawka godzinowa),

- stawkę godzinową pomnożyła przez godziny niewybranego urlopu 25,29 zł x 160 = 4046,40 zł (wartość końcowa).

Należało jednak zmienić te rachunki, gdy okazało się, że w jednej dacie dubluje się święto i wolne z racji pięciodniowego tygodnia pracy i użyć innego współczynnika (21,17).

- 4300 zł : 21,17 = 203,12 zł,

- 203,12 zł : 8 = 25,39 zł,

- 25,39 zł x 160 = 4062,40 zł.

Jeden dzień mniej pracy dałby więc odchodzącemu 16 zł więcej ekwiwalentu urlopowego (4062,40 zł – 4046,40 zł zł).

Zapewne jeszcze więcej zyskałby ten pracownik, który miałby koniunkturalnie w każdym miesiącu ustalane dni wolne w rozkładzie z nakładającą się wtedy uroczystością. Przy dziewięciu świętach wypadających w innym dniu niż niedziela pracodawca mógł tak zrobić siedem razy, gdyż w maju i grudniu przypadały po dwa święta. Po październiku do końca roku zmiana musiałaby dotyczyć dwóch ostatnich miesięcy.

Teraz korzystniej

Z kolei obecnie odchodzący z etatu pracownik nie musi już obawiać się uszczuplenia rekompensaty za wakacje. Nawet jeśli trzeba mu zapłacić za niewybrane urlopy z poprzednich lat, to stosuje się współczynnik ekwiwalentowy z roku, w którym następuje odejście, gdyż ustala się go odrębnie dla każdego roku.

Po wyroku TK nie ma już żadnych różnic w liczeniu tego parametru. Bez względu na to, kiedy przypada wolny dzień od zadań z racji pięciodniowego tygodnia pracy czy święto ustawowo gwarantowane bez obowiązków, współczynnik dla pełnoetatowca jest zawsze taki sam. W tym roku wynosi 20,92.

Przykład

Załóżmy, że odchodzący 31 stycznia 2013 r. ma taką samą pensję i tyle samo niewykorzystanego urlopu co jego kolega, który pracował do końca grudnia ubiegłego roku.

U niego obliczenia rekompensaty urlopowej powinny być takie:

- 4300 zł : 20,92 = 205,54 zł,

- 205,54 zł : 8 = 25,69 zł,

- 25,69 zł x 160 = 4110,40 zł.

W najlepszym razie w stosunku do kolegi, któremu szef nie przeliczyłby rachunków, zyskuje 64 zł, a 48 zł w gorszym wariancie, gdyby takie modyfikacje zastosowano. -

Trzy lata na żądania

O wyrównanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop były pracownik może domagać się od pracodawcy trzy lata wstecz. Pracownik czytelniczki mogły zatem wystąpić o to do końca 2015 r.

Zgodnie bowiem z art. 291 kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy (a do takich należy też to o wypłatę ekwiwalentu) przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 15 października 1975 r. (I PRN 1/76) pracownik nabywa prawo do tego ekwiwalentu w dacie rozwiązania stosunku pracy. Bez znaczenia jest tutaj, czy chodzi o urlop bieżący, czy zaległy, oczywiście nieprzedawniony.