Sytuacja socjalna nie ogranicza udziału w firmowej imprezie

- Posiadamy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wprowadziliśmy do regulaminu funduszu postanowienie o możliwości organizowania imprez zbiorowych dla pracowników i zleceniobiorców oraz byłych pracowników – emerytów. Nie będą tu stosowane żadne kryteria. Po prostu wszyscy związani z firmą będą mogli na równych prawach wziąć udział w spotkaniach okolicznościowych z wątkiem integracyjnym, głównie chodzi o święta, ale nie tylko.

Zawsze był z tym problem, bo nie chcąc oceniać ludzi według sytuacji materialnej przy zaproszeniach, np. na wigilię czy śledzika, braliśmy środki obrotowe, by sfinansować takie imprezy. Teraz chcemy zorganizować dla chętnych wyjazd wypoczynkowy do ośrodka spa. Koszt na osobę wynosi 300 zł. Z tego połowa będzie sfinansowana z zfśs, a reszta ze środków bieżących. Jak wartość takiego świadczenia rozliczyć z podatku dochodowego i składek na ZUS na przykładzie pracownika, który zarabia 2150 zł brutto i już w 2012 r. brał z socjalnego dofinansowanie do wczasów pod gruszą – 200 zł?

– pyta czytelniczka.

Z opisu wynika, że firma posiadająca zfśs, na podstawie odpowiednich zapisów w regulaminie, prowadzi działalność socjalną polegającą również na świadczeniu usług tzw. nieulgowych. Do takich pracodawca zakwalifikował zarówno spotkania o charakterze integracyjnym, jak i wycieczki mające cel rekreacyjno-wypoczynkowy.

Takie postępowanie nie jest sprzeczne z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej ustawa o zfśs). A skoro tak, to wartość świadczenia nieodpłatnego takiego jak udział w wycieczce, będzie zwolniona ze składek na ZUS, ale tylko w części pokrytej z zfśs. Odmiennie przedstawia się problem opodatkowania. Tu niestety zwolnienie nie ma zastosowania do całej kwoty przychodu. Powodem jest niejednorodne źródło finansowania wycieczki.

Po analizie majętności

Możliwe jest wydatkowanie środków z zfśs bez stosowania kryteriów socjalnych. Na poparcie trzeba przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08). Wyrok ten, śmiało można powiedzieć, zrewolucjonizował wcześniejsze pojmowanie działalności socjalnej i udzielanie oraz finansowanie z zfśs usług oraz świadczeń. Choć wczytując się w treść ustawy o zfśs można samodzielnie dojść do takich wniosków.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

- różnych form wypoczynku,

- działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,

- opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zatem wszelkie działania pracodawcy zmierzające do zapewnienia bądź ułatwienia dostępu osobom uprawnionym do wypoczynku (w różnej formie) czy rekreacji, mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej.

O tym jak udostępniać te świadczenia mówi art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs. Zgodnie z nim, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W treści tego przepisu pada określenie „ulgowych usług i świadczeń" i tylko w odniesieniu do takich obowiązkowe jest stosowanie kryteriów socjalno-bytowych. Oznacza to, że należy różnicować wysokość dofinansowań czy dopłat:

- stanowiących pomoc dla osoby uprawnionej (pracownika, jego rodziny, byłego pracownika – emeryta/rencisty, zleceniobiorcy, jeśli został wymieniony w regulaminie),

- przyznawanych na podstawie indywidualnego wniosku osoby potrzebującej wsparcia,

- na podstawie dowodów, dokumentów, oświadczeń potwierdzających stan rodzinny, majątkowy, zdrowotny wnioskodawcy.

Świadczeń/usług ulgowych nie można rozdzielać wszystkim w takim samym stopniu, o równej wartości, bowiem status czy położenie każdej z osób, rodziny, jest odmienne. Owszem, można wyznaczyć pewne widełki np. dochodu przypadającego na członka rodziny, którego osiągnięcie pozwoli rodzinie uzyskać odpowiedni poziom pomocy. To wystarczy do wypełnienia kryteriów socjalnych.

Rodziny o niższych dochodach, wielodzietne czy samotne, powinny mieć dostęp do pomocy w szerszym zakresie niż te, których sytuacja życiowa jest korzystniejsza.

Drugie oblicze działalności socjalnej to organizowanie przedsięwzięć masowych, tzn. z powszechnym dostępem, na jednakowych prawach i warunkach.

Powszechny dostęp

Chodzi tu przede wszystkim o takie usługi nieulgowe, zaspakajające potrzeby kulturalne i wypoczynkowe, jak wycieczki, pikniki, festyny, czy „andrzejki". Chętni mogą w nich uczestniczyć bez jakichkolwiek podziałów na biedniejszych czy majętniejszych. Innymi słowy, nie rozpatruje się tu kryteriów socjalnych.

Taki rodzaj działalności może być praktykowany, jeśli zapis w tej sprawie znajdzie się w regulaminie funduszu. Jest to akt, w którym umieszcza się zarówno zasady oraz warunki korzystania z ulgowych usług i świadczeń finansowanych z funduszu (z uwzględnieniem indywidualnych przesłanek życiowych), jak i zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, czyli obejmującej również rozrywkowo-integracyjne spotkania czy imprezy.

Ulga tylko przy jednym źródle

Z reguły wszystkie profity od pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy. Oprócz świadczeń ustawowo zwolnionych z podatku dochodowego, każde inne – pieniężne, rzeczowe, czy w formie usługi, jest obłożone daniną dla fiskusa.

Wśród przychodów zwolnionych z podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych.

Ta ulga ma jednak limit – łącznie świadczenia wolne są od podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony ani inne znaki, które uprawniają do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.). By prawidłowo zastosować zwolnienie trzeba:

- wypłacić świadczenie pieniężne lub wydać rzeczowe (oprócz bonów, talonów),

- sfinansować je w całości ze środków zfśs (lub funduszy związków zawodowych),

- sumować wartość przekazanych świadczeń w ciągu roku, bo 380 zł to limit roczny; póki zbiór świadczeń go nie przekroczy – zaliczki się nie pobiera,

- rozdzielać świadczenia związane z finansowaniem działalności socjalnej zgodnie z ustawą o zfśs: ulgowe – według kryteriów socjalnych, nieulgowe – jeśli zapisano w regulaminie.

Nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia w postaci udziału w imprezach integracyjnych czy wycieczkach również kwalifikują się pod omawiane zwolnienie. Warunek, że całość świadczenia ma być w całości opłacona z zfśs nie oznacza, że pracodawca ma w 100 proc. wyłożyć środki z funduszu.

100 procent dofinansowania, a nie świadczenia

Warunek wymagany do zwolnienia wartości świadczenia z podatku, by zostało ono w całości sfinansowane ze środków zfśs, nie oznacza, że pracodawca musi ponieść jego 100-procentowy koszt. Może np. tylko w określonej części pokryć koszt świadczenia z tego źródła, a resztę dopłaci pracownik czy zleceniobiorca.

Jeśli natomiast pracownik ma skorzystać z ulgi w podatku, to nie można zmiksować pieniędzy funduszu np. z obrotowymi. Takie mieszane źródło spowoduje, że od całej wartości przychodu trzeba będzie naliczyć podatek dochodowy, nawet jeśli wartościowo pracownik mieści się jeszcze w limicie.