Jeden z czytelników miał wątpliwości. Spółka, w której jest zatrudniony, niedawno zmieniła regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z nowym regulaminem wysokość otrzymywanych świadczeń (bony świąteczne) uzależniona jest od dochodów pracownika i małżonki oraz liczby osób w gospodarstwie domowym.

W związku z tym pracodawca zwrócił się o podanie wysokości zarobków małżonki oraz liczby osób w gospodarstwie domowym. Z uwagi na wysokość swoich zarobków żona czytelnika niechętnie chce podawać takiej informacji.

[b]– Czy pracodawca ma prawo zmusić pracownika do podania informacji o zarobkach żony? Z czym może wiązać się odmowa podania takich danych?[/b] – pyta czytelnik.

[srodtytul]Nie zmusi, lecz zapyta[/srodtytul]

Pracodawca może się zwrócić do podwładnego o podanie informacji o zarobkach małżonka, jeśli takie dane są konieczne do przyznania określonej pomocy czy świadczenia.

Pomoc materialna, której pracodawca może udzielać ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jest świadczeniem szczególnym, przysługującym osobom, które znajdują się w trudnej sytuacji czy też gorszej od innych pracowników.

Prawo nie określa z góry kryteriów, jakie należy przyjąć, aby taką pomoc przyznać pracownikowi. Wymaga natomiast, aby ulgowe usługi i świadczenia, a także wysokość dopłat finansowanych z funduszu były uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego.

[srodtytul]Konieczny regulamin[/srodtytul]

Do osób uprawnionych przepisy zaliczają pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu. [b]Wszystkich uprawnionych pracodawca musi wymienić w regulaminie funduszu.[/b]

Utworzenie tego regulaminu jest obowiązkiem pracodawcy. W nim określa się rodzaj świadczeń przewidzianych dla zatrudnionych (i ich rodzin), a także zasady ich przyznawania. Tam zatem muszą być szczegółowo wymienione kryteria oceny sytuacji pracowników, którym jest udzielana pomoc. Jeśli na przykład bony świąteczne pracodawca zamierza wręczyć wszystkim pracownikom jako prezent od firmy, do ich rozdania nie są potrzebne żadne kryteria ani tym bardziej specjalne dane o pracowniku – w tym przypadku nie ma to żadnego znaczenia.

Inaczej jest, gdy takie czy inne bony uznano w danym przedsiębiorstwie za jeden z rodzajów pomocy osobom znajdującym się w gorszym położeniu. Wówczas regulamin musi określać, co jest brane pod uwagę, aby pracownik mógł takie talony otrzymać. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=ED64AA884C6F8AC92BBE4BA65DE0433A?id=74017]Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych[/link] mówi o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Z regulaminu powinno zatem wynikać, o jaką konkretnie sytuację chodzi – np. w jakich granicach powinny mieścić się zarobki pracownika (i czy tylko z umowy o pracę), a także jak wysokie dochody przypadają na jego rodzinę. O sprawach tych jednak pracodawca nie decyduje sam.

Zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, muszą być uzgodnione z zakładową organizacją związkową. Uzgadniane też z nią powinno być przyznawanie pracownikom takich świadczeń z funduszu.

Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

[srodtytul]Dochody rodziny tajemnicą[/srodtytul]

W każdym razie podstawą przyznawania świadczeń jest regulamin i spełnienie przez pracownika określonych w nim kryteriów. Z prawa wynika jasno, że powinny one uwzględniać także sytuację rodzinną pracownika. Nie wyjaśniają jednak dokładnie, o czym powinien i o czym może wiedzieć pracodawca.

Przepisy dają mu zatem [b]możliwość zapisania w regulaminie, że dla przyznania świadczeń średni dochód na jednego członka rodziny pracownika nie może przekraczać określonej granicy. To z kolei uprawnia go do zwrócenia się o informacje na temat wysokości zarobków małżonka i liczbie osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym.[/b]

Kodeks pracy daje pracodawcy prawo żądania wielu danych osobowych pracowników, w tym dotyczących ich dzieci z uwagi na związane z tym uprawnienia. Nie upoważnia go wprost do zwracania się o dane małżonka. Zawiera jednak przepis, zgodnie z którym pracodawca może żądać innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Przepisy o zfśs co prawda nie mówią, że przekazanie informacji o dochodach małżonka pracownika jest obowiązkowe, ale ewentualną potrzebę uzyskania takich danych przez pracodawcę regulacje te sugerują, zwracając uwagę na uzależnienie przyznawania świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Jak inaczej można spełnić ten warunek, jeśli nie przez zwrócenie się o podanie wysokości np. zarobków małżonka.

[ramka][b]WAŻNE[/b]

Pracodawca musi pamiętać, że prawo zobowiązuje go do zachowania w tajemnicy danych osobowych pracownika, a także członków jego rodziny.

Pozyskane informacje powinny być zabezpieczone przed dostępem do nich osób nieupoważnionych, a ponadto mogą być wykorzystane tylko do celu, w jakim są zbierane. Naruszenie tych obowiązków grozi karami.[/ramka]

[ramka][b]Odmowa danych bez konsekwencji[/b]

Pracodawca nie ma prawa nałożyć żadnych kar na pracownika, który odmówi przedstawienia danych o zarobkach swojego małżonka, a także innych osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie, czy informacji o innych swoich dodatkowych dochodach.

Jeśli ich nie poda, powinien się liczyć z utratą prawa do świadczeń z funduszu socjalnego, uzależnionych od sytuacji materialnej. [/ramka]