[b]– Jak rozliczyć czas delegacji podanych trzech urzędników gminy[/b] – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY. – [b]Sytuacja pierwsza: urzędnik pracuje od 7 do 15. O 8 wyjechał na służbowe szkolenie. Zajęcia rozpoczął o 9 i zakończył o 15. Do domu wrócił o 16. W dniu delegacji nie przyszedł do pracy. Sytuacja druga: urzędnik pracuje na połówce etatu od 7 do 11. O 7.20 wyjechał na szkolenie. Zajęcia rozpoczął o 9 i zakończył o 15. Do domu wrócił o 16.45. Sytuacja trzecia: urzędnik przyszedł do pracy na 7, a o 12 wyjechał na szkolenie. Rozpoczęło się ono o 13 i trwało do 16. Wrócił do domu o 17. [/b]

Zatrudnionemu wykonującemu służbowe obowiązki na polecenie pracodawcy poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce wykonywania pracy, należy wypłacić diety z tytułu podróży służbowej. Dotyczy to również samorządowców. Mimo że stosujemy do nich [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=292862]ustawę o pracownikach samorządowych z 21 listopada 2008 r. (DzU nr 223, poz. 1458)[/link], to ich delegacje rozliczamy zgodnie z art. 77 kodeksu pracy.

Ale uwaga! W opisywanej sytuacji nie mamy do czynienia z typową podróżą służbową, lecz z wyjazdem na szkolenie. Nie wiemy dodatkowo, jaki mają one charakter. Z pytania wynika, że zostały rozliczone jak delegacje. Prawdopodobnie wysłani na nie urzędnicy prowadzili sami wykłady. Zakładamy też, że w czasie faktycznej podróży służbowej (czas dojazdu i powrotu) nie realizowali oni żadnej zleconej przez szefa pracy oraz że szkolenie odbywało się w dniu roboczym.

[srodtytul]Na jakich zasadach[/srodtytul]

[b]Zasadniczo podróż służbowa (czas przemieszczania) nie jest czasem pracy i nie przysługuje za nią wynagrodzenie.[/b] Pracownik dostaje tylko diety na pokrycie codziennych wydatków oraz zwrot kosztów, m.in. za przejazdy, noclegi oraz dojazdy środkami komunikacji miejskiej.

[b]To jednak nie wystarcza, gdy delegacja przypada w czasie wynikającym z harmonogramu albo gdy podwładny wykonuje na polecenie szefa swoje służbowe zadania w czasie podróży wykraczającym poza czas wskazany w jego grafiku. Wówczas w pierwszej sytuacji płacimy wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, a w drugiej – dodatki za nadgodziny albo oddajemy czas wolny (w przypadku pracowników samorządowych)[/b].

Jeśli chodzi natomiast o szkolenia, to według [b]wyroku Sądu Najwyższego z 13 października 1999 r. (I PKN 292/99)[/b] wyjazd i uczestnictwo w nich na podstawie skierowania pracodawcy nie jest podróżą służbową. Taki wyjazd zaliczymy do niej tylko wtedy, gdy urzędnicy występują w charakterze wykładowców.

A co z czasem pracy? Czy za okres nauki przysługuje wynagrodzenie określone w angażu pracowniczym? Tak, gdy zatrudnieni sami uczą. Wypłacamy im dodatkową rekompensatę, nawet gdy szkolenie odbywało się w weekend.

[srodtytul]Nieobecność bez usprawiedliwienia[/srodtytul]

W sytuacji pierwszej za okres między 8 a 15 płacimy wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Za godzinę podróży między 15 a 16 nie dajemy nic oprócz diet.

Czytelnik pisze, że w dniu delegacji zatrudniony nie przyszedł w ogóle do pracy. W podróż wyjechał o 8, a zgodnie z harmonogramem jego dzień pracy rozpoczął się już o 7. Pozostaje zatem wątpliwość, jak potraktować czas między 7 a 8: jako absencję usprawiedliwioną czy nieusprawiedliwioną i, co najważniejsze, jak za nią zapłacić. Teoretycznie powinna być nieusprawiedliwiona i niepłatna. Jeżeli natomiast szef usprawiedliwi tę nieobecności, to zgodnie z art. 132 § 3 kodeksu pracy musi obniżyć wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, ale nie musi za nią płacić. Z przepisów taki obowiązek nie wynika.

Jeśli chodzi natomiast o zapisy w ewidencji czasu pracy, to w pierwszej rubryce dotyczącej liczby godzin pracy w dobie wpisujemy 7; tyle bowiem zatrudniony wtedy przepracował. W rubryce dotyczącej nieobecności podajemy 1h Nn albo 1h Nu. Gdyby podczas podróży służbowej podwładny pracował w nadgodzinach, to ich liczbę trzeba wpisać w ewidencji w rubryce poświęconej pracy nadliczbowej (patrz przykład ewidencji). W żadnym wypadku w ewidencji czasu pracy nie odznaczamy ilości godzin spędzonych w delegacji.

[srodtytul]Dla niepełnoetatowca limit [/srodtytul]

Czas pracy drugiego z urzędników rozliczamy następująco: od 7.20 do 9 podróż służbowa, za którą płacimy wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, bo przypada w czasie harmonogramowym.

Taka sama płaca przysługuje za szkolenie przypadające między godziną 9 a 11, do kiedy trwał harmonogramowy czas pracy. Do czasu pracy tej osoby zaliczamy też resztę szkolenia trwającego do 15, bo wykonywała wówczas czynności służbowe.

Sposób rekompensaty za te pozostałe godziny pracy (między 11 a 15) zależy od tego, czy został określiły limit godzin pracy, którego przekroczenie gratyfikujemy jak za nadgodziny. Jeżeli z angażu wynika, że taka rekompensata przysługuje po 11, to za cztery godziny szkolenia między 11 a 15 należą się i wynagrodzenie normalne, i 50-proc. dodatki albo czas wolny. Gdy standardowa praca kończy się o 14, to do tego czasu płacimy wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, a dopiero później (za czas między 14 a 15) jak za nadgodziny.

W ewidencji wpisujemy natomiast, że w dniu delegacji zatrudniony pracował ogółem 8 godzin, w tym np. 4 godziny płatne jak za pracę nadliczbową. Jeśli chodzi o 20 minut między 7 a 7.20, to analogicznie do pierwszej sytuacji szef musi rozstrzygnąć, o jaką nieobecność chodzi: usprawiedliwioną czy nieusprawiedliwioną.

[srodtytul]Najpierw do biura, później na pociąg[/srodtytul]

W ostatnim przypadku czytelnik nie precyzuje, jakie są godziny pracy urzędnika. Załóżmy jednak, że dniówka rozpoczyna się o 7 i kończy o 15. Od godziny 7 do 12 urzędnik przebywał w biurze i za ten czas dostaje wynagrodzenie wynikające z angażu. Takie same pobory przysługują mu również za czas podróży trwającej od 12 do 13. Szkolenie obejmowało trzy godziny od 13 do 16. Za pierwsze dwie godziny nauki (od 13 do 15) płacimy zgodnie z umową o pracę.

Ostatnia godzina szkolenia wychodzi poza dobowy wymiar czasu pracy. Oznacza to zatem, że zatrudniony wykonywał wówczas pracę nadliczbową. Rekompensujemy ją 50-proc. dodatkiem albo oddajemy godzinę wolnego. Od 16 do 17 podwładny wracał ze szkolenia. Ponieważ ta podróż służbowa nie przypada na harmonogramowy czas pracy, to zatrudnionemu wypłacamy jedynie diety.

[ramka][b]Jakie dodatki za nadgodziny[/b]

Samorządowcowi, który na polecenie szefa pracował w godzinach nadliczbowych, przysługuje albo wynagrodzenie, albo czas wolny w tym samym wymiarze co nadgodziny (czyli inaczej jak pozostałym zatrudnionym). Jeżeli o czas wolny zawnioskuje podwładny, to należy go udzielić bezpośrednio przed urlopem albo po jego zakończeniu. Jeśli chodzi natomiast o wynagrodzenie, to ustawa o pracownikach samorządowych odsyła do kodeksu pracy (każe go stosować w sprawach nieuregulowanych). Oznacza to zatem, że pracownikom samorządowym za każdą godzinę pracy nadliczbowej wypłacamy normalne wynagrodzenie oraz 50- lub 100-proc. dodatek. [/ramka]

[ramka][b]Zdaniem eksperta

Komenytuje Patrycja Zawirska, prawnik w kancelarii Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy[/b]

Dyskusyjny jest sposób rozliczania czasu pracy pracownika, który jedynie uczestniczy w szkoleniu (tj. pracownika szkolonego). Niektórzy twierdzą, że cały czas szkolenia jest czasem pracy, gdy odbywa się ono na polecenie firmy. Inni uważają, że rozliczając czas szkolenia należy stosować reguły takie same jak przy podróżach służbowych, tj. do czasu pracy zaliczamy jedynie okres szkolenia pokrywający się z harmonogramowym czasem pracy. Jeszcze inni dzielą szkolenia na mające na celu podnoszenie kwalifikacji ogólnych oraz szczególnych – przydatnych wyłącznie u konkretnego pracodawcy. Bez wątpienia do czasu pracy należy zaliczyć czas szkolenia służącego podnoszeniu kwalifikacji szczególnych, który pokrywa się z harmonogramowym czasem pracy danego pracownika. Co do szkoleń ogólnych, uważam, że do czasu pracy należy z pewnością zaliczyć czas pokrywający się z harmonogramowym czasem pracy, jeśli szkolenie odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy.[/ramka]