Obowiązek przeliczania pracowników na niepełnych etatach na pełny wymiar czasu pracy wynika z§1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 14 marca 1994 r. (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.). Rozporządzenie nie zawiera żadnego przepisu o zaokrąglaniu w górę lub w dół otrzymanych wyników przeliczeń na pełne etaty. Oznacza to zatem, że końcowy wynik przeliczenia, przyjmowany do naliczenia odpisu na fundusz socjalny, powinien być jak najbardziej zbliżony do rzeczywistego. W podanym pytaniu należy więc przyjąć 139,94 etatu. Zakładając, że firma zatrudnia tylko w normalnych warunkach, całoroczny odpis wyniesie więc 112 595,72 zł.

Pomijamy tu rachunki na podstawie planowanej przeciętnej liczby pracowników w celu naliczenia wstępnych odpisów na fundusz, które należało przekazać do końca maja i września 2007 r. Skupiamy się na końcowym, rocznym rozliczeniu środków funduszu socjalnego -według faktycznego stanu zatrudnienia. A powinno ono wyglądać tak:

1) Obliczamy przeciętne faktyczne zatrudnienie, sumując liczby pracowników w poszczególnych miesiącach br. i dzieląc wynik przez 12 miesięcy:

1,75 etatu x 5 miesięcy = 8,75 etatu 2,25 etatu x 3 miesiące = 6,75 etatu 4,25 etatu x 4 miesiące = 17 etatów Razem daje to 32,5 etatu. Faktyczna średnioroczna liczba zatrudnionych spółki to zatem 2,71 etatu (32,5 etatu : 12 miesięcy).

2)Uzyskaną liczbę etatów mnożymy przez wskaźnik procentowy odpisu na zatrudnionego w normalnych warunkach, w br. wynoszący 804,60 zł (37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2006 r.):

2,71 etatu x 804,60 zł = 2180,47 zł - tyle wynosi końcowy odpis na fundusz socjalny.

3) Należy go porównać ze wstępnym naliczeniem i w ślad za tym albo wycofać środki z rachunku funduszu, kiedy wstępne naliczenie okaże się za wysokie, albo uzupełnić środki pieniężne - gdy przeciętna, faktyczna liczba pełnych etatów wyszła wyższa od przyjętej na początku roku.

Należałoby się jednak zastanowić nad zasadnością tworzenia przez tak małego pracodawcę funduszu socjalnego. Skoro jego załoga liczy poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ma on prawo albo tworzyć fundusz, albo wypłacać świadczenia urlopowe. Pozwala na to art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 355 ze zm.; dalej ustawa).

Korekta naliczenia odpisu jest w opisanej sytuacji konieczna ze względu na zmianę statusu grupy osób - z pracowników na emerytów. Przy dokonywaniu korekty przeciętnej liczby zatrudnionych do celów naliczenia odpisu na 2007 r. osoby te należy uwzględnić tylko w tych miesiącach br., w których miały status pracowników. Jednocześnie -w momencie uzyskania przez nie statusu emeryta - pracodawca może skorzystać z art. 5 ust. 5 ustawy i naliczyć na każdą z nich 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia (czyli w tym roku 134,10 zł) z tytułu zwiększenia funduszu. Podkreślić należy, że to ostatnie naliczenie nie jest obowiązkowe.