Pracodawca, który 1 stycznia br. zatrudniał mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełny etat, wywinie się zarówno z tworzenia funduszu socjalnego, jak i z wypłaty świadczeń urlopowych. Wystarczy, że do końca stycznia zawiadomi załogę o swej decyzji. Nie musi przy tym prosić o aprobatę przedstawiciela pracowników ani prowadzić żadnych konsultacji czy uzgodnień. Potwierdza to art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.).
Jest tak nawet, gdy w takim małym zakładzie funkcjonuje regulamin wynagradzania. Nie trzeba go też zmieniać; wystarczy stosowna informacja.
W tym roku ostatni dzień stycznia wypada w sobotę. W zakładach pracujących od poniedziałku do piątku ostatnim dniem na poinformowanie załogi jest więc piątek 30 stycznia. Lepiej jednak nie czekać na ostatnią chwilę i wcześniej wszcząć procedurę. Część osób może bowiem zachorować, wziąć urlop wypoczynkowy czy skorzystać z okolicznościowego zwolnienia.
Oczywiście brak możliwości osobistego, bezpośredniego dostarczenia takiej wiadomości nieobecnej osobie nie blokuje uwolnienia się pracodawcy od socjalnych obowiązków. Za skuteczne poinformowanie o tej decyzji załogi uznaje się przekazanie tej wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie. Może to być informacja na tablicy ogłoszeń, e-mail czy wiadomość opublikowana w zakładowym intranecie. Ważne jest jednak to, aby wywiązać się z tego obowiązku do końca stycznia.
Niedotrzymanie tego terminu może się obrócić przeciwko pracodawcy. Jeśli uważa, że jego milczenie w kwestiach socjalnych jest równoznaczne z przekazem dla załogi, że nie będzie realizował tego rodzaju obowiązków, może się niemiło zdziwić. Może wybroni się z socjalnych wypłat, ale Państwowa Inspekcja Pracy może go ukarać za zlekceważenie obowiązku informacyjnego. Za to uchybienie, stanowiące w gruncie rzeczy wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, może nałożyć grzywnę. Dla małego zakładu zapłata 1 tys. czy 2 tys. złotych może być bardzo dotkliwa.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) stwierdził, że za takie uchybienie grozi co najwyżej grzywna, a nie obowiązek naliczania odpisów socjalnych czy wypłacania świadczeń urlopowych. Dalej poszedł Sąd Okręgowy w Warszawie, który w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) stwierdził, że niedochowanie tego terminu nie powinno być sankcjonowane, ponieważ ma on wyłącznie walor instrukcyjny. Nie warto jednak na sobie sprawdzać, czy kara rzeczywiście jest nieuchronna. Aby wszyscy mieli jasność, że w danym roku nie mogą się spodziewać od firmy jakichkolwiek świadczeń, pracodawca powinien zadbać o treść informacji. Powinna ona wskazywać zarówno na fakt, że nie będzie funduszu socjalnego, jak też że nie będzie świadczeń urlopowych. Gdy w piśmie znajdzie się informacja jedynie o nietworzeniu zfśs, to pracownicy mają prawo domniemywać, że dostaną pieniądze za urlop trwający minimum kolejnych 14 dni. Działa to też odwrotnie – gdy pismo informuje wyłącznie o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, podwładni mogą przyjąć, że będzie funkcjonował fundusz socjalny.
