Liczenie zasiłku chorobowego utrudnia mnożenie list płac

Ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownika, wlicza się – co do zasady – przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za 12 miesięcy poprzedzających ten, w którym stał się niezdolny do pracy. Przy krótszym stażu uwzględnia się natomiast zarobki wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych ?z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159; dalej: ustawa zasiłkowa).

Pensja i dodatki

Wynagrodzenie, o którym tu mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu części składek potrąconych z pensji zatrudnionego (emerytalnej, rentowej i chorobowej).

Przeważnie składki, które finansuje pracownik, to 13,71 proc. przychodu. Inaczej jest jednak, gdy zarabia na tyle dużo, że ?w trakcie roku przekroczył limit rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych. Ta granica to równowartość 30 stawek prognozowanego na dany rok przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W 2014 r. wynosi ona 112 380 zł.

W przypadku takiego przekroczenia, przychodu pracownika nie można pomniejszyć o 13,71 proc., lecz tylko tyle, ile faktycznie potrącono z jego pensji. W miesiącach następujących po tym, w którym wystąpiło to przekroczenie, pracownik opłaca już tylko składkę chorobową (2,45 proc.). Wyłącznie ten procent należy odliczyć od wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Natomiast w miesiącu, kiedy doszło do przekroczenia rocznej podstawy składkowej i tylko od części przychodu potrącono składki emerytalno-rentowe, a od całości – chorobową, trzeba ustalić średni wskaźnik potrąconych składek. To o ten procent należy zmniejszyć wynagrodzenie za ten miesiąc, stanowiące podstawę zasiłkową.

Wzór na obliczenie wskaźnika potrąconych składek zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia MPiPS w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wygląda on następująco:

kwota składek x 100

średni wskaźnik składek = -------------------------------------------------

przychód stanowiący podstawę

wymiaru składki chorobowej

Dwa rozliczenia w miesiącu

Nie zawsze ustalenie wskaźnika składek jest proste. Zdarza się, że w miesiącu, kiedy doszło do przekroczenia rocznej podstawy składek, pracownik otrzymał, poza wynagrodzeniem, kolejny składnik wynagrodzenia, wypłacony w innym terminie. Z tego powodu przygotowano dla niego drugą listę płac.

Bez względu jednak na to, ile list płac stworzono dla podwładnego w miesiącu przekroczenia składkowego limitu, średni wskaźnik potrąconych składek trzeba ustalić, biorąc pod uwagę jego łączny przychód, uzyskany od pierwszego do ostatniego dnia tego miesiąca. O ten wskaźnik zatrudniający powinien pomniejszyć zarówno wynagrodzenie za miesiąc przekroczenia, jak i dodatkowe składniki, rozliczone na odrębnej liście płac.

Jeśli zakład postąpi inaczej, wystąpi różnica w wypłaconym ?a należnym świadczeniu. Niewłaściwie ustalając wysokość wynagrodzenia wliczanego do podstawy zasiłku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek i jednocześnie pensję rozliczono na kilku listach płac, pracodawca popełni błąd. Może on skutkować zarówno zaniżeniem, jak też zawyżeniem podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. A różnica ?w wypłaconej i należnej kwocie zasiłku może być znaczna.

Przykład

Zatrudniony w spółce pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem ?w lipcu br. Uzyskał prawo do zasiłku opiekuńczego za 12 dni. ?W grudniu 2013 r. otrzymał wynagrodzenie (za grudzień) oraz premię roczną za 2013 r. (pomniejszaną za okresy niezdolności do pracy). Wypłacone składniki rozliczono na odrębnych listach płac (pensję grudniową – 27 grudnia, a premię roczną – 31 grudnia). W tym miesiącu przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych (w 2013 r. było to 111 390 zł). ?Kwota, jaka pozostała do osiągnięcia rocznego limitu w grudniu, wynosiła 6320 zł.

Na pierwszej liście dział płac rozliczył wynagrodzenie w kwocie ?7800 zł. Składki emerytalną i rentową potrącił tylko od jego części, jaka pozostała do osiągnięcia rocznej granicy – tj. od 6320 zł. ?Na drugiej liście rozliczono premię roczną, od której została naliczona wyłącznie składka chorobowa – tj. 2,45 proc., zgodnie z załączoną kartoteką >patrz lista płac:

Zakład ustalił podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od lipca 2013 r. do czerwca 2014 r. Do tego doliczył 1/12 premii rocznej za 2013 r. Wynagrodzenie za grudzień 2013 r. przyjął przy tym w kwocie 6897,27 zł, a więc w wysokości pomniejszonej ?o składki naliczone na pierwszej z grudniowych list płac (7800 zł – 902,73 zł). Analogicznie postąpił, doliczając do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia jako część premii rocznej kwotę 1902,23 zł – jest to 1/12 tej premii pomniejszona o 2,45 proc. składki chorobowej (zgodnie z drugą z grudniowych list płac):

23 400 zł – 2,45 proc., tj. 573,30 zł = 22 826,70 zł : 12 = 1902,23 zł.

Dział płac dokonał nieprawidłowych obliczeń. Powinien zacząć od ustalenia średniego wskaźnika składek potrąconych w grudniu od łącznego przychodu wypłaconego w tym miesiącu. Następnie o ten procentowy wskaźnik należało pomniejszyć zarówno pensję, ?jak i premię roczną. A dopiero kolejnym krokiem powinno być obliczenie 1/12 z premii rocznej.

Takie rachunki byłyby prawidłowe, jako analogiczne do sytuacji, gdyby grudniowe składniki płacy zostały wypłacone na jednej ?liście płac >patrz lista płac.

Odnosząc się do danych z grudniowej (łącznej) listy płac, średni wskaźnik potrąconych składek wyniesie 4,73 proc., co wynika ?z wyliczenia:

1476,03 zł x 100 : 31 200 zł = 4,73 proc.

Ustalając podstawę zasiłku opiekuńczego przysługującego w lipcu br., pracodawca powinien przyjąć wypłacone za grudzień 2013 r.:

Do przeliczenia i wyrównania

Opisane zasady zmniejszania wynagrodzenia o średni wskaźnik składek, liczony od łącznego przychodu wypłaconego ?w danym miesiącu, mogą skutkować w niektórych przypadkach koniecznością przeliczenia podstawy i wypłaty wyrównania świadczenia chorobowego.

Przykład

Pracownik zatrudniony w spółce od 1 lipca 2014 r. zachorował w sierpniu br. Nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego za 5 dni. Oprócz pensji zasadniczej w kwocie 8100 zł ma prawo do miesięcznej premii regulaminowej, pomniejszanej za okresy absencji chorobowej (tym samym wlicza się ją do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych). Zgodnie z obowiązującym w zakładzie terminem wypłaty wynagrodzenia, pracownik otrzymał płacę zasadniczą ?za lipiec w ostatnim dniu tego miesiąca. Z kolei premię miesięczną ?za lipiec w kwocie 1620 zł (20 proc. płacy zasadniczej) dostał ?5 sierpnia (rozliczona została na dodatkowej liście płac). Zarówno od wynagrodzenia, jak i premii za lipiec zostały naliczone pełne składki. Pracodawca ustalił wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w kwocie 1118,30 zł. Wypłacił je wraz z wynagrodzeniem za sierpień 29 tego miesiąca (ostatni roboczy dzień). Wskazana kwota wynika ?z wyliczenia:

Jednocześnie, wypłacając wynagrodzenie zasadnicze za sierpień ?(po jego pomniejszeniu o czas choroby), pracodawca naliczył składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe tylko od kwoty 488 zł. Przed tą wypłatą (26 sierpnia) pracownik złożył bowiem oświadczenie, ?na którego podstawie pracodawca ustalił, że ta właśnie kwota pozostała do osiągnięcia rocznego limitu składek.

Ponieważ premię za lipiec i wynagrodzenie za sierpień pracownik otrzymał w sierpniu (kiedy jego przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek), to premię za lipiec pracodawca powinien pomniejszyć o średni wskaźnik potrąconych w sierpniu składek.

Średni wskaźnik potrąconych składek wynosi 5,29 proc., co wynika ?z wyliczenia: