Urlop w naturze ważniejszy niż ekwiwalent

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest zagwarantowanie zatrudnionym wolnego. Rozwiązanie alternatywne w postaci zapłaty odpowiedniego wynagrodzenia jest dopuszczalne tylko wyjątkowo. Dotyczy sytuacji, w których strony kończą współpracę. Ale nie tylko.

Siła uzgodnień

Firma zatrudnia nowy personel, rozpoczynając od umowy na okres próbny. Po jego zakończeniu zawiera kolejny angaż, np. na czas nieokreślony. Pracodawca ?i pracownik nawet nie zastanawiają się nad tym, czy podwładny wykorzystał całe wolne należne mu za czas próby. Skoro współpraca trwa, urlop wypoczynkowy jest udzielany według potrzeb, na bieżąco – w czasie kolejnej umowy o pracę. Okazuje się, że nie jest tak różowo.

Kodeks pracy przewiduje tu szczególną regulację. Każde rozwiązanie się angażu skutkuje zasadniczo wymogiem zapłaty ekwiwalentu – gdy pracownik wybrał wolne w mniejszym wymiarze, niż mu się należało. Szef jest zwolniony z tego, jeśli postanowił z pracownikiem o wykorzystaniu urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę, „zawartej bezpośrednio po" rozwiązaniu się poprzedniej (art. 171 § 3 k.p.).

Przykład

Firma zatrudniła dwie nowe asystentki na trzymiesięczny okres próbny. W związku z natężeniem obowiązków żadna z nich nie wzięła urlopu wypoczynkowego w czasie próby. W ostatnim dniu angażu szef zaproponował pani Izabeli podpisanie umowy na czas nieokreślony ze skutkiem na dzień następny. Drugiej asystentce – pani Urszuli – podziękował. Będzie ona uprawniona do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Pani Iza też nabędzie do niego prawo, jeśli strony nie porozumieją się ?w sprawie wybrania wolnego ?w terminie późniejszym, pod rządami nowego angażu.

Bezpośrednio po, ?czyli kiedy

Analizując samo brzmienie tego przepisu, można byłoby dojść do wniosku, że warunkiem niewypłacenia ekwiwalentu jest zawarcie (czyli podpisanie) kolejnej umowy o pracę następnego dnia po rozwiązaniu się poprzedniej. Nie jest to jednak słuszny wniosek. Przepisy należy interpretować celowościowo, czyli zastanowić się, jaki skutek ustawodawca chciał osiągnąć. Jest nim zapewne dobro stron stosunku pracy, w tym przede wszystkim pracowników. Tymczasem, minimalny (20- lub 26-dniowy) okres corocznego wypoczynku podwładni powinni wybrać w naturze. Wolne jest im zwyczajnie potrzebne do regeneracji sił. Dlatego – wbrew regule wyrażonej literalnie ?w art. 171 k.p. – należałoby przyjąć prymat przejścia urlopu na następną umowę o pracę nad zapłatą ekwiwalentu. Jeśli tak – „zawarcie umowy" oznacza raczej „nawiązanie kolejnego stosunku pracy" (choćby ?w sposób dorozumiany – poprzez kontynuowanie pracy po wygaśnięciu poprzedniego angażu), a bezpośredniość nie musi się koniecznie wiązać ?z rozpoczęciem nowego zatrudnienia już w następnym dniu. Można sobie wyobrazić sytuację, w której umowa rozwiązuje się w piątek, a strony kontynuują zatrudnienie od poniedziałku. Trudno uznać, żeby przerwa weekendowa skutkowała brakiem możliwości wykorzystania wolnego z poprzedniej umowy w czasie obowiązywania kolejnego angażu.

Zalety formy pisemnej

Wątpliwości budzi niejednokrotnie znaczenie wymogu „porozumienia" się stron co do wykorzystania wolnego z pierwszej umowy o pracę w okresie obowiązywania kolejnej. Pracodawcy często zastanawiają się, czy z przepisów wynika wymóg uzgodnienia tego na piśmie. Bezsprzecznie nie wynika on ?z kodeksu pracy. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji ?w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) przewiduje natomiast, że w części C akt osobowych powinien się znaleźć dokument związany z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu za urlop w związku z nawiązaniem kolejnego stosunku pracy. Skoro ma być to „dokument" oraz biorąc pod uwagę dość restrykcyjne podejście Państwowej Inspekcji Pracy do prowadzenia akt osobowych (wyłącznie na piśmie), porozumienie się na papierze jest bezpieczniejsze dla szefa. Ponadto potwierdzenie uzgodnień w takiej formie będzie pomocne dowodowo, np. jeśli etatowiec się rozmyśli ?i wystąpi do pracodawcy o zapłatę ekwiwalentu lub w razie kontroli PIP.

—Patrycja Zawirska, radca prawny, kieruje ?Departamentem Prawa Pracy ?w K&L Gates Jamka sp.k.