Ponieważ w tym roku święto Konstytucji 3 maja przypadało w sobotę, która w wielu firmach jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, trzeba było ułożyć na ten miesiąc prawidłowy harmonogram. Chodziło o to, aby ustawowy wymiar zgadzał się z ewidencją faktycznych godzin aktywności. Nie zawsze to wychodzi, szczególnie gdy zaplanowany grafik burzą niespodziewane okoliczności, np. choroba pracownika czy konieczność wykonania nagłych zadań na polecenie szefa.

Zgodnie z normami

W maju do przepracowania jest łącznie 160 godzin (20 dni). To ?tzw. nominał czasu pracy obliczony zgodnie z art. 130 k.p. Uwzględniając dobową i tygodniową normę, wymiar dla przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego ustala się:

- mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie

- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Jednak na tym rachunki nie kończą się, gdy w okresie rozliczeniowym występują święta wolne od obowiązków służbowych na podstawie ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (DzU nr 4, poz. 28 ze zm.). W tym miesiącu były dwie takie uroczystości, tj. Święto Państwowe 1 Maja i Narodowe 3 Maja. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o osiem godzin.

Zatem majowy wymiar zmniejsza się o 16 godzin: (40 godzin x 4 tygodnie przypadające w maju) + (8 godzin x 2 dni pozostałe do końca maja od poniedziałku do piątku) = 176 godz. - 16 godz. ?z tytułu świąt = 160 godz.

Ponieważ czas pracy nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę ?i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy ?w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracodawca musi wyznaczyć jeden dzień w tygodniu, tj. od poniedziałku do soboty jako wolny, aby przestrzegać tej zasady. Zwykle jest to sobota. Jeśli więc wtedy wypadnie święto, robi się mniej dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wolne jest bowiem z racji święta. W konsekwencji, aby utrzymać ustalony wymiar pracy na maj, trzeba dać załodze inny dzień wolny w zamian za święto. Należy bowiem zrównoważyć liczbę dni bez zadań ?z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie ma znaczenia, kiedy przypadnie wolne, byleby było to w okresie rozliczeniowym. Jeśli jest on miesięczny, wolne wyznacza się do końca maja. Nie było przeszkód, aby pracownikom przyspieszyć weekend i 2 maja zamknąć firmę, co zapewniło wydłużone oderwanie od zajęć (cztery dni). Jeśli jednak firma nie mogła sobie pozwolić na taki postój, jest inne rozwiązanie. Nie trzeba wszystkim udzielać wolnego w tym samym dniu. Z każdym pracownikiem można uzgodnić inny, dogodny termin, biorąc jednocześnie pod uwagę organizację pracy w zakładzie.

Ruchy kadrowe w okresie rozliczeniowym

W firmach, które rozliczają czas pracy w okresie dłuższym niż miesiąc, wolne za majowe święto można wyznaczyć zarówno w miesiącu późniejszym niż ten z uroczystościami, jak i we wcześniejszym. Oczywiście, musi to jednak przypadać w tym samym okresie rozliczeniowym. W tym drugim przypadku jest to jednak ryzykowne, bo wolne wyprzedza święto. Może się więc zdarzyć, że w trakcie okresu rozliczeniowego etatowiec odejdzie z pracy i wybierając wcześniej dzień wolny, będzie miał niedopracowane godziny.

Przykład

Pan Marek, zaangażowany w firmie ?z trzymiesięcznym okresem rozliczeniowym, zakończył zatrudnienie 30 kwietnia za porozumieniem ?stron. Wcześniej, bo 22 kwietnia ?miał dzień wolny za 3-majowe święto, wyznaczony przez pracodawcę. ?W związku z tym w kwietniu przepracował 160 godzin, zamiast ?168. Skoro to szef tak ułożył kwietniowy plan, powinien zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za 160 godzin, a za osiem godzin – postojowe. Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną 3400 zł, więc za kwiecień otrzyma ?swoje stałe wynagrodzenie jak za ?w pełni przepracowany miesiąc.

Jeśli natomiast podwładnego zatrudni się np. od 1 maja w firmie ?z trzymiesięcznym okresem rozliczeniowym trwającym od kwietnia do czerwca, też trzeba mu zapewnić wolny dzień.

Choroba w święto ?lub w dzień wolny

Może się zdarzyć, że na początku miesiąca pracownik zachorował ?i jego zwolnienie lekarskie objęło święto 3 Maja. Czy wówczas też należy udzielić mu dnia wolnego w innym, majowym terminie? Tak. A to dlatego, że wymiar czasu pracy obniżają zarówno święta, jak i liczba godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej absencji, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Zatem dla chorującego ustalony wyjściowy wymiar czasu pracy jeszcze spada o liczbę dni niedyspozycji zdrowotnej przypadających na dni dla niego robocze.

Przykład

Firma funkcjonuje w podstawowym systemie czasu pracy tj. od poniedziałku do piątku, po osiem godzin w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracownica chorowała od 2 do 7 maja. ?W okresie zwolnienia lekarskiego przepracowałaby cztery dni robocze, ?tj. 32 godziny. Zatem 160-godzinny majowy wymiar należy pomniejszyć ?o taką liczbę godzin. Ostateczny wymiar dla niej wynosi 128 godzin (160 h – 32 h). Kobieta nie otrzymała wolnego w maju, więc przepracowała 136 godzin ?(17 dni x 8 godz.), czyli o osiem więcej. ?Za maj powinna więc otrzymać: wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, wynagrodzenie chorobowe ?oraz wynagrodzenie za osiem godzin nadliczbowych z dodatkiem 100 proc. Wynagrodzenie pracownicy składa się ?ze stawki miesięcznej 2000 zł, dodatku kasowego 150 zł oraz regulaminowej premii kwotowej 300 zł/m-c.

Rozliczenie za maj wygląda tak:

1) wynagrodzenie za pracę 1960 zł: [(2000 zł + 150 zł + 300 zł) : 30 x 6 dni choroby = 490 zł; 2450 zł – 490 zł ?= 1960 zł]

2) wynagrodzenie chorobowe 338,28 zł: [(2000 zł + 150 zł + 300 zł) – 13,71 proc. = 2114,11 zł : 30 = 70,47 zł x 80 proc. = 56,38 zł x 6 dni = 338,28 zł] 3) normalne wynagrodzenie na godziny nadliczbowe 122,48 zł: ?[(2000 zł + 150 zł + 300 zł) : 160 godz. ?= 15,31 zł x 8 godz. = 122,48 zł] 4) dodatek za nadgodziny 100 zł: ?[(2000 zł : 160 godz.) x 8 godz. = 100 zł]

Inaczej będzie, gdy niedyspozycja pracownika przypadnie w dzień wolny udzielony za święto 3 maja. Wtedy nie trzeba oddawać innego dnia bez aktywności. Ustawowy wymiar czasu pracy będzie się bowiem zgadzał z wymiarem wynikającym ?z faktycznej pracy etatowca.

Nie zawsze sobota

Dniem wolnym z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia aktywności niekoniecznie musi być sobota. Firma ma prawo wybrać inny dzień, np. poniedziałek czy piątek. Nie wpływa to jednak na sam sposób ustalania wymiaru czasu pracy dla konkretnego okresu rozliczeniowego. Zawsze trzeba sprawdzić, czy ten wymiar zgadza się z przewidzianą dla podwładnego liczbą godzin pracy, biorąc pod uwagę to, żeby święto nie przypadło w miesiącu w takim wolnym dniu innym niż sobota. Również i takiej osobie przysługuje osiem godzin wolnych od zadań.

Przykład

Spółka zatrudnia pana Jerzego na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, ale od wtorku do soboty. Poniedziałki ma wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W maju żadne święto nie wypada ?w wolny dla niego poniedziałek. Jednak wymiar czasu pracy pana Jerzego też wynosi 160 godzin. Analizując majowy rozkład, miałby on do przepracowania łącznie 168 godzin, czyli 21 dni, a nie ?160 godzin – 20 dni. Stąd w systemie pracy od wtorku do soboty trzeba zapewnić etatowcowi dodatkowy dzień wolny w maju z powodu rozkładu świąt.

Nieprzewidziane obowiązki

Nietrudno też wyobrazić sobie sytuację, kiedy szef co prawda wyznaczy podwładnemu w maju inny wolny dzień za świąteczną sobotę, ale ostatecznie nie uda się mu z niego skorzystać. Może tak być, gdy dzień wolny po prostu spożytkuje na pracę. W konsekwencji powstaną dodatkowo płatne nadgodziny.

Przykład

W firmie konsultingowej panu Mariuszowi pracodawca wskazał ?ostatni piątek maja jako wolny z racji Święta 3 Majowego. Okazało się jednak, że tego dnia wezwano go pilnie do firmy na nadzwyczajne zebranie. Spędził w niej dziesięć godzin. W związku z tym zamiast 160 godzin pan Mariusz w maju wypracował ich 170, z czego osiem wynika z przekroczenia normy średniotygodniowej, a dwie – z dobowej. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 4000 zł oraz premię wynikową, która za maj wyniosła 1894 zł. Oprócz tych składników należy mu się normalne wynagrodzenie za dziesięć godzin pracy oraz 100-proc. dodatek ?za osiem godzin, a za dwie – 50-proc.

1. Liczymy dodatki (tylko ze stawki osobistego zaszeregowania) 4000 zł : 160 godz. = 25 zł 25 zł x 8 godz. = 200 zł (25 zł x 50 proc.) x 2 godz. = 25 zł

2. Liczymy normalne wynagrodzenie za dziesięć godzin pracy (z wynagrodzenia zasadniczego, bez premii wynikowej) 25 zł x 10 godz. = 250 zł Łącznie za maj pracownikowi przysługuje: 6369 zł (4000 zł + 1894 zł + 200 zł ?+ 25 zł + 250 zł).

Pensja urlopowa

Pracownik, który chciał wypocząć na początku maja, mógł połączyć wolne święta z urlopem. Biorąc tylko jeden dzień z puli wyjazdowej, tj. na 2 maja, miał cztery dni wolnego. Wielu pracowników zdecydowało się jednak na krótkie wakacje od ?28 kwietnia do 2 maja. Wówczas wnioskując o cztery dni urlopu, można było odprężyć się przez ponad tydzień.

Przykład

Już na początku roku, przy układaniu planu urlopów pani Karolina wpisała przerwę wypoczynkową obejmującą okres od 28 kwietnia do 2 maja ?(cztery dni = 32 godziny). Jej zarobki to stawka godzinowa 12,50 zł, stały kwotowy dodatek motywacyjny ?200 zł oraz miesięczna premia regulaminowa w wysokości od 5 ?do 20 proc. płacy zasadniczej. Zarówno ?za kwiecień, jak i za maj należy jej się wynagrodzenie za pracę oraz urlopowe. Przy premiach uzyskanych od stycznia ?do marca w wysokościach odpowiednio 315 zł, 200 zł i 420 zł, rozliczenia wyglądają następująco:

1) wynagrodzenie za kwiecień

- płaca zasadnicza – 2100 zł, tj. 168 godz. x 12,50 zł; w tym za 144 godz. pracy i 24 godz. urlopu,

- dodatek 200 zł,

- premia za kwiecień,

- wynagrodzenie urlopowe – 45,36 zł ?za 24 godz. urlopu obliczone tak: suma premii wypłaconych w okresie I–III, czyli poprzedzających kwiecień, podzielona przez liczbę godzin pracy w tym okresie – 935 zł : 496 godz. = 1,89 zł x 24 godz. = 45,36 zł.

2) wynagrodzenie za maj

- płaca zasadnicza – 2000 zł, tj. ?160 godz. x 12,50 zł; w tym ?za 152 godz. pracy i 8 godz. urlopu,

- dodatek 200 zł,

- premia za maj,

- wynagrodzenie urlopowe – 15,12 zł ?za 8 godz. urlopu obliczone według poprzedniej stawki godzinowej z premii: 1,89 zł x 8 godz.; nie ma potrzeby ponownego ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego za maj (tj. z premii wypłaconych w okresie II–IV), jeżeli urlop objął przełom dwóch miesięcy. Podstawę ze zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc ustala się bowiem z miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu.

Jak u niepełnoetatowców

Zatrudnieni na niepełne etaty mają różnie rozplanowany układ godzin zadań, w zależności od wymiaru ustalonego odpowiednio do części etatu. Są też angażowani w różnych systemach czasu pracy. Wobec ?nich wymóg udzielenia dodatkowego dnia wolnego w zamian ?za sobotnie święto zależy od ich planu zajęć. Ustalenie, czy niepełnoetatowcowi należy się wolne, powinno być poprzedzone wyznaczeniem ?dla niego wymiaru czasu pracy, a następnie analizą jego rozkładu ?czasu pracy.

Inaczej będzie bowiem u pracownika zatrudnionego na połówce etatu, pracującego od poniedziałku do piątku po cztery godziny, a inaczej u tego, kto pracuje w równoważnym czasie pracy według indywidualnego harmonogramu. Ustalając wymiar czasu pracy niepełnoetatowca, należy:

- obliczyć wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym,

- obniżyć ten wymiar o osiem godzin za każde święto przypadające ?w innym dniu niż niedziela,

- „dokroić" wymiar czasu pracy proporcjonalnie do części etatu pracownika.

Przykład

Pan Marek jest zatrudniony na 1/4 etatu w miesięcznym okresie rozliczeniowym. W maju wymiar jego czasu pracy wynosi 40 godzin ?(160 godz. x 1/4 etatu). Pracuje w poniedziałki i czwartki po pięć godzin. ?W maju są cztery pracujące poniedziałki i czwartki. Zatem taki rozkład ?nie uzasadnia udzielania odpowiedniej liczby wolnych godzin. ?Jest zachowany 40-godzinny wymiar czasu pracy.

Przykład

Pani Ewelina pracuje na 3/4 etatu. Jej majowy wymiar to ?120 godzin (160 godz. x 3/4 etatu). Przychodzi do pracy codziennie, ?od poniedziałku do piątku, na sześć godzin. Gdyby w maju pracowała ?we wszystkie dni robocze, uzbierałaby 128 godzin (21 dni x 6 godzin), czyli ?o sześć więcej. Dlatego powinna mieć wyznaczonych 20 dni pracujących.