Wynagrodzenie to podaje się bez odliczania składek ZUS pobieranych z pensji ani zaliczki na podatek dochodowy.

W dziale 1 należy je wykazać w powiązaniu z liczbą osób podanych jako zatrudnione. Kwota w tej pozycji ma zawierać wszystkie wynagrodzenia osobowe wraz z elementami, które w rozumieniu GUS wynagrodzeniami osobowymi nie są – czyli zarówno trzynastą pensją wypłacaną w jednostkach sfery budżetowej, jak i honorariami otrzymanymi z tytułu umowy o pracę. Nie ma tu znaczenia źródło finansowania tych wypłat. W tej pozycji mieszczą się więc też kwoty refundowane z Funduszu Pracy i Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Konieczne powiązanie

Nie należy jednak wykazywać wynagrodzenia osób, które w okresie sprawozdawczym nie były zatrudnione (tzw. pracownicy obcy). Powstałoby wtedy przekłamanie, gdyż wykazalibyśmy wynagrodzenie, które nie ma przypisanego etatu.

Przykład

Pan Mariusz był zatrudniony do 30 września 2012 r. i przeszedł na emeryturę. W marcu 2013 r. otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne. W sprawozdaniu za 2013 r. nie był wykazywany w sprawozdaniach Z-03 i Z-06. Dlatego nie należy też podawać jego wynagrodzenia w dziale 1 rubryce 2.

Inna sytuacja wystąpi, gdy zakład wypłacił wynagrodzenie za okresy poprzednie (np. należne za 2012 r.) osobie, która aktualnie pracuje.

Przykład

Pani Maria ma prawo do premii kwartalnej. Zgodnie z regulaminem premia za IV kwartał wypłacana jest zawsze do końca lutego. Pani Maria otrzymała ją za IV kwartał 2012 r. w lutym 2013 r. Ponieważ kobieta wciąż jest zatrudniona, kwotę wypłaconej jej premii za 2012 r. trzeba uwzględnić w sprawozdaniu za 2013 r.

Elementy składowe

W dziale 2 sprawozdania wykazuje się poszczególne składniki wynagrodzeń. W pozycji 1 są tylko wynagrodzenia osobowe wynikające z umowy o pracę i umowy o pracę nakładczą. Nie wykazuje się tu zarobków wypłaconych z tytułu umów cywilnoprawnych.

W wierszu 5 podaje się wypłaty z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej w spółdzielniach. W wierszu 7 wykazuje się składnik „dodatkowe wynagrodzenia roczne" dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Natomiast w wierszu 9 należy podać wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych (tzw. wynagrodzenia bezosobowe). Wykazuje się kwoty wypłacone wszystkim osobom zatrudnionym, nie tylko pracownikom.

Tak samo należy wykazywać honoraria. Przy czym w rubryce 11 trzeba przedstawić tylko te osiągnięte z umowy o pracę.

Przy niektórych z wyżej wymienionych elementów – tj. wynagrodzeń osobowych, dodatkowego wynagrodzenia rocznego – jest rubryka, w której należy wykazać wynagrodzenia dla pracowników obcych (czyli niebędących w okresie sprawozdawczym pracownikami, ale otrzymujących z jakiejś przyczyny wynagrodzenie, np. byłego pracownika, który otrzymał trzynastkę).

Podczas wypełniania sprawozdania w Portalu Sprawozdawczym GUS system kontroluje prawidłowość wprowadzanych danych. Dlatego wynagrodzenie brutto ogółem w dziale 1 jest sumą wynagrodzeń osobowych z działu 2 powiększoną o dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej i honoraria wynikające z umowy o pracę i pomniejszoną o wypłaty tych wynagrodzeń dla osób obcych.

Aby prawidłowo zakwalifikować dany składnik wynagrodzenia, należy skorzystać z dokumentu pod nazwą „Zakres składników wynagrodzeń w gospodarce narodowej obowiązujący od 1 stycznia 2000 r.", dostępnego na stronie GUS.

W sprawozdaniu należy podać również kwotę zaległości w wypłacanych wynagrodzeniach wobec pracowników – stan na 31 grudnia 2013 r. (dział 2a). Należy wypełnić dane o pracownikach przyjętych do pracy i zwolnionych. Dane te dotyczą wszystkich osób zatrudnionych na cały etat, z którymi w okresie sprawozdawczym zostały zawarte lub rozwiązane umowy o pracę. Pracowników wracających do pracy z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego trwającego dłużej niż 3 miesiące należy traktować w rozliczeniu bilansowym ruchu zatrudnionych jako przyjętych do pracy.

Jako ostatnią wypełnia się w sprawozdaniu daną: pracujący w miastach i gminach w głównym miejscu pracy (według faktycznego miejsca pracy) zgodnie ze stanem na ostatni dzień grudnia 2013 r. GUS chce również wiedzieć, jaka jest pracochłonność przy sporządzaniu sprawozdania, dlatego prosi o podanie szacunkowego czasu pracy poświęconego na sporządzenie zestawienia i jego wypełnienie.