Jak obliczyć bonus za jubileusz

Nie ma powszechnie obowiązujących przepisów nakazujących wypłatę nagród jubileuszowych stanowiących bonus za staż pracy. Zatrudnieni otrzymują jubileuszówkę jedynie wtedy, gdy prawo do niej wynika z tzw. pragmatyk służbowych (aktów prawnych regulujących prawa i obowiązki danej grupy zawodowej) bądź wewnętrznych regulacji płacowych funkcjonujących u pracodawcy. Prawo do tej finansowej gratyfikacji może wynikać z:

- przepisów rangi ustawy lub rozporządzenia, np. z Karty nauczyciela lub ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.) – w przypadku tzw. sfery budżetowej,

- umowy o pracę, układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania – u pracodawców prywatnych.

Ustawowe rozwiązania

Zakłady pracy ze sfery budżetowej muszą naliczać nagrody za jubileusz zatrudnienia ściśle według zasad wyznaczonych przez ustawodawcę. W budżetówce najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, kiedy prawo do omawianego świadczenia przysługuje na podstawie ustawy, a warunki jego wypłaty konkretyzuje rozporządzenie.

Jako przykład można podać tu samorządy. Uprawnienie do nagrody za staż zapisane jest w art. 36 ust. 2 przywołanej powyżej ustawy o pracownikach samorządowych, a uszczegółowienie kwestii związanych z tą nagrodą zawarto w § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (DzU nr 50, poz. 398 ze zm.).

Osobom pracującym w samorządzie pierwsza nagroda przysługuje po 20 latach pracy, a kolejne co pięć lat. Jej wysokość kształtuje się następująco:

- 75 proc. miesięcznej płacy – po 20 latach pracy,

- 100 proc. miesięcznej płacy – po 25 latach pracy,

- 150 proc. miesięcznej płacy – po 30 latach pracy,

- 200 proc. miesięcznej płacy – po 35 latach pracy,

- 300 proc. miesięcznej płacy – po 40 latach pracy,

- 400 proc. miesięcznej płacy – po 45 latach pracy.

Warunkiem nabycia prawa do gratyfikacji jubileuszowej jest osiągnięcie przez podwładnego określonego stażu pracy. W budżetówce zalicza się do niego czas aktualnie trwającego stosunku pracy, wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz tzw. okresy zaliczalne uwzględniane w stażu pracowniczym na mocy przepisów odrębnych >patrz tabelka 1.

Jeżeli samorządowiec pozostaje równocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy, do stażu jubileuszowego wolno mu wliczyć tylko jeden z tych okresów.

Prywatne zasady

Podmioty nienależące do sfery budżetowej mogą samodzielnie decydować o tym, co wliczać do stażu istotnego z punktu widzenia jubileuszówek. Przy czym – jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2002 r. (I PKN 820/00, Pr.Pracy 2002/7–8/49) – pominięcie przy rozstrzyganiu prawa do nagrody jubileuszowej (i obliczaniu jej wysokości) pewnych okresów zatrudnienia, a uwzględnienie innych wymaga wyraźnych uregulowań w umowie o pracę lub w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych.

Regulując kwestie przyznawania gratyfikacji za wieloletnią pracę pozabudżetowi pracodawcy mają daleko posuniętą swobodę. Jest to świadczenie fakultatywne, dlatego umowy o pracę i zakładowe przepisy płacowe mogą kształtować jego charakter w sposób niezależny. Przy czym wprowadzane zapisy odnoszące się do jubileuszówek powinny być możliwie dokładne i zrozumiałe, tak aby uniknąć na przyszłość ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych czy sporów z załogą.

Wspomniana dowolność nie zwalnia jednak zakładu pracy z obowiązku:

- stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny podwładnych,

- zachowywania zasad równego traktowania i przestrzegania zakazu wszelkiej dyskryminacji, w tym również w sferze wynagrodzeń (zabroniona jest dyskryminacja w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy).

Trzeba też pamiętać o kodeksowej gwarancji dla pracowników do równego prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków oraz prawa do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Oznacza to m.in. brak przyzwolenia na różnicowanie wysokości jubileuszówek wypłacanych grupie pracowniczej wykonującej ten sam rodzaj prac. To samo dotyczy przesłanek koniecznych do otrzymania pieniędzy za odpowiednio długi staż pracy.

Szczegółowe regulacje

Warunkiem wypłacenia nagrody jubileuszowej jest udokumentowanie przez zatrudnioną osobę prawa do tego świadczenia (najczęściej chodzi tu o świadectwa pracy). Pracownik zatrudniony w samorządzie prawo to zasadniczo nabywa w dniu upływu okresu, który uprawnia go do tej gratyfikacji. Pracodawca ma obowiązek postawić mu do dyspozycji należną jubileuszówkę niezwłocznie po tym, jak zatrudniony uzyskał do niej prawo.

Powszechnie przyjmuje się, że pracownik powinien otrzymać tę nagrodę nie później niż w najbliższym dniu wypłaty wynagrodzeń za pracę, przypadającym po przedstawieniu przez podwładnego niezbędnych dokumentów poświadczających wymagany staż (z uwzględnieniem czasu potrzebnego na obliczenia i sporządzenie listy płac).

Jak ekwiwalent

Kalkulując kwotę należnej nagrody jubileuszowej budżetówka korzysta z reguł ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Także zakłady spoza sfery finansów publicznych stosują to rozwiązanie. Przy czym równie dobrze mogą przyjmować inne założenia do obliczeń.

Stosując zasady przewidziane do liczenia ekwiwalentu, w pierwszej kolejności należy wyznaczyć średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika. Pod uwagę należy brać zarówno składniki o charakterze stałym, jak i zmiennym, zgodnie z wytycznymi opisanymi w >tabelce 2.

Baza wyliczeń gratyfikacji jubileuszowej to składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w czasie trzech lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do tego świadczenia, niezależnie od tego, za jaki okres przysługiwały.

Do podstawy jubileuszówki nie wlicza się:

- premii uznaniowych, które nie mają charakteru roszczeniowego,

- świadczeń pozapłacowych oraz

- składników wymienionych w § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).

Wyjątek od reguły

Jeżeli pracownik nabywa prawo do gratyfikacji jubileuszowej w innym miesiącu niż nastąpi jej wypłata, wówczas należy zastanowić się nad tym, które wynagrodzenie wziąć do podstawy jubileuszówki. Podstawę obliczeń stanowi przecież płaca przysługująca pracownikowi w dniu zyskania prawa do nagrody, a jeżeli dla podwładnego jest to korzystniejsze – wynagrodzenie należne mu w dniu jej wypłaty.

Jeśli jednak pracownik budżetówki w momencie wypłaty nagrody pracuje w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu uzyskania do niej prawa, bazą do obliczeń jest płaca przysługująca mu w dniu nabycia uprawnienia do tego świadczenia.

Bez ZUS, ale z podatkiem

Pieniędzmi uzyskanymi z tytułu wymaganego stażu pracy trzeba dzielić się co prawda z fiskusem (jako przychód ze stosunku pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych), ale już niekoniecznie z ZUS. Wynika to z tego, że nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat, są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).