- Od 1 września br., wskutek zmiany obowiązujących u nas przepisów płacowych, zamiast premii miesięcznej będzie wypłacana premia roczna (obie trzeba uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków, bo są zmniejszane za czas absencji). W efekcie ostatnią premię miesięczną wypłaciliśmy za sierpień br., a pierwszą roczną (za cztery miesiące 2012 r.) pracownicy otrzymają w styczniu 2013 r. W jaki sposób powinniśmy ustalić podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika, który zachorował pod koniec września? A jak postępować w przypadku osób, które zachorują w październiku lub w kolejnych miesiącach 2012 r.?

– pyta czytelnik.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi tylko do określonego terminu (na podstawie umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy), uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków przysługujących jedynie w okresie, kiedy ten składnik jest należny. Zasada ta wynika z art. 41 ust. 2 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.); dalej ustawa zasiłkowa.

Regułę tę należy też stosować, gdy pracodawca podejmie decyzję o zaprzestaniu wypłaty jakiegoś elementu płacy – dodatku czy premii. Zatem w praktyce podstawę wymiaru zasiłku trzeba zmniejszyć o składniki wynagrodzenia, które przestały być wypłacane, odliczając je od następnego dnia po terminie, do którego przysługiwały.

Nie trzeba tego robić w jednym przypadku – gdy element płacy tak naprawdę nie uległ likwidacji, ale został włączony w całości lub w części do innego składnika wynagrodzeni a lub zamieniony na inny składnik poborów. W efekcie taki składnik wynagrodzenia, którego wypłaty zaprzestano, nadal trzeba uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

Zastosowanie tych zasad w praktyce jest proste i nie budzi wątpliwości, pod warunkiem, że pracodawca podejmuje decyzję o zamianie jednego składnika wynagrodzenia na inny, przysługujący za taki sam okres. Ale nie jest to już takie proste, gdy dany element płacy zostanie zamieniony na przysługujący za inny okres od dotychczasowego, np. miesięczny czy kwartalny zostaje rocznym, a ten wypłacany dotychczas jako półroczny staje się kwartalny.

W przypadku wskazanym przez czytelnika, składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku został zamieniony na inny element płacy. Ten również trzeba uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków, ale przysługuje on za inny okres niż składnik dotychczasowy. W związku z tym nie należy tu wprost stosować zasad wynikających z art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej, czyli nie można pomijać dotychczas wypłacanej premii miesięcznej.

Trzeba przeliczyć

Przed ustaleniem podstawy wymiaru zasiłku, który przysługuje po dokonaniu zamiany składnika płacy z miesięcznego na roczny, trzeba dokonać odpowiednich przeliczeń. W praktyce trzeba ustalić składnik roczny, obliczając go jako sumę składników miesięcznych wypłaconych za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Dopiero tak ustalony składnik roczny można wliczyć do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości stanowiącej 1/12.

Zatem ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownika, który zachorował we wrześniu br., do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego mu za okres od września 2011 r. do sierpnia br. (naliczonego bez premii miesięcznej wypłaconej za te miesiące), doliczyć należy 1/12 sumy premii miesięcznych wypłaconych za miesiące od stycznia do grudnia 2011 r. (tj. za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym zatrudniony zachorował).

Analogicznie trzeba będzie postąpić w przypadku pracowników, którzy zachorują w październiku, listopadzie czy w grudniu br.

Natomiast w sytuacji osób, które uzyskają prawo do zasiłku w styczniu lub w kolejnych miesiącach 2013 r., aby ustalić podstawę wymiaru zasiłku, trzeba będzie do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, doliczyć 1/12 sumy premii miesięcznych wypłaconych za miesiące od stycznia do sierpnia 2012 r. (tj. za osiem miesięcy 2012 r.) i premii rocznej wypłaconej w styczniu 2013 r. za cztery miesiące 2012 r.

Podsumowując, jeżeli pracodawca zamienił składnik wynagrodzenia, uwzględniany dotychczas w podstawie wymiaru zasiłku (premie, nagrodę, dodatek), na element przysługujący za inny okres od dotychczasowego, to ustalając podstawę wymiaru zasiłku powinien dokonać odpowiednich przeliczeń. W takiej sytuacji nie można wprost stosować zasady mającej standardowo zastosowanie, wynikającej z art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej.

Fikcyjne założenia

Opisane wyżej zasady mają analogiczne zastosowanie w przypadkach zamiany innych składników wynagrodzenia, np. gdy miesięczny element płacy zostanie zamieniony na kwartalny, półroczny lub odwrotnie.

Przykład

Pracodawca podjął decyzję o zamianie premii kwartalnej na premię miesięczną, zmieniając w tym zakresie obowiązujący w firmie regulamin wynagradzania. Ostatnia premia kwartalna została wypłacona w lipcu br. za drugi kwartał 2012 r. Pierwszą premię miesięczną pracownicy otrzymali za lipiec br. Zarówno poprzednia premia kwartalna, jak i obecnie miesięczna, są zmniejszane za okres absencji chorobowej (w sposób nieproporcjonalny).

Dlatego trzeba je uwzględniać, licząc wysokość zasiłku. Ale z uwagi na nieproporcjonalne zmniejszanie premii za czas absencji wlicza się je w kwocie faktycznie wypłaconej. We wrześniu pani Anna uzyskała prawo do zasiłku opiekuńczego za czas L-4 wydanego w związku z chorobą 6-letniego syna. Pracownica otrzymała premie kwartalne za wszystkie kwartały ubiegłego roku i za dwa kwartały bieżącego roku.

Podstawę wymiaru przysługującego jej świadczenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone jej za okres od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. (miesięczna wysokość 3200 zł brutto, tj. 2761,28 zł po odliczeniu składek społecznych finansowanych przez pracownicę). Ustalając miesięczne wynagrodzenie za wskazane miesiące trzeba:

- do wynagrodzenia za wrzesień 2011 r. doliczyć odpowiednią część premii kwartalnej wypłaconej za trzeci kwartał 2011 r. (w wysokości 1286 zł po odliczeniu składek) w proporcji przypadającej na ten miesiąc,

- do pensji za okres od października 2011 r. do czerwca 2012 r. doliczyć 1/9 premii kwartalnych wypłaconych za czwarty kwartał 2011 r. oraz za pierwszy i drugi kwartał 2012 r., tj. za kwartały pokrywające się z miesiącami od października 2011 r. do czerwca 2012 r. (łącznie w kwocie 3125 zł po odliczeniu składek),

- pobory za lipiec i sierpień 2012 r. wliczyć wraz z premią miesięczną wypłaconą za te miesiące (premia bez składek wyniosła 290 zł).

W ten sposób pracodawca dokona zamiany wypłacanej do czerwca 2012 r. premii kwartalnej na miesięczną. Na podstawie tak ustalonego wynagrodzenia miesięcznego uda się prawidłowo ustalić przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku >patrz tabelka.

Data wypłaty komplikuje obliczenia

Nieco trudniej wygląda ustalenie podstawy wymiaru zasiłku w sytuacji, gdy pracodawca zamieni np. premię roczną na miesięczną w trakcie roku kalendarzowego, ale ten pierwszy składnik (za część roku) wypłaci dopiero po zakończeniu tego roku. W takiej sytuacji nie ma kwoty, którą można byłoby przeliczyć z rocznej na miesięczną.

Przykład

Wskutek zmiany obowiązujących w firmie przepisów płacowych w 2012 r. premia roczna została zmieniona na miesięczną. Pierwszą premię miesięczną pracownicy otrzymali za kwiecień 2012 r.

Premia roczna za 2011 r. została pracownikom wypłacona w styczniu 2012 r., natomiast tę za trzy miesiące 2012 r. (od stycznia do marca) pracodawca wypłaci dopiero w styczniu 2013 r. Zarówno dotychczasowa premia roczna, jak i obecna miesięczna jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłków. Jeden z pracowników, pan Andrzej, dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 31 sierpnia do 7 września br.

Podstawą wymiaru przysługującego mu świadczenia chorobowego jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie, jakie osiągnął za 12 miesięcy poprzedzających zachorowanie – a więc od sierpnia 2011 r. do lipca 2012 r. Ponieważ w okresie, za który panu Andrzejowi przysługuje zasiłek, otrzymuje on premię miesięczną (zamieniona z rocznej), to premię roczną wypłaconą za 2011 r. trzeba najpierw zamienić na miesięczną. W tym celu trzeba ustalić, w jakiej części wypłacona premia roczna jest kwotą przypadającą na miesiące od sierpnia do grudnia 2011 r.

Analogicznie premię roczną, którą pracownik otrzyma w styczniu 2013 r. za styczeń, luty i marzec 2012 r., trzeba będzie zamienić na premię miesięczną, doliczając ją do wynagrodzenia za wskazane miesiące, a w dalszym etapie – przeliczając podstawę wymiaru zasiłku i wypłacając wyrównanie. W efekcie naliczając miesięczne wynagrodzenie za wskazane miesiące trzeba:

- do wynagrodzenia od sierpnia do grudnia 2011 r. doliczyć odpowiednią część premii rocznej wypłaconej za 2011 r. należnej za te miesiące,

- pensje za styczeń, luty i marzec 2012 r. uwzględnić obecnie bez premii (za te miesiące premia roczna zostanie wypłacona w styczniu 2013 r.),

- wynagrodzenia od kwietnia do lipca br. uwzględnić wraz z premią miesięczną wypłaconą za te miesiące.

Na podstawie tak ustalonego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia panu Andrzejowi trzeba wypłacić świadczenie chorobowe od 31 sierpnia do 7 września br. Natomiast po wypłaceniu premii rocznej za trzy miesiące 2012 r., co ma nastąpić w styczniu 2013 r., trzeba przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku i wypłacić pracownikowi wyrównanie.

Autorka jest ekspertem ds. wynagrodzeń, wykładowcą