Zwolnienie nie ma zastosowania ponieważ jest to usługa niemieszcząca się w zakresie pojęć „narzędzia”, „sprzęt” czy „materiały”.

Sprzęt dostarcza firma

Szef musi dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w domu, spełniający wymagania określone w art. 215 – 219 kodeksu pracy, dotyczące przestrzegania zasad BHP i ergonomii.

Ma również obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, a także zapewnić pomoc techniczną i szkolenia w zakresie jego obsługi (art. 67

11

§ 1 kodeksu pracy).

Alternatywnie stronom wolno zdecydować w odrębnej umowie o wykorzystywaniu przez pracującego w domu własnego sprzętu. W takim wypadku przysługuje mu pieniężny ekwiwalent ustalony w umowie, porozumieniu lub regulaminie o warunkach stosowania telepracy, na podstawie następujących kryteriów:

- norma zużycia sprzętu,

- jego udokumentowana cena rynkowa,

- ilość materiałów używanych dla celów służbowych

i ich udokumentowane ceny (art. 67

11

§ 2 i 3 kodeksu pracy).

Jaka ulga podatkowa

Zwolnieniu z podatku dochodowego podlegają ekwiwalenty pieniężne za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność zatrudnionego (art. 21 ust.1 pkt 13 ustawy o PIT).

Aby skorzystać z tej ulgi, muszą zostać łącznie spełnione następujące warunki:

- ekwiwalent trzeba wypłacić w pieniądzu,

- ma on odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą mu wypłaconą i wartością używanych dla celów zakładu narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy,

- narzędzia, materiały lub sprzęt są własnością podwładnego,

- zatrudniony wykorzystuje je do wykonywania pracy na  rzecz pracodawcy.

Definiując cytowane pojęcia, należy według organów podatkowych sięgnąć po ich słownikowe rozumienie (tak Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 9 czerwca 2010 r., ITPB2/ 415-399/10/IB).

Narzędzie jest to zatem urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy, przyrząd, instrument. Materiał to coś, z czego są wytwarzane przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt, a sprzęt to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia.

Usługa to nie rzecz

Ogólnie mówiąc, chodzi tu o szeroko rozumiane rzeczy, przedmioty. Dlatego izby skarbowe zaczęły kwestionować możliwość zwolnienia z podatku refundacji podwładnemu wydatków na Internet, za pośrednictwem którego realizuje on swoje zadania, choćby był telepracownikiem.

W starszych interpretacjach można jeszcze znaleźć korzystne dla pracowników stanowisko (np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 września 2009 r., IBPBII/1/415-535/09/BD).

Zaczęły się też pojawiać poglądy przeciwne. Co istotne, niekorzystne dla podatników stanowisko zajął minister finansów w interpretacji indywidualnej z 29 października 2010 r. (DD3/033/ 166/IMD/09/PK-1320). Zmienił on wcześniejszą odpowiedź Izby Skarbowej w Katowicach, która uznała, że pracownik nie musi płacić podatku od zwrotu wydatków za Internet.

Warto jednak pamiętać, że w rozliczeniu rocznym pracownik ma prawo odpisać od podstawy opodatkowania wydatki poniesione z tytułu użytkowania sieci Internet w wysokości nieprzekraczającej w roku kwoty 760 zł (art. 26 ust. 1 pkt 6b ustawy podatkowej).

Ryczałt dopuszczalny, byle rozsądny

Organy podatkowe zaznaczają również w swych interpretacjach, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT obejmuje zwrot kosztów poniesionych na użycie własnych narzędzi, sprzętów i materiałów w celach służbowych. Przepisu tego nie stosuje się więc np. do refundacji ceny zakupu komputera czy drukarki z zamiarem wykorzystania ich w pracy.

Wyjątkiem jest np. oddanie kosztów nabycia materiałów biurowych, bo ich istota polega na ciągłym zużyciu (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r., IPPB2/415-1553/08-2/MK). Jednocześnie organy podatkowe dopuszczają a wręcz uznają za naturalne ustalenie ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu w sposób ryczałtowy, a więc na podstawie szacunkowych kryteriów.

Elastyczne podejście do tej kwestii tłumaczą tym, że:

- kodeks pracy wręcz nakazuje szacowanie takich finansowych równoważników według ocennych przesłanek,

- ustawa o PIT nie narzuca sposobu kalkulacji takiego równoważnika,

- nie da się dokładnie zmierzyć kosztów zużycia mebla, drukarki czy długopisu.

Jednak fiskus zastrzega równocześnie, że ekwiwalent powinien jak najbardziej odzwierciedlać kwoty faktyczne wydatkowane przez zatrudnionego.

Własności nie trzeba dokumentować

Aby skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy podatkowej, zatrudniony nie ma obowiązku potwierdzać prawa własności narzędzia, sprzętu czy materiałów w umowie o ich zakup czy na fakturze.

Choć istniały w tym zakresie wątpliwości, obecnie organy podatkowe zgodnie przyjmują, że wystarczy oświadczenie pracownika, że wskazane przedmioty są jego własnością, a on używa ich na potrzeby zakładu (tak Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 30 września 2009 r., IPPB2/415-456/09-2/K, oraz Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 20 lipca 2009 r., ILPB1/415-522/09-2/TW).

Co ze składkami

Zwolnienie ubezpieczeniowe brzmi identycznie: składek nie pobieramy od ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Dlatego rozważania dotyczące zwolnienia w PIT są aktualne przy rozpatrywaniu konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Firma ujmuje koszty

Przekazany pracownikowi pieniężny ekwiwalent za narzędzia, sprzęt i materiały zużyte na potrzeby firmy może ona zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 maja 2009 r. (ITPB1/415-118/09/PSZ).

Wynika z niej, że taki wydatek pracodawcy:

- spełnia warunek celowości, tzn. ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,

- kodeks pracy nakazuje pracodawcy zwracać zatrudnionemu wskazane koszty,

- art. 23 ustawy podatkowej, ustanawiający wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu, nie zakazuje ani ogranicza w żaden sposób możliwości wrzucenia w koszty sum oddanych podwładnemu z racji wykorzystywania prywatnych narzędzi, sprzętu i materiałów w celach firmowych. -