Wraz z ustaniem stosunku pracy prawo pracownika do niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego przekształca się w uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego. Pracodawca ma obowiązek go wypłacić w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Odnosi się to do każdego pracownika.

Jednak poszczególne etapy ustalania wysokości ww. świadczenia nie są identyczne dla wszystkich podwładnych. Pewne odmienności występują w odniesieniu do niepełnoetatowców i osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, jeśli pracują w obniżonym wymiarze godzin.

Najpierw właściwa podstawa

Nie ma różnic, jeśli chodzi o reguły wyznaczania bazy obliczeniowej pieniężnego ekwiwalentu za dni niewykorzystanego wypoczynku. Musimy uwzględnić stałe i zmienne elementy płacy pracowniczej według zasad:

• stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej – wliczamy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,

• zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, premie regulaminowe, dodatki za nadgodziny i porę nocną) – wliczamy w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc uzyskania uprawnienia do świadczenia,

• składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne czy roczne) – uwzględniamy w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Przesądza o tym rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe). Dodatkowo wskazuje ono:

• zasady uzupełniania podstawy ekwiwalentu – jeżeli w okresie, z którego wyznaczana jest baza należności za niewykorzystany urlop, pracownik nie przepracował wszystkich dni (np. wskutek choroby lub urlopu), wówczas niezbędne jest dokonanie tzw. dopełnienia polegającego na podzieleniu uzyskanego przez zatrudnioną osobę wynagrodzenie przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i pomnożeniu wyniku przez te dni, które pracownik powinien przepracować (w ciągu trzech lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z wyznaczonym mu rozkładem czasu pracy;

• przy absencjach całomiesięcznych, gdy podwładny z powodu nieobecności nie otrzymał wynagrodzenia zmiennego, kalkulując podstawę ekwiwalentu musimy się cofnąć do wypłat w najbliższych miesiącach, za które te zmienne składniki przysługiwały;

• listę tych składników, które trzeba pomijać przy obliczaniu jego wysokości >patrz ramka.

Ważne godziny pracy

W procesie kalkulowania kwoty ekwiwalentu istotną rolę odgrywa współczynnik, który wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych. Ustala się go odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. By go obliczyć, musimy znać liczbę przypadających w danym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Łączną ilość tych dni odejmujemy od ogólnej liczby dni kalendarzowych w analizowanym roku, a różnicę dzielimy przez 12.

Wynik tych działań może się różnić w zależności od tego, które dni pracodawca przewidział jako wolne od pracy z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Przypomnijmy, że od 2011 r. zniesiono obowiązek wyznaczania pracownikom dnia wolnego w zamian za święto przypadające w dzień wolny udzielony w celu zachowania średnio pięciodniowego tygodnia pracy.

Na skutek tej zmiany obecnie liczba dni wolnych od pracy może być różna nawet dla osób zatrudnionych w tym samym przedsiębiorstwie. Zależy to od sposobu zaplanowania przez firmę rozkładów czasu pracy.

Dla większości 21

Współczynnik ekwiwalentowy dla podwładnych wykonujących swe obowiązki służbowe od poniedziałku do piątku w systemie podstawowym dla  2012 r. należy obliczyć następująco:

• [366 dni – (53 niedziele + 9 dni świątecznych przypadających od poniedziałku do piątku + 52 wolne soboty] : 12 = 21.

Taki sam współczynnik otrzymamy dla osób pracujących od wtorku do soboty, co wynika z poniższych przeliczeń:

• [366 dni – (53 niedziele + 8 dni świątecznych występujących w dniach od wtorku do soboty + 53 wolne poniedziałki, w tym drugi dzień Wielkiejnocy jako święto niepowodujące obniżenia wymiaru czasu pracy)] : 12 = 21.

Niższy etat, mniejszy wskaźnik

Na wysokość współczynnika ekwiwalentowego znacząco wpływa także wymiar czasu pracy. Dla pracownika niepełnoetatowego średniomiesięczna liczba dni roboczych powinna zostać proporcjonalnie skorygowana do wielkości etatu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego).

Współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat, który ma w rozkładzie wolną sobotę lub poniedziałek z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wynosi w 2012 r. odpowiednio:

•  15,75 – dla 3/4 etatu (3/4 x 21),

•  14,00 – dla 2/3 etatu (2/3 x 21),

•  10,50 – dla 1/2 etatu (1/2 x 21),

•  7,00 – dla 1/3 etatu (1/3 x 21),

•  5,25 – dla 1/4 etatu (1/4 x 21).

Ważny rok wypłaty

Licząc ekwiwalent urlopowy, zawsze stosujemy współczynnik obowiązujący pracownika w tym roku, w którym nabył prawo do tego świadczenia. Nie jest ważne, czy chodzi o urlop bieżący czy zaległy i za jakie lata.

Przykład

Pan Mariusz w styczniu 2012 r. uzyskał prawo do ekwiwalentu m.in. za urlop wypoczynkowy z 2011 r. W tej sytuacji zastosujemy współczynnik przewidziany na 2012 r.

Gdyby pan Mariusz uprawnienie do tego świadczenia uzyskał jeszcze w 2011 r., ale jego wypłata nastąpiła dopiero w styczniu 2012 r., wówczas trzeba byłoby stosować wskaźnik obowiązujący jeszcze w 2011 r.

Orzeczenie czasem bez znaczenia

Od 1 stycznia 2012 r. zmieniły się przepisy w zakresie czasu pracy pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym.

Obecnie co do zasady pracują oni osiem godzin dobowo i 40 godzin tygodniowo, czyli tyle samo co osoby pełnosprawne. Przy czym, na zasadzie wyjątku, pracownicy ci mogą realizować zadania służbowe w skróconych normach czasu pracy, tak jak było to do końca 2011 r., tj. po siedem godzin dziennie i 35 tygodniowo.

Jest to możliwe w sytuacji, gdy lekarz profilaktyk lub – w razie jego braku – lekarz opiekujący się niepełnosprawnym zadecyduje o celowości zastosowania krótszych norm.

Taka decyzja lekarza oznacza, że ustalając stawkę godzinową należnego osobie z orzeczonym stopniem niepełnosprawności ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, trzeba użyć dzielnika w wymiarze 7 godzin.

Uwaga!

Gdyby zdarzyło się tak, że pracownik, z uwagi na swoją niepełnosprawność, do 31 grudnia 2011 r. wykonywał pracę przez siedem godzin dziennie, natomiast od 2012 r. jego dzień roboczy liczy osiem godzin, wtedy dzielnikiem kalkulowanego dla niego ekwiwalentu powinna być aktualna norma czasu pracy, czyli 8.

ELEMENTY PŁACY POZA OBLICZENIAMI

Licząc należność za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pomijamy:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• nagrody jubileuszowe oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród,

• dodatkowe wynagrodzenie roczne i należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

• wynagrodzenie oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego,

• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• odprawy pieniężne, wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy,

• premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego (potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00),

• świadczenia wypłacane z tytułu zawieranych z macierzystym pracodawcą umów cywilnoprawnych, co podkreślił SN w wyroku z 4 marca 2008 r. (II PK 183/07),

• należności wypłacone w celu zrekompensowania pracownikowi poniesionych przez niego wcześniej wydatków (np. ekwiwalenty za pranie i konserwację obuwia oraz odzieży roboczej, za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy).

Działania w czterech krokach

Wyliczenie przysługującej kwoty ekwiwalentu urlopowego można ująć w czterech etapach:

• ustalenie średniej miesięcznej podstawy obliczeń,

• podzielenie podstawy przez współczynnik ekwiwalentowy skorygowany do wymiaru etatu zatrudnionego,

• obliczenie stawki godzinowej przez podzielenie otrzymanej kwoty ekwiwalentu za 1 dzień przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika,

• pomnożenie uzyskanej stawki godzinowej przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Z końcem stycznia 2012 r. z pracownikiem niepełnosprawnym w stopniu umiarkowanym, zatrudnionym na 1/2 etatu, firma rozwiązała umowę o pracę. W tym dniu uzyskał prawo do ekwiwalentu pieniężnego za 14 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Pracował on w podstawowym systemie czasu pracy (praca od poniedziałku do piątku) w obniżonej normie czasu pracy (zgodnie z zaleceniem lekarskim). Co miesiąc otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 2000 zł brutto oraz zmienne premie regulaminowe, które wyniosły:

• za 10/2011 – 630 zł za 20 dni pracy (zamiast 21),

• za 11/2011 – 580 zł za 18 dni pracy(zamiast 20),

• za 12/2011 – 600 zł za 20 dni pracy (zamiast 21),

Aby obliczyć należne mu świadczenie, należy kolejno:

UZUPEŁNIĆ PREMIE

(630 zł + 580 zł + 600 zł) : (20 dni + 18 dni + 20 dni) = 31,21 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie od października do grudnia 2011 r. = 1935,02 zł

WYZNACZYĆ ŚREDNIĄ PODSTAWĘ EKWIWALENTU

2000 zł + (1935,02 zł : 3 miesiące) = 2645,01 zł

WYLICZYĆ STAWKĘ ZA 1 DZIEŃ i ZA 1 GODZ.

2645,01 zł : 10,5 = 251,91 zł

251,91 zł : 7 godzin = 35,99 zł

OBLICZYĆ NALEŻNĄ WYSOKOŚĆ ŚWIADCZENIA

35,99 zł x 14 godzin niewykorzystanego urlopu = 503,86 zł