- Zatrudniamy handlowca na umowę o pracę. Jego pensja to 6500 zł. Dodatkowo ma on do dyspozycji służbowy samochód, którego może używać także w celach prywatnych. Nadużywa jednak dobrej woli szefa i mówiąc krótko nie szanuje służbowej własności.
Samochód jest ciągle w naprawie, bo z winy pracownika albo coś się w nim psuje, albo trzeba go reperować po kolizji drogowej. Dotychczas koszt wszystkich szkód pokrywał pracodawca. We wrześniu w trakcie 14-dniowego zwolnienia lekarskiego zatrudniony nalał do diesla benzynę.
Firma musiała sholować auto do warsztatu, gdzie nastąpiło wypompowanie paliwa. W sumie koszt naprawy i holowania samochodu wyniósł ok. 2 tys. zł. Uznaliśmy, że tym razem wartość poniesionej szkody potrącimy z wynagrodzenia pracownika.
Wiemy jednak, że nie działał umyślnie. Czy w takim razie z jego wynagrodzenia możemy potrącić maksymalnie wartość trzech miesięcznych pensji? Czy możemy je ująć bez zgody zatrudnionego i jak to rozliczyć na wrześniowej liście płac?
W opisywanym przypadku przychodem pracownika jest wynagrodzenie chorobowe za 14 dni, pensja za przepracowaną część miesiąca oraz wartość świadczenia za użytkowanie służbowego samochodu do celów prywatnych.
Zacznijmy od wynagrodzenia chorobowego. Liczymy je na zasadach właściwych dla zasiłku chorobowego. Najpierw ustalamy przychód z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, od którego następnie odejmujemy wartość składek ZUS. Później otrzymany wynik dzielimy przez 30, a uzyskaną stawkę mnożymy przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego.
Na koniec, jeżeli zatrudniony nie jest uprawniony do 100 proc. wynagrodzenia, trzeba policzyć 80 proc. jego wartości. Pamiętajmy, że wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Na liście płac jego wartość uwzględniamy dopiero w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.
Tak stanowi art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Jeśli chodzi natomiast o pobory za przepracowaną część miesiąca, to w podanym stanie faktycznym liczymy je zgodnie z § 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia i innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).
Musimy zatem miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 (bez względu na to, ile faktycznie dni ma dany miesiąc), a uzyskany wynik pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby (wliczamy wszystkie dni, a nie tylko dni pracy). Na koniec od wynagrodzenia miesięcznego odejmujemy otrzymany wynik.
Kiedy 100 procent
Zobaczmy teraz, ile możemy potrącić. Pracodawca pyta, czy z wynagrodzenia pracownika może ująć zaledwie wartość trzech miesięcznych pensji. Wskazuje na to, że zatrudniony działał nieumyślnie. Akurat w przypadku szkody wyrządzonej w służbowym samochodzie nie ma to znaczenia.
Działanie umyślne i nieumyślne jest istotne tylko w przypadku odpowiedzialności materialnej niezwiązanej z powierzonym mieniem (regulowanej na tzw. zasadach ogólnych). Wtedy rzeczywiście za szkodę wyrządzoną w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa (wina nieumyślna) odpowiadamy do wysokości trzech miesięcznych pensji. 100 proc. płacimy tylko wówczas, gdy szkoda powstała na skutek działania umyślnego.
Tego rozróżnienia nie ma przy mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia, a służbowy samochód co do zasady ma taki charakter. Tutaj odpowiedzialność materialna za poniesioną szkodę zawsze wynosi 100 proc. i co istotne, nie trzeba jej udowadniać.
Przy tej odpowiedzialności obowiązuje bowiem domniemanie winy zatrudnionego. Do pociągnięcia go do odpowiedzialności wystarcza co do zasady prawidłowe powierzenie mienia oraz powstanie szkody. Jeżeli zatem w opisywanym przypadku samochód powierzono prawidłowo, to pracodawca nie musi udowadniać:
• winy pracownika,
• faktu, że nienależycie wykonał on swoje obowiązki.
To zatrudniony, chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, powinien wykazać, że nie miał wpływu na wyrządzenie szkody (bo do jej powstania przyczyniła się inna osoba – art. 117 w zw. z art. 127 k.p.)oraz że ta i tak by powstała, nawet gdyby zaniechał zawinionego zachowania.
Jak miałby to udowodnić?
Jeżeli auto tankował samodzielnie, to wydaje się, że jest to w ogóle pozbawione sensu, bo trudno zakładać, że zatankowanie diesla benzyną nastąpiłoby również wtedy, gdyby zatrudniony sam tego nie zrobił. Inaczej byłoby, gdyby tankowaniem samochodu zajęła się obsługa stacji. Wtedy rzeczywiście są podstawy do uznania, że zatrudniony nie miał wpływu na powstanie szkody, a na dowód może przedstawić np. nagranie monitoringu.
Wtedy o odpowiedzialności materialnej pracownika raczej nie może być mowy, a pokrycia ewentualnych strat pracodawca może żądać na drodze cywilnej od właściciela stacji benzynowej. A ten może z kolei pociągnąć do odpowiedzialności na ogólnych zasadach swojego pracownika. W tym wypadku będziemy mieli do czynienia z odpowiedzialnością regresową, ale to już temat na inny artykuł.
Wracając natomiast do opisywanej sprawy, jeżeli zatrudniony tankował samochód samodzielnie, to w wyniku popełnionego błędu powstałą po stronie pracodawcy szkodę powinien pokryć w 100 proc. Jednak w opisywanej sytuacji wartość ta będzie i tak niższa od trzykrotności wynagrodzenia, która obowiązuje przy odpowiedzialności materialnej rozliczanej na zasadach ogólnych.
Ujmujemy za zgodą
Szkody powstałej w mieniu pracodawcy nie ma w katalogu potrąceń ustawowych (przymusowych). Oznacza to, że na potrącenie jej wartości potrzebna jest pisemna zgoda pracownika (wszelka inna forma – ustna, dorozumiana – jest nieważna, tak wyrok SN z 1 października 1998, I PKN 366/98).
Jeżeli takiej zgody nie będzie, to pracodawcy pozostaje dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Zatrudnionego natomiast można zwolnić z pracy, co potwierdził SN w wyroku z 7 maja 2008 (II PK 307/07).
Uwaga! Kwoty potrąceń odliczamy od wynagrodzenia netto (tj. po odliczeniu składek i podatków). Choć przepisy mówią tylko o składkach na ubezpieczenia społeczne, to przyjmuje się, że chodzi także o odliczenie składki zdrowotnej. P
amiętajmy też, że przy potrąceniach dobrowolnych, z którymi mamy do czynienia w opisywanym przypadku, obowiązuje kwota wolna. Przy świadczeniach na rzecz pracodawcy stanowi ona wartość minimalnego wynagrodzenia netto.
Za ile w prywatnym celu
I na koniec słowo o używaniu służbowego samochodu do celów prywatnych. Choć w opisywanym przypadku pracodawca na to pozwala, to nie wspomina ani słowem, czy i jak ustala z tego tytułu przychód pracownika. Tymczasem używanie służbowego samochodu do celów prywatnych to nic innego jak świadczenie nieodpłatne, a sposób jego ustalania określa art. 11 ust. 2 – 2b updof.
Wynika z niego, że jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi niewchodzące w zakres działalności pracodawcy, to ich wartość ustalamy według cen rynkowych stosowanych przez podmioty, które zajmują się np. wynajmem samochodów.
Z kolei w interpretacjach podatkowych czytamy, że przy ustalaniu wartości udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a to wszystko trzeba porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie firmy zajmujące się wynajmem takich aut.
W wartości tej dodatkowo należy uwzględnić: czynsz najmu samochodu, koszt zakupu paliwa, pakiet usług dodatkowych, koszty ubezpieczenia, myjni i parkingów.
LISTA PŁAC
Założenia:
• pracownik zarabia 6500, ma podstawowe KUP i złożył PIT-2,
• pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, a we wrześniu 14 dni przebywał na zwolnieniu chorobowym,
• w tym czasie wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy na kwotę 2 tys. zł,
• zgodził się na potrącenie wartości szkody, czego dowodem jest pisemne oświadczenie,
• świadczenie nieodpłatne w postaci używania służbowego samochodu do celów prywatnych szef ustalił w formie miesięcznego ryczałtu. Jest to 1000 zł.
UWAGA:
Potrąceń dokonujemy od wynagrodzenia, a nie od przychodu. Dlatego dla ryczałtu za używanie firmowego auta do celów prywatnych robimy odrębną listę płac.
WYNAGRODZENIE CHOROBOWE
6500 zł x 13,71 proc. = 891,15 zł
6500 zł – 891,15 zł = 5608,85 zł
5608,85 zł x 80 proc. = 4487,08 zł
4487,08 zł : 30 = 149,57 zł
149,57 zł x 14 dni = 2093,98 zł
WYNAGRODZENIE ZA PRZEPRACOWANĄ CZĘŚĆ MIESIĄCA
6500 zł : 30 = 216,67 zł
216,67 zł x 14 dni = 3033,38 zł
6500 zł – 3033,38 zł = 3466,62 zł
LISTA PŁAC DLA ŚWIADCZENIA, KTÓRE JEST RÓWNOWARTOŚCIĄ UŻYWANIA SŁUŻBOWEGO SAMOCHODU DO CELÓW PRYWATNYCH
KROK 1. Składki społeczne
emerytalna 1000 zł x 9,76 proc. = 97,60 zł
rentowe 1000 zł x 1,5 proc. = 15 zł
chorobowa 1000 zł x 2,45 proc. = 24,50 zł
razem 137,10 zł
KROK 2. Składka zdrowotna
podstawa 1000 zł – 137,10 zł = 862,90 zł
składka pełna 862,90 zł x 9 proc. = 77,66 zł
składka odliczana od podatku 862,90 zł x 7,75 proc. = 66,87 zł
KROK 3. Zaliczka podatkowa
podstawa opodatkowania 1000 zł – 137,10 zł = 862,90 zł, po zaokrągleniu 863 zł
podatek 863 zł x 18 proc. = 155,34 zł
zaliczka do US 155,34 zł – 66,87 zł = 88,47 zł,
po zaokrągleniu 88 zł
KROK 4. Wartość netto
1000 zł – (137,10 zł + 77,66 zł + 88 zł) = 697,24 zł
LISTA PŁAC Z POTRĄCENIAMI
KROK 1. Składki społeczne
emerytalna 3466,62 zł x 9,76 proc. = 338,34 zł
rentowe 3466,62 zł x 1,5 proc. =52 zł
chorobowa 3466,62 zł x 2,45 proc. = 84,93 zł
razem 475,27 zł
KROK 2. Składka zdrowotna
podstawa (3466,62 zł + 2093,98 zł) = 5560,60 zł – 475,27 zł = 5085,33 zł
składka pełna 5085,33 zł x 9 proc. = 457,68 zł
składka odliczana od podatku 5085,33 zł x 7,75 proc. = 394,11 zł
KROK 3. Zaliczka podatkowa
podstawa opodatkowania 5560,60 zł – 475,27 zł – 111,25 zł = 4974,08 zł, po zaokrągleniu 4974 zł
podatek (4974 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 848,99 zł
zaliczka do US 848,99 zł – 394,11 zł = 454,88 zł, po zaokrągleniu 455 zł
KROK 4. Wartość netto
5560,60 zł – (475,27 zł + 457,68 zł + 455 zł) = 4172,65 zł
POTRĄCENIE SZKODY
Kwota wolna to 1032,34 zł (dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, który ma podstawowe KUP i złożył PIT-2)
• Wynagrodzenie po potrąceniu wartości szkody w mieniu pracodawcy 4172,65 zł – 2000 zł = 2172,65 zł
