- Jak obliczać wynagrodzenie pracownikowi zatrudnionemu u dwóch pracodawców, z tego u jednego na dwóch umowach o pracę, a u drugiego na jednej umowie? Słyszałam, że należałoby zsumować te wynagrodzenia i od sumy przychodu naliczać składki i podatek. Czy to prawda? Jeżeli tak, to jak naliczać urlopy, zwolnienia lekarskie itp.? - pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.
Gdy pracownika łączą z jednym pracodawcą dwie umowy, to przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy pracodawca musi uwzględnić koszty uzyskania od obydwu stosunków w pełnej wysokości, bez względu na przekroczenie limitu rocznego (w 2007 r. limit roczny dla wieloetatowców wynosi 1953,23 zł). Tak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w piśmie 29 kwietnia 2005 r. (nr PB5/MC-033-50-736/05). Podtrzymało tym samym swoje wcześniejsze stanowisko z 24 marca 1995 r. (nr P05/9-0261/95).
Trzeba jednak pamiętać, że jest to tylko interpretacja MF, z którą zresztą nie wszyscy komentatorzy się zgadzają. Zdaniem np. Adama Bartosiewicza i Ryszarda Kubackiego ("Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Komentarz", Difin, Warszawa 2006) nieuzasadnione jest przyznanie pracownikowi podwójnych kosztów, skoro ponosi on je tylko raz, gdy musi dotrzeć do jednego zakładu pracy, by wykonać w nim dwie umowy o pracę.
Z kolei Ministerstwo Finansów argumentuje, że nie ma przepisu, który zwalniałby pracodawcę z obowiązku naliczania kosztów uzyskania przychodu od każdej umowy o pracę. Z tym argumentem też trudno się nie zgodzić.
Dlatego dla pracodawcy będzie bezpieczniej, jeżeli -mając pracownika zatrudnionego na dwóch umowach -zada pytanie dotyczące kosztów urzędowi skarbowemu w trybie art.14a ordynacji podatkowej.
Natomiast nie ulega wątpliwości, że w zeznaniu rocznym pracownik będzie musiał uwzględnić tylko koszty uzyskania przychodu przysługujące do wysokości rocznego limitu (czyli w 2007 r. do wysokości 1953,23 zł).
Natomiast kwota, o którą pomniejsza się zaliczkę na podatek, może być odliczona w miesiącu tylko raz. Kwota ta bowiem na cały 2007 rok wynosi dla jednej osoby 572,54 zł. To oznacza, że w miesiącu nie może być odliczone więcej niż 47,71 zł.
Przykład
Pracownik ma zawarte z tym samym pracodawcą dwie umowy o pracę: jedną na cały etat z wynagrodzeniem 2000 zł, drugą na jedną czwartą etatu z wynagrodzeniem 500zł. Zakładamy, że obie wypłaty są dokonywane w tym samym terminie. Dla uproszczenia składki sumujemy do 18,71 proc. Pracodawca dokonuje więc w miesiącu następujących potrąceń:
- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 2000zł +500zł = 2500zł
- składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 2500 zł x 18,71 proc.= 467,75 zł
- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne: 2500 zł - 467,75 zł = 2032,25 zł
- składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2032,25 zł x 9 proc. = 182,90zł
- składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek dochodowy: 2032,25 x 7,75 proc. = 157,50 zł
- koszty uzyskania przychodu: 108,50 zł x 2 = 217zł
- podstawa naliczenia podatku dochodowego: 2500 zł - 467,75 zł - 217 zł = 1815,25 zł, po zaokrągleniu 1815 zł
- obliczona zaliczka na podatek: (1815 zł x 19 proc.) - 47,71 zł = 297,14 zł
- zaliczka na podatek po odliczeniu składki zdrowotnej: 297,14 zł - 157,50 zł = 139,64 zł, po zaokrągleniu 140 zł
- wynagrodzenie netto: 2500 zł - (467,75 zł + 182,90 zł + 140 zł) = 2500 zł - 790,65 zł = 1709,35 zł
Pracownik otrzyma więc na rękę od pracodawcy 1709,35 zł.
- Czy wiedząc, że jestem dodatkowym zakładem pracy pracownika, mogę nie odciągać mu kosztów uzyskania przychodów, żeby później nie musiał dopłacać podatku przy rocznym rozliczeniu? Czy jest to możliwe ewentualnie na pisemną prośbę pracownika? A jeżeli już będę musiała odciągać te koszty, to czy mogę to zrobić, jako drugi zakład, tylko do wysokości określonej w ustawie, czy stosuję te koszty przez cały rok, a podatnik, dopiero przy rozliczeniu rocznym, może je sobie odpisać do wysokości określonej w ustawie? - pyta czytelnik DF.
Tu sprawa jest dużo prostsza niż wtedy, gdy pracownika łączą dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Jeżeli zatrudniony ma nawiązane dwa stosunki pracy, z dwoma różnymi zakładami pracy, to przysługują mu miesięczne koszty uzyskania przychodu od każdego ze stosunków pracy. Potwierdził to NSA w wyroku z 15 listopada 1995 r., SA/Sz1399/95.
Natomiast w zeznaniu rocznym pracownik będzie musiał uwzględnić tylko koszty uzyskania przychodu przysługujące do wysokości rocznego limitu (czyli w 2007 r. do wysokości 1953,23 zł).
Pracownik, który pracuje u tego samego pracodawcy na dwóch etatach, musi mieć rozliczone składki do ZUS od całości przychodów. Pracodawca musi bowiem wykazywać w jednym bloku raportu ZUS RCA składki od wszystkich wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Tak wynika z § 3 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. regulującego m.in. szczegółowe zasady i tryb postępowania w sprawach rozliczania składek (DzU z 1998 r. nr 165, poz. 1197 ze zm.).
Oczywiście chodzi o te wypłaty, które wchodzą do podstawy wymiaru składek (nie wchodzą więc np. ryczałty samochodowe, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).
Zasada łącznego wykazywania składek zyskuje na znaczeniu zwłaszcza wtedy, gdy terminy wypłat z obu umów o pracę (albo np. pensji i premii) są różne. Wtedy składki mogą być liczone od każdej wypłaty oddzielnie, ale na końcu program kadrowo-płacowy i tak musi zsumować wszystkie pozycje po to, by składki zostały wykazane w jednym bloku ZUS RCA.
Prościej jest, gdy pracodawca wypłaca oba wynagrodzenia w jednym terminie. Wówczas wystarczy zsumować przychód i od tej podstawy wyliczyć składki.
Pracownik zatrudniony równolegle u dwóch pracodawców musi mieć opłacane składki z każdej z tych umów. Dlatego drugi pracodawca rozlicza pracownika w ZUS odrębnie.
Natomiast pracownik musi poinformować obu pracodawców, gdy suma wynagrodzeń z obu umów, czyli łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przekroczy 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2007 r. -78480 zł).
Od tej pory obaj pracodawcy będą odprowadzać do ZUS tylko składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Jeżeli pracownik ma kilka źródeł przychodów (kilka z umów o pracę), to z każdej z tych umów muszą być opłacane składki na Fundusz Pracy wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie (w 2007 r. - 936 zł).
Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracownik ma zawarte dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą, jak i tej, gdy wiążą go umowy z różnymi pracodawcami.
Różnica jest tylko ta, że:
- gdy pracownik ma dwie umowy o pracę zawarte z tym samym pracodawcą, to pracodawca sumuje przychody z obu z nich i wykazuje składki w jednym bloku ZUS RCA,
- gdy pracownik ma różnych pracodawców, to każdemu z nim składa oświadczenie o innych tytułach, z których obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Przykład
W styczniu 2007 r. pracownik jest zatrudniony u dwóch pracodawców, w obu wypadkach na pół etatu. Z pierwszej umowy ma wynagrodzenie w wysokości 470zł, z drugiej 500 zł. Ponieważ suma przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest wyższa (970 zł) niż wynagrodzenie minimalne (936 zł), to obaj pracodawcy powinni zapłacić składki na Fundusz Pracy: jeden od kwoty 470 zł, drugi od kwoty 500 zł.
Pracodawcy muszą pamiętać, że składkę na FP ustalają nawet wtedy, gdy łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku przekroczyło 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2007 r. -78480 zł).
W tym wypadku - w przeciwieństwie do składek na Fundusz Pracy - nie ma znaczenia wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego przez pracownika. Jeśli pracownik ma dwie umowy o pracę, to:
- jeśli pracodawca jest jeden, powinien sumować przychody pracownika i składki wykazywać w jednym bloku ZUS RCA,
- jeśli pracodawców jest dwóch lub kilku, to każdy z nich powinien od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi rozliczyć składkę na FGŚP (o ile oczywiście sam -w świetle ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, DzU z 2006 r. nr 158, poz. 1121 - ma obowiązek odprowadzania tych składek).
Pracodawcy muszą pamiętać, że składkę na FGŚP ustalają, nawet jeśli łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku przekroczyło 30-krotność przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2007 r. -78480 zł).
Jeśli firma zatrudnia pracownika na dwóch etatach, to z każdego przysługuje mu odrębny urlop wypoczynkowy. Jako prawo pracownika (art. 152 k.p.) urlop jest liczony oddzielnie dla każdego stosunku pracy. Oznacza to, że każdy z pracodawców musi obliczyć, ile dni wypoczynku należy się zatrudnionemu, uwzględniając jego staż i wymiar czasu pracy.
Podobnie musi postąpić szef, gdy z pracownikiem podpisał dwie umowy o pracę, np. każdą na inny wymiar etatu. Oblicza należny urlop odrębnie dla każdej umowy o pracę. Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop wypoczynkowy ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Za podstawę bierze się przysługujące wymiary urlopów z art. 154 k.p., czyli 20 lub 26 dni. Te jednak zależą od całkowitego stażu pracy. Przykładowo na pół etatu będzie to 13 dni.
26 dni x 1/2 etatu = 13 dni
Tyle przysługuje pracownikowi w jednym zakładzie (lub na jedną umowę u tego samego pracodawcy). W drugiej firmie lub na podstawie drugiej umowy, pracując też na pół etatu, pracownik musi otrzymać tyle samo wypoczynku. Pamiętać jeszcze należy o tym, że zgodnie z art. 154§ 1 k.p. pracodawca udziela urlopu w wymiarze godzinowym.
13 dni x 8 godzin = 104 godziny urlopu
Na podstawie art. 154§ 2 k.p. przy ustalaniu puli godzinowej urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Należy więc ustalić, w jakie dni zatrudniony pracuje. W myśl art. 154§ 1 k.p. pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego wyłącznie na te dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu.
Z puli urlopowej należy więc odjąć wykorzystywany przez zatrudnionego wypoczynek. Jeśli zatem na rzecz jednego pracodawcy (lub na podstawie jednej umowy) pracuje on codziennie np. 4 godziny i poprosi o urlop na 3 dni swojej pracy, to z jego puli w tej firmie (lub na podstawie tej umowy) odpisuje się 12 godzin (4 godziny x 3 dni). Pracownikowi pozostaną jeszcze 92 godziny wypoczynku do wykorzystania.
Gdyby poprosił o przysługujący mu w całości wymiar urlopu, czyli 104 godziny, to ma do tego pełne prawo. Przy obliczaniu i udzielaniu należnego wypoczynku tak samo postępuje drugi pracodawca lub ten sam szef przy drugiej umowie tego samego pracownika. Jeśli mu zależy, to w obu miejscach pracy lub na obu umowach może korzystać z wypoczynku w tym samym terminie. Warunek: na taką datę musi zgodzić się każdy pracodawca.
g.or