Globalna pandemia wpłynęła na niemal każdy obszar prowadzenia biznesu. Od łańcuchów dostaw, obowiązków nakładanych przez władze ustawodawcze, po zmiany czysto organizacyjne. Mając w perspektywie wyczekiwany przez wszystkich „powrót do normalności", coraz bardziej oczywiste staje się, że niektóre aspekty działalności gospodarczej uległy zmianom, których nie da się już odwrócić. Dotyczy to m.in. rozwiązań w zakresie organizacji pracy.

Jednym z pierwszych działań w walce z Covid-19 było wprowadzenie przez wielu przedsiębiorców ograniczenia obecności pracowników w biurach. Tam, gdzie było to możliwe, ze względu na specyfikę obowiązków, pozwalano pracownikom wykonywać pracę z domu, w ramach tzw. home office. Wraz z upływem czasu praca zdalna dla wielu osób stała się nowym standardem. Okazało się bowiem w praktyce, że do wykonywania obowiązków służbowych wystarczy laptop i dostęp do internetu. Kiedy z czasem doszło do poluzowania obowiązujących obostrzeń, pracownicy mogli zmienić biuro w domu na pracę z dowolnego miejsca, w tym za granicą.

Nowym trendem stało się łączenie wyjazdów urlopowych z pracą zdalną. Wyjazdy zagraniczne pozwoliły spełnić wielu osobom wizję pracy „spod palmy". Część pracodawców zaczęła traktować taki model organizacji pracy jako formę benefitu i sposób na zwiększenie swojej atrakcyjności wśród kandydatów.

Poza firmą

Zasady świadczenia pracy na odległość, wykonywanej regularnie poza zakładem pracy za pośrednictwem narzędzi elektronicznych, reguluje co do zasady kodeks pracy – w ramach instytucji telepracy. Na czas walki z Covid-19, w polskich przepisach wprowadzono jednak tymczasowo bardziej adekwatne regulacje dotyczące pracy zdalnej. Już dziś wiadomo, że pojawią się projekty nowych przepisów, które mają na stałe uporządkować post-pandemiczny model świadczenia pracy.

Zakres regulacji skupia się głównie na kwestiach finansowych, związanych m.in. z wypłatą ekwiwalentu pracownikom za korzystanie z prywatnego sprzętu. W obecnych i planowanych (na ten moment) przepisach brak jest natomiast klarownych zasad wysyłania pracownika na pracę zdalną, wskazania miejsca świadczenia przez niego pracy czy określenia związanych z tym nowych obowiązków. Obecnie pracodawcy muszą w tym zakresie wyręczać ustawodawcę, biorąc na siebie ryzyko analizy nieadekwatnych przepisów i stworzenia własnych rozwiązań prawnych, podatkowych, technicznych i organizacyjnych.

Na co zwrócić uwagę

Wobec braku możliwości stosowania do pracy zdalnej regulacji dotyczącej telepracy, nawigując w nowej sytuacji, przedsiębiorcy muszą przede wszystkim rozważyć, które z obecnie obowiązujących przepisów wpływają pośrednio i bezpośrednio na pracę zdalną i jakie wynikają z tego uprawnienia i obowiązki.

Obecnie, w przypadku, gdy pracodawca zamierza wysłać swojego pracownika do wykonywania pracy za granicą, przy jednoczesnym utrzymaniu zatrudnienia w polskiej spółce, pracodawcy decydują się na dwie z możliwych form, mianowicie „oddelegowanie" bądź „podróż służbowa" >patrz tabela. Zakwalifikowanie wyjazdu do jednej z tych form wykonywania pracy skutkuje powstaniem różnych konsekwencji na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych. Determinuje także rodzaje i wysokości należności przysługujących pracownikowi w związku z pracą wykonywaną za granicą.

Podróż służbowa i oddelegowanie

Zgodnie z polskim prawem pracy, z podróżą służbową mamy do czynienia, gdy pracownik, na polecenie pracodawcy, wykonuje pracę poza siedzibą pracodawcy bądź poza innym, stałym miejscem wykonywania pracy, wskazanym w umowie o pracę. Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi będącemu w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W tym przypadku zarówno wartość diet, jak i zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, są wolne od podatku dochodowego oraz składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli diety zostały określone w wyższej wysokości niż wynikająca z ww. rozporządzenia, to zwolnienie w zakresie podatku oraz składek dotyczy kwot do wysokości wskazanej w rozporządzeniu. Nadwyżka podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach takich jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Oddelegowanie natomiast należałoby zdefiniować jako czasową zmianę miejsca wykonywania pracy za zgodą pracownika. W praktyce, oddelegowanie to wykonywanie zwykłych (wynikających z umowy o pracę) obowiązków pracowniczych, związanych z danym stanowiskiem (dotychczasowym lub nowym), w innym niż dotychczas miejscu pracy. W przypadku oddelegowania, w przeciwieństwie do podróży służbowej, co do zasady, pracownikowi nie przysługują żadne wolne od podatku i składek ubezpieczeniowych należności i diety. W razie, gdyby takie świadczenia były przez pracodawcę przyznane, kwoty wypłacane jako „diety" oraz kwoty zwrócone pracownikowi delegowanemu z tytułu poniesionych przez niego kosztów transportu, zakwaterowania, itp. podlegają, co do zasady, opodatkowaniu oraz stanowią podstawę do obliczenia składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z ogólnymi zasadami. Organy nie uznają takich wypłat za diety ani za zwrot kosztów transportu, lecz za dodatkowe świadczenia, które stanowią dla pracownika benefit. Ustawodawca przewidział jednak pewne zwolnienia, które można zastosować w przypadku pracownika oddelegowanego.

Dodatkowe obowiązki i ryzyka

Niezależnie od polskich przepisów trzeba również pamiętać, że w przypadku pracy polskiego pracownika za granicą, dodatkowe obowiązki dla pracodawcy mogą wynikać również z przepisów obowiązujących w kraju, w którym wykonywana jest praca. Ewentualne problemy z ich analizą nie zmniejszą odpowiedzialności pracodawcy. Sankcje czekają go nawet wtedy, gdy pracownik nie poinformuje przedsiębiorcy, że pracuje spoza Polski.

Należy też podkreślić, że gdy pracownik wykonuje pracę zdalną z zagranicy, ale praca w takiej formie nie wynika z faktu wysłania pracownika w podróż służbową bądź jego formalnego oddelegowania, kwestie podatkowo – składkowe są tym bardziej kłopotliwe i wymagają dokładniejszej analizy. Jak bowiem wspomniano powyżej, obecne brzmienie przepisów nie precyzuje sposobu ich rozliczania.

Pozwalając pracownikowi na pracę zdalną z innego kraju, aby zminimalizować związane z tym ryzyka, pracodawca powinien więc umieć precyzyjnie odpowiedzieć na poniższe pytania:

Czy w związku ze świadczeniem pracy za granicą pracownik może zacząć podlegać opodatkowaniu w innym kraju? Jeśli tak, to od jakiego momentu? I w jakim zakresie? Jak pracodawca powinien rozliczać w Polsce wynagrodzenie pracownika wykonującego pracę za granicą? Czy pracodawca nadal powinien pobierać zaliczki na PIT w Polsce?

Jaką rolę w organizacji pełni pracownik wykonujący pracę za granicą? Czy podpisywanie umów i świadczenie pracy przez pracownika poza Polską ma jakieś konsekwencje podatkowe dla spółki? Kiedy powstanie zagraniczny zakład spółki, w rozumieniu przepisów międzynarodowych?

Czy pracownik świadczący pracę z zagranicy nadal podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce? Jak kształtują się obowiązki w innych krajach Unii Europejskiej, a jak w pozostałych krajach poza UE? Czy składki pracownika powinny być odprowadzane w Polsce czy w kraju wykonywania pracy? Jakie dokumenty należy uzyskać? Jak można korzystać z publicznej, bezpłatnej opieki zdrowotnej w kraju innym niż kraj odprowadzania składki na ubezpieczenie zdrowotne?

Czy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej za granicą, należy zawrzeć aneks do umowy o pracę z pracownikiem? Czy pracownik, świadcząc pracę za granicą, powinien spełniać warunki wynikające z polskich czy zagranicznych przepisów? Czy należy spełniać jakieś wymogi w kraju wykonywania pracy zdalnej, np. w zakresie czasu pracy czy wysokości wynagrodzenia?

Czy świadczenie pracy za granicą wymaga zdobycia dokumentów w zakresie legalizacji pobytu i pracy?

Wątpliwości jest bardzo dużo

Odpowiedź na te pytania nie oznacza jednak, że pracodawcy mogą spać spokojnie. Jest bowiem znacznie więcej kwestii, które nie tylko z prawnego czy podatkowego, ale czysto praktycznego punktu widzenia wymagają zaadresowania przez pracodawcę, np.:

Jak wygląda kwestia obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych? Jak zapewnić zachowanie poufności, do której jest zobowiązany przedsiębiorca wobec klientów i kontrahentów? Jaki wpływ na te aspekty ma praca w jednym lokalu z partnerem zatrudnionym w innej firmie?

Jak będzie wyglądać rozliczenie ewentualnej szkody po stronie pracownika, który po cofnięciu przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej będzie musiał wrócić do kraju?

Czy odmowa zgody na pracę zza granicy może być uznana za element kształtujący mobbing?

Czy i w jaki sposób powinno być uzasadnione wezwanie pracownika do powrotu do pracy w biurze?

Które naruszenia przez pracownika zasad pracy zdalnej mogą uzasadniać rozwiązanie z nim stosunku pracy?

Jak rozwiązać kwestie doręczeń w stosunku do pracownika pracującego zdalnie za granicą? Jak taki pracownik może podpisywać dokumenty w relacjach z pracodawcą?

Jak należy traktować zwolnienia lekarskie wystawiane przez zagranicznych lekarzy?

Czy w razie pracy w ramach home office powinny ulec zmianie kwestie związane z medycyną pracy? 

Co musi zapewnić pracodawca pracownikowi pracującemu spoza biura? Jakie warunki powinno spełniać miejsce świadczenia pracy? W jaki sposób powinna wyglądać lista kontrolna stanowiska pracy?

Czy i w jakiej formie pracodawca może kontrolować pracownika pracującego spoza biura lub za granicą? Jak należy kwalifikować poświadczenie nieprawdy przez pracownika w razie samokontroli? Jak rozgraniczyć prawo do prywatności pracownika i prawo pracodawcy do prowadzenia kontroli czasu i miejsca pracy?

Jakie są konsekwencje wypadku przy pracy w ramach pracy zdalnej?

Jak praca z miejsca objętego inną strefą czasową wpływa na ocenę takich kwestii jak praca w porze nocnej albo w dni wolne od pracy?

To tylko część pytań jakie kryją się za chwytliwym hasłem „praca zdalna za granicą".

Trzeba wdrożyć rozwiązania

Brak jasnej i jednoznacznej regulacji zbiorczo określającej zasady pracy zdalnej powoduje, że to na pracodawcy spoczywa ciężar ukształtowania relacji z pracownikiem pracującym za granicą. Zmieniający się rynek pracy i związane z tym możliwości zachęcają do wdrożenia rozwiązań, które z jednej strony będą zachęcające dla pracowników, a z drugiej pozwolą pracodawcom optymalizować organizację sposobu świadczenia pracy. Ci przedsiębiorcy, którzy najszybciej poradzą sobie z tym zadaniem, będą w najszerszym zakresie korzystać z przywileju pionierów kształtujących dobre praktyki na rynku pracy.

Problematyka poprawnego rozliczenia podatkowo – składkowego i odpowiedzi na część pytań wskazanych powyżej zostaną przedstawione w kolejnych artykułach przygotowanych w ramach niniejszego cyklu.

Magdalena Dzikowska-Dzioba jest doradcą podatkowym, starszym menedżerem w Dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte biuro we Wrocławiu

Katarzyna Miernik jest doradcą podatkowym, menedżerem w Dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte, biuro we Wrocławiu

Podstawa prawna:

∑ art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374 ze zm.)