Istota inwentaryzacji sprowadza się nie tylko do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ale także wiąże się z ujawnieniem różnic inwentaryzacyjnych oraz ustaleniem ich przyczyn. Powstanie nadwyżek i niedoborów niesie za sobą określone konsekwencje bilansowe i podatkowe.
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dodatkowo inwentaryzację przeprowadza się również na dzień poprzedzający dzień zakończenia działalności jednostki oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.