Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka powinna dokonywać oceny należności i aktualizować ich wartość uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości aktualizacji podlegają:
- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,
- należności kwestionowane przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna,
- należności stanowiące równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego (czyli odsetki od należności objętych już odpisem aktualizującym),
- należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.
Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji, natomiast należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.
Czytaj więcej:
Koszty
Wierzytelności można uznać za nieściągalne gdy zostaną spełnione przesłanki wskazane w ustawie o CIT oraz w ustawie o PIT.
Zgodnie z art. 16 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione oraz wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności, w części, w jakiej uprzednio zostały zarachowane do przychodów należnych i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w ust. 2. Za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 25, uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana:
1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność wymieniona w lit. a, lub
c) zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Zmniejszenie strat
Podatki dochodowe pozwalają na zmniejszenie „strat” z tytułu nieściągalnych wierzytelności poprzez następujące działania:
1) uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności,
2) udokumentowanie nieściągalności wierzytelności,
3) sprzedaż wierzytelności,
4) umorzenie wierzytelności.
Zgodnie z art. 16 ust ustawy o CIT nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną w szczególności jeżeli:
- dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość albo
- zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie z 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego;
Przykład
Spółka nie dysponuje żadnym postanowieniem, ani protokołem potwierdzającym fakt nieściągalności wierzytelności wymienionym w art. 16, a spełnienie warunku udokumentowania nieściągalności spółka wywodzi z zapisów w Krajowym Rejestrze Sądowym, informacji zawartych na portalu podatkowym VAT, a także z okoliczności, że spółka (dłużnik) nie posiada aktualnej siedziby. Należy stwierdzić, że spółka nie dysponuje dokumentem, o którym mowa w art. 16 ust. 2 ustawy o CIT, tym samym nie można stwierdzić że nieściągalność przysługujących spółce wierzytelności została w odpowiedni sposób udokumentowana.
Stanowisko takie potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 grudnia 2020 r. (0111-KDIB1-2.4010. 404.2020.2.BD).
Według indywidualnej interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2019 r. (0111-KDIB1-1.4010. 100.2019.2.BK), w sytuacji gdy wierzyciel posiada kilka wierzytelności od jednego dłużnika, a tylko w stosunku do jednej z nich uzyskał postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego ze względu na brak majątku dłużnika, to do kosztów uzyskania przychodów może on zaliczyć jedynie tę jedną wierzytelność. Postanowienie o nieściągalności musi być wydane przez organ egzekucyjny. Dodatkowo dokument musi dotyczyć konkretnej należności.
Wierzytelności o niewielkiej wartości
W przypadku wierzytelności o niewielkiej wartości, dochodzenie takich kwot może być często nieopłacalne lub w dużym stopniu utrudnione dlatego ustawodawca pozwolił na wprowadzenie dokumentu uzasadniającego zaliczenie wierzytelności do kosztów zwanego protokółem sporządzonym przez podatnika.
Przykładowe wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów:
- opłaty sądowe;
- opłaty kancelaryjne;
- wynagrodzenie biegłych;
- koszty ogłoszeń;
- wydatki związane z wyjazdem komornika.
Ewidencja księgowa
Przedstawiamy przykładowe księgowanie wierzytelności nieściągalnych:
1. Utworzenie odpisu aktualizującego wartość przeterminowanej należności:
Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”
Ma konto „Odpisy aktualizujące wartość należności”.
2. Otrzymanie zapłaty za należność wraz z odsetkami za zwłokę, czyli rozwiązanie odpisu na należność wątpliwą i odpisu na odsetki:
Wn „Odpisy aktualizujące wartość należności”
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”
Ma „Przychody finansowe” – dotyczy odsetek
3. Spisanie nieściągalnej należności wcześniej objętej odpisem aktualizującym:
Wn konto „Odpisy aktualizujące wartość należności”
Ma konto „Pozostałe koszty operacyjne”
4. Ostateczne spisanie w koszty nieściągalnej należności:
Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”
Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.